Plan de Capacitación del Triángulo del Talento en el sector de la construcción.
El siguiente caso de estudio se extrae de la experiencia aplicando las competencias dibujadas en el Triángulo del Talento de PMI® en una empresa constructora. Esta transformación organizacional se implementó mediante un Plan de Capacitación dirigido por la oficina de proyectos, PMO que da valor a Calcodi Ltda., así:
| Brazo del Triángulo de Talento | Selección Habilidades y Competencias para el diseño e implementación de la PMO de Calcodi Ltda. | Aplicabilidad |
|---|---|---|
| Business Acumen | Visión de Negocio | Organigrama PMO. (Anexo 1) |
| Modelo de negocio y estructuras | Modelo de Negocio (Anexo 2) M.D (Anexo 3) | |
| Análisis de las competencias | Diagnóstico. Estudio de la situación actual de Calcodi Ltda. | |
| Ways of Working | Gestión del diseño | Diseño de procesos PMO |
| Gestión de riesgos | Identificación de los riesgos y planificación de la respuesta de los riesgos | |
| Gestión de alcance | Gestión de Alcance | |
| Tiempo, presupuesto y costo | Diagrama de Gant | |
| Estimación | Informe Financiero VAN, TIR PAY, BACK | |
| Recopilación y modelo de datos | Recopilación y Modelo de datos (Experiencia - Lecciones aprendidas) | |
| Transformación | Diagnóstico. Estudio de la situación actual de Calcodi Ltda. | |
| Power Skill | Influencia | Diagnóstico. Estudio de la situación actual de Calcodi Ltda. |
| Comunicación | Plan, herramientas y estrategias de comunicación |
Datos generales del PLAN DE CAPACITACIÓN:
- Nombre del Proyecto: PMO CALCODI UNA EMPRESA QUE DA VALOR
- Promotor del Proyecto: FABIO PATIÑO
- Director del Proyecto: MARTHA TORRES
- Cliente: CALCODI LTDA.
| Objetivo y justificación del proyecto: Diseñar e implementar un esquema de oficina de proyectos PMO en Calcodi Ltda. Con este proyecto se mejorará la rentabilidad de la empresa y se logrará una efectiva agregación de valor mediante la implementación de procesos eficientes de marcos, plantillas compartidas. |
| Descripción del Proyecto: Consiste en diseñar e implantar un esquema de oficina de proyecto que interactúe con todos los procesos de la empresa que permita gestionar de una manera estructurada en todos los proyectos. Que genere informes y estadísticas. |
| Requisitos del Proyecto y del producto: Será una PMO “de apoyo.”, se diseñarán los procesos, procedimientos, formatos y plantillas de la PMO. |
| Criterios de aceptación: - Los documentos deberán ser revisados y aprobados por los especialistas, según se defina. - Los procesos deben estar alineados con los procesos operativos de Calcodi. |
| Riesgos iniciales: - Elevada movilidad del personal, puede dificultar el consenso - Resistencia al cambio del personal - Disponibilidad del personal para apoyar el proyecto PMO |
OBJETIVOS del Proyecto:
| Objetivos del Proyecto | Criterio de Éxito |
| Alcance: Diseño de los procesos, selección de los formatos, plantillas, procesos y procedimientos. | Solamente se tendrán cambios menores, que sumados no excedan del 20% del trabajo del proyecto |
| Calidad: Garantizar que los entregables de la PMO cumplan con los requisitos mínimos de calidad del sistema de Calcodi | El índice de rechazo sea menor al 5 % de los productos revisados. |
| Costos: Estimación de los costos. Elaboración del presupuesto para implementar y diseñar la PMO Incluir costos del personal asociados a los diseños de implementación. | Desviación menor al 10% entre costo final planeado y real |
| Cronograma: Desarrollar un cronograma que incluya todas las actividades del proyecto desde el inicio hasta la puesta en la operación de la PMO. | Desviación menor al 15% en la duración total del proyecto |
| Otros: Generar acciones específicas de manejo de cambio incluye acciones de información, acciones de sensibilización y acciones de formación. | Evitar retrasos en los trabajos por resistencia de los interesados |
HITOS para la Project Management Office – PMO:
- Establecer canales de ofertas, licitaciones.
