El proceso de «Tailoring» en los proyectos híbridos

El Project Management está en constante evolución con tendencias emergentes como los proyectos de enfoque híbrido.

En el sector tecnológico y el desarrollo de software, en el que he trabajado a lo largo de mi carrera profesional, existe una controversia con respecto a la adaptación de métodos, guías, procesos y prácticas que pueden considerarse como basados en enfoques tradicionales de gestión de proyectos. Esta controversia va más allá de si es apropiado aplicar un enfoque predictivo en proyectos que se desarrollan en entornos altamente inciertos, como es común en proyectos con tecnologías disruptivas. A veces, esta controversia se convierte en una defensa apasionada de un enfoque ágil específico, a veces sin una reflexión adecuada o la adaptación necesaria.

El PMI ha denominado este proceso de adaptación como «tailoring» desde 2014, lo que permite tomar decisiones informadas sobre el enfoque, la gobernanza y los procesos más adecuados para un proyecto en particular y su entorno, como mencionábamos en el artículo Miyamoto Musashi, Tailoring y la elección del enfoque de la gestión del proyecto.

El Manificesto Agile no implica eliminar por completo procesos, herramientas, documentación, negociación contractual o planificación, sino dar prioridad a los individuos, interacciones, el producto funcional, la colaboración con el cliente y la adaptabilidad al cambio.

Cada proyecto tiene sus propias características, y no se pueden gestionar todos de la misma manera, ya que cada organización, equipo y persona son únicos. En algunos casos, parece que los «puristas» desvirtúan y malinterpretan la frase final de los valores del «Manifiesto Ágil», que dice «aunque valoramos los elementos de la derecha, valoramos más los de la izquierda». Esto no implica eliminar por completo procesos, herramientas, documentación, negociación contractual o planificación, sino dar prioridad a los individuos, interacciones, el producto funcional, la colaboración con el cliente y la adaptabilidad al cambio.

Además, es común que los directores de proyectos que han utilizado enfoques tradicionales durante su carrera tengan prejuicios sobre la agilidad, asociándola con la improvisación y considerándola exclusivamente sinónimo de rapidez, lo que les lleva a rechazar su aplicación en proyectos en otros sectores distintos al desarrollo de software.

A medida que los enfoques ágiles ganan terreno, algunas organizaciones incorporan prácticas ágiles en proyectos que siguen enfoques predictivos o utilizan terminología ágil para aparentar que están siguiendo este enfoque, incluso cuando no lo están. Estas experiencias de proyectos híbridos han llevado a términos irónicos como «Watergile» o «AgileFall», que describen intentos de ser ágil y eficiente mientras se mantienen técnicas de desarrollo en cascada.

Otra iniciativa que nos llevaría a proyectos híbridos al intentar combinar elementos de enfoques ágiles y tradicionales, es la «Guía de los Fundamentos de Scrum» o «Guía del SBOK«. Esta guía proporciona pautas para la aplicación exitosa de Scrum, el enfoque ágil más popular para la entrega de proyectos y desarrollo de productos. Publicada por primera vez en mayo de 2013, SBOK se asemeja a las guías del PMI en muchos aspectos. Aunque no menciona explícitamente la hibridación, sus principios básicos pueden alinearse con el espíritu ágil y la filosofía de Scrum, como el control empírico del proceso, la autoorganización, la colaboración, la priorización basada en valor, la limitación de tiempo y el desarrollo iterativo.

Sin embargo, la recepción de SBOK en la comunidad de Scrum ha sido mixta. Algunos críticos, como Ken Schwaber, uno de los firmantes originales del «Manifiesto Ágil» y coautor de Scrum, han acusado a SBOK de alejarse de los valores fundamentales de Scrum y convertirlo en una metodología rígida y poco empírica. A pesar de estas críticas, SBOK ha ganado popularidad con el tiempo y ofrece la posibilidad de descargar la guía y otros recursos de forma gratuita desde su sitio web.

