Identificación de Stakeholders de NASA
El proceso de identificación de stakeholders es un pilar fundamental para el éxito de cualquier proyecto, y cobra especial relevancia en misiones espaciales de gran envergadura. Siguiendo las directrices de la Guía del PMBOK (Project Management Institute, 2017), este proceso se inicia en la fase temprana del ciclo de vida del proyecto.
El objetivo es identificar a todas las personas, grupos u organizaciones que podrían impactar o ser impactados por el proyecto, analizando sus expectativas e influencia, tal como se describe en «Making Projects Work: Effective Stakeholder and Communication Management» (Bourne, 2015). Para este proceso te resultará especialmente útil dispone de plantillas y documentos para el registro de interesados.
Es imperativo revisar y actualizar continuamente la identificación y análisis de stakeholders a medida que el proyecto avanza y cambian las circunstancias, para asegurar que la gestión del proyecto sigue siendo inclusiva y adaptativa, anticipándose y respondiendo eficazmente a las necesidades y desafíos emergentes. Inicialmente, se identifica una lista exhaustiva de todas las partes interesadas, considerando individuos, grupos y organizaciones que podrían ser afectados o tener un impacto en el proyecto, ya sea positiva o negativamente (Project Management Institute, 2021). Cave destacar la importancia del liderazgo en la gestión de stakeholders y cómo un Director de Proyecto puede potenciar las habilidades del equipo para una mejor gestión de las partes interesadas.
La NASA, reconocida por la ejecución meticulosa y rigurosa de sus proyectos, implementa un enfoque meticuloso en la gestión de stakeholders, aplicando su propio «Stakeholder Engagement Framework» (NASA, 2020). Este marco guía la identificación y análisis tanto de stakeholders internos como externos en proyectos complejos como el lanzamiento de satélites, como se explica en el Caso de Estudio de NASA.
La definición de un stakeholder abarca a cualquier grupo o individuo afectado por el proyecto o que tenga un interés en él, incluyendo al cliente como un stakeholder clave.
El enfoque de la NASA en la identificación de stakeholders se centra en la comprensión de las expectativas del cliente en diferentes niveles de la Estructura de Desglose del Producto (PBS). Esto implica que el cliente puede variar desde la entidad que adquiere el producto hasta el equipo que integra un elemento en un ensamblaje más grande, dependiendo del nivel en el que trabaje el ingeniero de sistemas.
Además, la guía resalta la importancia de identificar otras partes interesadas que proporcionan restricciones generales dentro de las cuales se deben satisfacer las necesidades del cliente. Estas partes pueden incluir entidades gubernamentales, como el Congreso, equipos asesores, gerentes de programa y socios de la misión, todos los cuales pueden influir significativamente en el proyecto.
La guía subraya la necesidad de identificar a los stakeholders temprano en el proceso del proyecto, incluyendo a aquellos con mayor influencia. También reconoce que la identificación de stakeholders clave puede ser un desafío y que estos pueden cambiar a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Después de identificar y analizar los stakeholders, se desarrolla un Plan de Gestión de Stakeholders, que define las estrategias para involucrar eficazmente a cada parte interesada a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este plan se revisa y ajusta constantemente para reflejar los cambios en el ambiente del proyecto y las dinámicas de los stakeholders.
Estrategias de Comunicación con Stakeholders: Más Allá de la Identificación
Tras identificar a los stakeholders y comprender sus expectativas, el siguiente paso es gestionar estas expectativas a través de estrategias de comunicación efectivas y eficientes. La NASA se destaca en la gestión activa de las expectativas de sus stakeholders mediante estrategias de comunicación bien definidas y adaptadas a cada grupo, siguiendo principios establecidos en «Strategic Management: A Stakeholder Approach» (Freeman, 2010).
Por ejemplo, para los equipos de ingeniería internos, la comunicación puede centrarse en proporcionar actualizaciones regulares sobre el progreso del proyecto y los hitos alcanzados. Para los reguladores gubernamentales, la comunicación podría adoptar un formato más formal, presentando informes detallados y documentación que demuestren el cumplimiento de las normativas y estándares aplicables.
Además, la NASA emplea estrategias de comunicación diferenciadas para instituciones académicas y educativas, proporcionando información que puede ser utilizada con fines educativos o de investigación (NASA, 2022).
La gestión de estas expectativas es dinámica y se revisa continuamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurar que las necesidades de todos los stakeholders sean atendidas de manera proactiva y eficiente.
Conclusión: La Importancia de la Gestión Integral de Stakeholders en la Exploración Espacial
En conclusión, tanto la identificación como la gestión de expectativas de los stakeholders son procesos vitales para el éxito de cualquier proyecto.
La NASA, con su enfoque estructurado y adaptativo, ofrece un modelo ejemplar en la gestión de stakeholders. A través de la correcta identificación de stakeholders y la gestión eficiente de sus expectativas mediante estrategias de comunicación sólidas y efectivas, se facilita la creación de un ambiente de confianza y cooperación, promoviendo el alineamiento hacia los objetivos del proyecto. Las prácticas y marcos de gestión de la NASA proporcionan herramientas valiosas y ejemplos prácticos aplicables en una variedad de contextos para asegurar proyectos más exitosos y relaciones armoniosas con los stakeholders.
Foto de Pixabay
Referencias:
- Making Projects Work: Effective Stakeholder and Communication Management. CRC Press. Freeman, R. E. (2010).
- Strategic Management: A Stakeholder Approach. Cambridge University Press. NASA. (2020).
- NASA’s Approach to Stakeholder Engagement & Communications. https://www.earthdata.nasa.gov/esds/impact/snwg/sep Project Management Institute. (2017).
- Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) – Séptima edición. PMI.