Cadena de pasos necesarios para que una invitación o proceso licitatorio pueda ser analizado y elaborado para su presentación con el objetivo de desarrollar la empresa en el negocio y traer beneficio a Calcodi Ltda. agregando valor por la ejecución de las obras, fidelizando el cliente y posicionando la empresa en el sector de la construcción y obras civiles y arquitectónicas. - Retiro de escombros y movimientos de tierra.
Retirada de excedente supone la recogida y posterior limpieza de las superficies afectadas por residuos y desechos de construcción.
Excavaciones de grandes movimientos de tierra para alistamiento de terreno. - Portafolio de servicios y beneficios.
Un portafolio de servicios, por lo tanto, es un documento o una presentación donde la compañía detalla las características de su oferta comercial. Este tipo de portafolio puede dirigirse a potenciales clientes, posibles socios comerciales, proveedores, etc., añadiendo valor a los bienes y servicios ofrecidos por Calcodi Ltda. hacia el interior y exterior de la compañía; trayendo beneficio económico, respaldo, credibilidad. - Programa de capacitación.
Para Chiavenato (1998) un programa de capacitación es “un proceso a corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas obtienen conocimientos, aptitudes, y habilidades en función de objetivos definidos” (p. 418). De este modo, la capacitación se da por lapsos cortos, pero puede ser continua y facilita la formación integral del individuo con unos propósitos definidos. La PMO de Calcodi Ltda. diseña un plan de capacitación con base en el diagnóstico formulado al interior de la compañía para lograr un lenguaje común en la organización, ampliar los conocimientos de su grupo de expertos, agilizar los procesos, estandarizar procedimientos para agregar valor a Calcodi Ltda. formando un equipo interdisciplinario. - Propuesta de negocio.
Es la exposición de una idea o proyecto de un negocio determinado, la cual se hace detallando los costes, riesgos, y beneficios a los que puede acceder la empresa o negocio a la que se le hace la propuesta de negocios. La PMO de Calcodi Ltda. realiza esta propuesta de negocio dirigida directamente a la gerencia, como cliente interno, con el objetivo de vender la idea del posicionamiento de la PMO de Calcodi Ltda. como aliado estratégico de la compañía, posicionándose como una PMO de Apoyo, con una ingeniería autosostenible y con la capacidad de articular aliados estratégicos hacia el exterior de la compañía. - Propuesta para lograr certificación ISO 9001.
La PMO asume la responsabilidad de certificar en ISO 9001 a Calcodi Ltda., liderando y aportando los beneficios que obtendría la organización obteniendo dicha certificación para agregar valor, llevando a Calcodi Ltda. a un nivel mayor de competitividad y fortaleciendo:
1. Su cultura organizacional basada en la mejora continua
2. Mejorando la satisfacción del cliente
3. Mejorando la integración de procesos
4. Mejorando su imagen y credibilidad - Plan de infraestructura tecnológica.
La PMO de Calcodi Ltda. tiene las condiciones económicas para la implementación física de sus instalaciones, plataforma o infraestructura tecnológica. El conjunto de sistemas (ordenadores, equipos de electrónica de red, equipos de almacenamiento, y demás elementos físicos) junto con la manera que se ha elegido para utilizarlos (lo que incluye procesos, herramientas y autorizaciones por parte de Calcodi Ltda. para la gestión de los equipos, medición de su rendimiento, seguridad ante incidencias y catástrofes además de los sistemas operativos básicos), permitirán el desarrollo y ejecución de las actividades propias de la Oficina de Gerencia de Proyectos. - Propuesta de esquema para monetizar la experiencia.