Procesos propuestos por la “Guía del SBOK” para la fase de implementación, que recuerdan
tanto en estructura formal como en el propio diseño de la representación gráfica a la “Guía del PMBOK” del PMI

Es importante destacar que la adaptación de Agile no se reduce a la implementación de prácticas, técnicas y herramientas. Se trata de adoptar una mentalidad ágil, comprendiendo los valores y principios de Agile y seleccionando e implementando las prácticas adecuadas para cada proyecto y organización. Agile no es un método, sino una forma de pensar definida por valores y principios, que se manifiesta en diversas prácticas.

Agile y Predictivo: Combinando Enfoques en Proyectos Híbridos

Los enfoques híbridos son particularmente útiles cuando hay incertidumbre o riesgo en torno a los requisitos; cuando los entregables pueden ser modularizados o cuando hay entregables que pueden ser desarrollados por diferentes equipos de proyecto.

Guía del PMBOK 7ª ed.

La hibridación de enfoques, también conocida como «enfoque híbrido», implica una verdadera combinación de elementos ágiles y no ágiles. Va más allá de la mera incorporación de prácticas y términos. En este enfoque se utilizan elementos tanto de un enfoque predictivo como de un enfoque adaptativo. Los enfoques híbridos suelen ser particularmente útiles «cuando hay incertidumbre o riesgo en torno a los requisitos; cuando los entregables pueden ser modularizados o cuando hay entregables que pueden ser desarrollados por diferentes equipos de proyecto» (según la «Guía del PMBOK 7ª ed.»).

Esta idea no es completamente novedosa, ya que autores como Hayata & Han (2011) propusieron un modelo en el que se aplicaba un enfoque predictivo en las fases iniciales y de cierre del proyecto, adaptando el enfoque ágil en las demás fases, especialmente en la ejecución, para lograr una mayor velocidad y flexibilidad en las entregas.

La hibridación de enfoques en la práctica

La adaptación de enfoques híbridos no es solo una tendencia, sino una práctica consolidada y habitual en la gestión de proyectos, como se ha demostrado en una encuesta realizada por el Capítulo de Madrid, España del PMI en 2021. Esta encuesta incluyó a cerca de mil profesionales de cientos de empresas españolas de diversos sectores. Los resultados revelaron que «las metodologías híbridas son adoptadas de forma mayoritaria, excepto en proyectos con una duración superior a 19 meses, en los que predomina el uso de metodologías predictivas». Un 42.4% de los encuestados afirmó haber aplicado conscientemente esta combinación de enfoques predictivos y ágiles, lo que superó ampliamente la adaptación individual de cualquiera de estos enfoques por separado. El sector de tecnologías de la información lideró en la adopción de este enfoque, seguido por la ingeniería y la construcción.

 Enfoques adaptados en proyectos de empresas españolas en 2021 (PMI Madrid, Spain, 2021).

De manera similar, el informe de Certiprof (2022) también destacó que los proyectos basados en enfoques híbridos superaban a los proyectos ágiles (34%) y tradicionales (15%) con un 51%. Además, en el «16th Annual State of Agile» se hizo hincapié en la satisfacción de aquellos que habían adaptado enfoques híbridos: el 73% informó que les había ido «bien o bastante bien», mientras que solo el 27% se mostró insatisfecho.

Sin embargo, estos datos contrastan con una encuesta diferente realizada por el PMI, incluida en el prestigioso informe «Pulse of the Profession» de 2021. En esta encuesta, se encontró que la adopción de enfoques híbridos (16% en empresas tradicionales y 24% en empresas más flexibles) estaba por debajo de la adopción de enfoques ágiles (19% y 29%, respectivamente) y muy por debajo de los enfoques en cascada, que prevalecían en ambos tipos de empresas, con un impresionante 63% y 44% respectivamente.

PMI y la Evolución hacia Proyectos Híbridos

Con la publicación de la quinta edición de la «Guía del PMBOK» el 31 de diciembre de 2012, el PMI introdujo nociones de agilidad. Esta edición consideraba los ciclos de vida adaptativos, a los que se refería como «métodos orientados al cambio o métodos ágiles». Estos métodos se caracterizan por su capacidad para responder «a niveles altos de cambio y a la participación continua de los interesados». Estos enfoques involucran iteraciones muy rápidas y mantienen «duración y costo fijos».

Aunque la referencia a la agilidad en esta edición era concisa y breve, sirvió como punto de partida para que en la edición siguiente, publicada en 2017, se incorporaran conceptos más amplios. En la 6ª edición se introdujo el «enfoque híbrido»; aquí lo definió como «una combinación de dos o más elementos ágiles y no ágiles que tienen un resultado final que no es ágil».

La Evolución de la Guía del PMBOK: Hacia un enfoque híbrido y centrado en el valor

Casi al mismo tiempo, el PMI publicó la «Guía de Práctica Ágil» como resultado de su colaboración con Agile Alliance. Esta guía proporciona herramientas, pautas situacionales y una comprensión de los diversos enfoques ágiles disponibles para lograr mejores resultados en la gestión de proyectos. La guía también enfatizó que ya no era necesario utilizar un enfoque único para todo un proyecto y que se podían combinar elementos de diferentes ciclos de vida para cumplir con ciertos objetivos. La hibridación se presentó como una combinación consciente e intencionada de enfoques predictivos, iterativos, incrementales y/o ágiles. La guía describió en detalle enfoques como:

• Un desarrollo ágil seguido de un despliegue predictivo.
• Un enfoque combinado de ágil y predictivo utilizado de manera simultánea.
• Un enfoque en gran medida predictivo, con componentes ágiles.
• En gran medida ágil con un componente predictivo.

Llegamos a agosto de 2021, cuando se publicó la séptima versión de la «Guía del PMBOK». En esta edición, se enfocó en la satisfacción del cliente y en el usuario final, aportando una nueva visión sistémica de la dirección de proyectos. No reemplazó ni eliminó los conceptos y prácticas de la versión anterior, sino que evolucionó hacia un sistema centrado en la entrega de valor. En esta edición, la adaptación según el contexto adquiere una gran relevancia. Se creó un dominio de desempeño dedicado al enfoque de desarrollo y al ciclo de vida, donde el «enfoque híbrido» quedó plenamente consolidado y se valoró como «más adaptativo que un enfoque predictivo, pero menos que un enfoque puramente adaptativo».

Disciplined Agile Delivery: Un Marco para Proyectos Híbridos

Muestra tangible del esfuerzo que PMI sigue dedicando para incorporar la agilidad en sus prácticas y estándares, es la adquisición en 2019 de Disciplined Agile. Este enfoque fue cocreado en 2010 por los ingenieros de software estadounidenses Scott Ambler y Mark Lines y se dio a conocer dos años después a través de la publicación del libro «Disciplined Agile Delivery: A Practitioner’s Guide to Agile Software Delivery in the Enterprise,» al que le siguieron otros.

Disciplined Agile (DA) fue creado con el objetivo prioritario de satisfacer las realidades de diversas organizaciones, considerando sus singularidades, evolución y necesidad de adaptación. Este enfoque permite una flexibilidad en organizaciones diversas y complejas y se basa en pilares básicos, como la importancia de poder elegir, el reconocimiento del contexto y la necesidad de una conciencia empresarial. Todo esto se fundamenta en ocho principios y en el compromiso del equipo de trabajar de manera disciplinada siguiendo directrices que garantizan la eficacia.

DA ofrece una serie de utilidades que ayudan a las organizaciones a elegir su propia forma de trabajar, denominada «Way of Work» (WoW).

Características de Disciplined Agile Delivery:

1. 1. Poner a las personas en primer lugar. Se enfoca en la colaboración y promueve una forma de trabajo evolutiva. Promueve una variedad de roles, derechos y responsabilidades que se adaptan a las necesidades de cada situación.
   2. Enfoque híbrido. Contextualiza ideas, conceptos y prácticas de frameworks ágiles reconocidos, como Scrum, Kanban, SAFe, Spotify, Agile Modeling (AM), Extreme Programming (XP) o Unified Process (UP).
   3. Ciclo de vida completo de la entrega. Aborda todo el ciclo de vida de la entrega, desde la formación del equipo hasta la entrega de una solución a los usuarios finales.
   4. Compatibilidad con múltiples ciclos de vida. No prescribe un único ciclo de vida o enfoque, sino que permite que los equipos elijan entre varios ciclos de vida adaptados basados en Scrum, Lean, entrega continua, exploración y grandes equipos.
   5. Completo: Muestra cómo se integran desarrollo, modelado, arquitectura, gestión, requisitos, documentación, gobernanza y otras estrategias en un todo simplificado.
   6. Sensible al contexto. Promueve un enfoque basado en metas y resultados, brindando orientación contextual sobre las alternativas viables y sus compensaciones.
   7. Soluciones consumibles basadas en software que funcionen. Reconoce que el software potencialmente funcional es importante; aun así, se centra en entregar soluciones consumibles que satisfagan a los clientes.
   8. Autoorganización con la gobernanza adecuada. Permite que los equipos se autoorganicen y planifiquen su trabajo, reflejando las prioridades de la organización, pero manteniendo una dirección efectiva.

Un aspecto clave de DA es la elección del ciclo de vida adecuado; ya que los ciclos de vida basados en proyectos, incluso los ágiles y Lean, pasan por fases. Se destaca la importancia de adaptar el enfoque a las necesidades específicas de cada proyecto y organización; permitiendo que evolucione a medida que se mejora la forma de trabajar.

Principios, promesas y directrices en las que se basa Disciplined Agile (fuente: Lines & Ambler, 2022)

El ciclo de vida que, en muy alto nivel, propone Disciplined Agile (fuente: Lines & Ambler, 2022)

Conclusiones y Futuro de los Proyectos Híbridos

En el campo del Project Management, la evolución y las tendencias son constantes. Entre estas tendencias, destaca el auge de los proyectos híbridos, que combinan elementos de enfoques tanto predictivos como adaptativos. La necesidad de adaptar y flexibilizar las prácticas de gestión de proyectos se hace evidente en un entorno empresarial marcado por la incertidumbre, la tecnología digital, el análisis de datos masivos y la creciente demanda de agilidad.

La hibridación de enfoques es una práctica cada vez más común, que permite abordar proyectos en contextos diversos, modularizar entregables y aprovechar diferentes métodos según la fase del proyecto. Aunque inicialmente se encontraron resistencias, se ha convertido en una estrategia efectiva para gestionar proyectos en un mundo caracterizado por la diversidad de desafíos.

El Project Management Institute (PMI) desempeña un papel fundamental en la incorporación de la agilidad en sus prácticas y estándares. A lo largo de los años, PMI ha evolucionado su Guía del PMBOK y ha introducido conceptos más amplios sobre la hibridación de enfoques. La «Guía de Práctica Ágil» ofrece directrices para combinar elementos de enfoques predictivos, iterativos, incrementales y ágiles de manera consciente e intencionada.

Un ejemplo tangible de la dedicación de PMI a la agilidad es la adquisición de Disciplined Agile (DA), creado por Scott Ambler y Mark Lines. DA se basa en principios como la elección del enfoque correcto, la adaptabilidad al contexto y la colaboración disciplinada. Ofrece una variedad de utilidades y herramientas que permiten a las organizaciones seleccionar su propia forma de trabajo y ciclo de vida. DA es un enfoque híbrido que combina elementos de diversos marcos ágiles y permite una autoorganización efectiva con la dirección adecuada.

En resumen, el auge de los proyectos híbridos y la incorporación de la agilidad en la gestión de proyectos son tendencias destacadas en el campo del Project Management. La adaptación de enfoques híbridos, respaldada por organizaciones como PMI y marcos como Disciplined Agile, ofrece flexibilidad y efectividad para abordar los desafíos de proyectos en entornos cambiantes y diversos.

Autor

David Beneded Blázquez

Máster en Dirección de Proyectos

» 21 noviembre, 2023 | Sin comentarios
» Categoría: Agile, Gestión y Dirección de Proyectos, Project Management » Etiquetas: Agile, Disciplined Agile, PMI, Proyectos Híbridos