Iniciativa que nace desde la objetividad de poder llevar a un nivel de legado de conocimiento a través de proyectos anteriores por más de 30 años; para tal fin, se proyectará el diseño de una App que tenga la capacidad de asociar a empresas afines que requieran información de lecciones aprendidas para enriquecer aportando sabiduría e información valiosa para sus proyectos. Cada integrante podrá ser socio compartiendo experiencia de lecciones aprendidas y tendrá la oportunidad de tasar una cuota de inscripción anual para poder canalizar estos recursos con el objetivo de seguir dándole identidad a Calcodi Ltda. como nueva oportunidad para generar valor ya que el valor fluye entre los mercados que de por si son competitivos. Calcodi Ltda., necesita de esta estrategia para poder relacionarse e interactuar en 3 espacios diferentes:
1. Espacio cognitivo del cliente
2. Espacio de competencias de la empresa
3. Espacio de recursos de sus colaboradores - Manual de Políticas de la PMO.
Por medio de este manual la PMO de Calcodi Ltda. regulará a través de las normas y disposiciones que ayudan a que la Oficina de Gerencia de Proyectos cumpla de una manera eficiente y efectiva, y por otra parte estos ayudan a potencializar a la corporación en general. Es una herramienta que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización. - Manual de procesos y procedimientos.
El Manual de Funciones y Procedimientos es un instrumento administrativo que requiere toda organización, el cual permita el mantenimiento de los recursos y controlar sus actividades, mediante la emisión de lineamientos y políticas de las empresas con relación al giro propio de sus actividades, ya sea a la producción de bienes o de servicios; este documento enfoca principalmente a la administración de los recursos humanos, principal componente de la estructura organizacional, ya que a través del desempeño y aporte cotidiano en el trabajo, permitirá el cumplimiento de objetivos y metas, así también, contribuyan al mejoramiento y desarrollo de la empresa. Este manual de procesos permite a la PMO que funcione de manera correcta debido a que es donde se establecen los estamentos, normas, reglamentos, sanciones y todo lo concerniente a la gestión de Dirección de Proyectos de Calcodi Ltda.
NIVEL DE AUTORIDAD del Project Manager:
- Decisiones del personal del equipo: Tiene toda la autoridad para manejar lo relativo a decisiones asociadas al personal del equipo del proyecto.
- Seguimiento y variaciones del presupuesto: El director deberá informar cualquier pronostico o dato que se va a desviar del presupuesto total aprobado.
- Decisiones técnicas: Equipo de proyecto tomara las decisiones en consenso con los especialistas de Calcodi.
- Resolución de conflictos: Directo de proyectos tiene plena autoridad para trabajar en la solución de conflictos, cuando el director de proyectos sienta la necesidad de ir a talento humano para que le colaboren a solucionar los diferentes tipos de conflictos que se presenten.
- Cadena de mando para escalar problemas e incidentes:
- Empleados
- Director del Proyecto
- Promotor del proyecto
Organigrama PMO (Anexo1)
Modelo de Negocio (Anexo2)
Modelo de Negocio (Anexo3)
Conclusión
Actualmente, los cambios, innovaciones, nuevas prácticas y tendencias son algo constante y cada vez sucede mucho más rápido (debido a la evolución veloz de la tecnología) el PMI es consciente de la transformación que hoy está teniendo lugar en las empresas y en consecuencia el ejercicio del diseñar, implementar la PMO para Calcodi Ltda. ha sintetizado las habilidades en mí, como directora de proyecto. Conocimiento que ha ayudado a la hora de hacer frente a todos los retos de la nueva realidad en la que estamos inmersos a nivel global.
El triángulo de talento ha definido 3 áreas (brazos) que han potencializado y articulado de manera transversal todo este ejercicio tan arduo y ha facilitado la realización del mismo.
En el artículo Evolución del Triángulo del Talento de PMI® profundizo más en el tema y muestro un análisis detallado ya que, desde mi perspectiva, lo mas importante es que los directores de proyectos que el mundo globalizado de hoy requiere, deben contar con las habilidades ideales reflejadas en el triangulo del talento para la gestión de proyectos.
Autor
Project Manager
Martha Esperanza Torres Colmenares
