El 24 de marzo, se desarrolló una jornada titulada “Gestión eficiente de proyecto de recuperación económica. Next Generation EU”, organizada por la Fundación Caja de Burgos y la Escuela de Negocios CEU Castilla y León. Este encuentro nos permitió entender desde el punto de vista de la gestión de proyectos los retos que supondrá gestionar el paquete de ayudas más ambicioso de la historia reciente.
El evento contó con la presencia de importantes personalidades en el mundo de la gestión de proyectos: Ana María Pont, Andrés Hernando, Paula Conte, Javier Peris, Pedro Balsa y Carlos J. Pampliega, quien actuó como moderador del evento. Profesionales con amplia experiencia en gestión de proyectos europeos comentaron lo que representa esta inversión para España y algunos conceptos clave para afrontar su gestión.
Organizaciones profesionales como PMI e iTSMF colaboraron en el evento aportando el conocimiento, colaboración y difusión de las buenas prácticas en la gestión de proyectos.
Fondo de Recuperación Next Generation EU
El Fondo de Recuperación de la Unión Europea (Next Generation EU), con 750.000 millones de euros que se asignaran a los Estados miembros de la Unión Europea mediante la elaboración de Planes Nacionales de Recuperación y Resiliencia. Lo que representa el paquete de ayudas más ambicioso de la historia reciente.
En España, el Real Decreto Ley 36/2020, aprobaba las medidas urgentes para la modernización de la Administración Pública y para la ejecución del Plan de Recuperación y Resiliencia. Los objetivos del plan en España se articulan en torno a cuatro ejes:
- Transición ecológica
- Transformación digital
- Igualdad de género
- Cohesión social y territorial
A su vez, el plan cuenta con diez palancas tractoras. Algunas de las líneas de inversión son Agenda urbana y rural, despoblación, infraestructuras, ecosistemas resilientes, transición energética, digitalización, pymes, ciencia y tecnología, entre otras.
España e Italia son los dos países europeos donde la pandemia del COVID ha tenido un mayor impacto humano (y eso tiene a su vez una traducción económica), y serán los países a los que se destine mayor cantidad de estos fondos.
Al mismo tiempo, estos fondos van a tener una serie de condicionantes, tanto a España como país, como en los criterios de selección de los proyectos financiables.
Entrando en Contexto
Según el Tribunal de Cuentas Europeo, España se ha dejado sin ejecutar una parte importante de los fondos europeos del anterior Marco Financiero Multianual 2014-2020, y, en términos generales, sólo una pequeña parte de los proyectos que se ejecutan terminan a tiempo, en presupuesto y con todas sus metas alcanzadas.
A España le corresponde 140.000 millones de euros que recibirá entre transferencias a fondo perdido y préstamos deberán estar asignados para 2024 y el desembolso tan sólo podrá ejecutarse hasta 2026. Esto obliga a una capacidad de absorción que a día de hoy no hemos demostrado. Y durante la pandemia, las empresas tienen aún menor capacidad para gestionar.
En la actualidad, está cambiando la forma en que trabajamos, y cambiamos la economía y el mundo que nos rodea, a través, de los proyectos. Este cambio, la revolución de una economía basada en proyectos, supone un reto para las empresas y administraciones públicas, obligándolas a un cambio organizacional en sus estructuras. Y en última instancia, supone la necesidad de profesionales de proyectos capacitados y con las herramientas necesarias.
A continuación, vamos a tratar de abordar la oportunidad de disponer de los fondos para la recuperación, pero también el reto que supone su gestión eficaz. Para esto se recogieron los principales aspectos de cada una de las intervenciones.
Gestión de proyectos europeos desde la perspectiva de la Administración Pública
Ana María Pont
Ana María Pont es responsable de la Oficina de Proyectos Europeos del Ayuntamiento de Valencia. Directiva pública especializada en asuntos europeos, desarrollo sostenible y agenda urbana. Además de su experiencia dentro de la Administración Pública, es vicepresidenta de ITSMF España, que aglutina el colectivo más numeroso y activo de profesionales relacionados con la Gestión y el Gobierno de los Servicios de Tecnologías de la Información en España.
La participación de Ana María Pont estuvo enfocada en lo que representa el marco general del Plan de Recuperación y Resiliencia y las oportunidades de mejora desde el punto de vista de las Administraciones Publicas.
Dentro de lo que destaca se presenta el Plan Next Generation EU como un suplemento al Marco Financiero Plurianual, esto representa un ascenso en el monto disponible proveniente de fondos europeos a la suma de 1.8 billones de euros. Este evento sin precedentes representa una de las oportunidades más grande de la historia reciente y a su vez uno de los retos más grande en términos de gestión de proyectos.
Retos en la gestión de proyectos públicos europeos
Particularmente se hace énfasis que, desde el punto de vista de la Administración Pública, se debe proponer un cambio para gestionar eficientemente esta magnitud de proyectos y presupuesto asignado. Entre algunos de los retos mencionados por Ana Pont cabe destacar:
- Entender que más que un proyecto se deberá gestionar como un programa orientado a objetivos, algo que el Plan Nacional de Recuperación y Resiliencia no recoge.
- Hacer crecer el marco colaborativo en miras a la transformación y a la agilidad, acompañado de una mejora en la herramientas y tecnologías utilizadas.
- Verdaderos planes de gestión de riesgos dentro de las Administraciones Públicas.
- La Oficina de Gestión de Proyectos, (Project Management Office-PMO) como centro de excelencia. La Oficina de Proyectos Europeos del Ayto. de Valencia es un buen ejemplo, como unidad especializada en la captación de financiación europea para iniciativas de interés local, así como para la gestión y justificación exitosa de las misma.
- La introducción de perfiles formados y roles orientados a la gestión de proyectos.
- Colaboración Público-Privada, la participación ciudadana y la incorporación de las nuevas generaciones a los procesos de toma de decisiones.
Sin dejar a un lado la plantilla envejecida y sin capacidades para gestionar proyectos. Ana presenta como gran reto gestionar estos nuevos presupuestos europeos con menores recursos para gestionar la ingente cantidad de proyectos e inversiones que se avecinan. El reto para las oficinas dedicadas a esta labor será enorme, comenta Pont. Un aspecto que destaca Ana María Pont en preparación a este tipo de situaciones es un enfoque “pragmático, flexible y adaptativo”. Algo que se puede entender como un enfoque un poco más agilista por la necesidad de gestionar mucho más allá que una planificación predictiva o waterfall ante la incertidumbre existente.
Gestión de Proyectos de innovación y desarrollo del sector industrial
Andrés Hernando
Presidente y Consejero Delegado de Hiperbaric, Ingeniero Industrial de formación, fundó esta compañía hace 20 años naciendo como un proyecto I+D para un proyecto concreto: Alta presión en el sector de la alimentación. De ahí nace Hiperbaric High Pressure Processing siendo referente en el sector alimentación.
En la actualidad expanden su negocio aplicando la tecnología High Pressure Technologies a otros ámbitos y proyectos como: fabricación aditiva, o la compresión a alta presión del Hidrógeno, uno de los proyectos que puede transformar el panorama energético.
A Andrés le gusta mostrarse orgulloso del TALENTO de la compañía, un equipo interno de Gestión de Innovación y Desarrollo. Esto les ha permitido conseguir un instrumento PYME H2020 y el Plan Estratégico I+D financiado por la JCyL.
Su participación destaca la preocupación que existe en el sector por la falta de planificación y definición para presentar los proyectos que comprometan fondos europeos. Esto genera un gran problema al momento de empezar a trabajar y plantear objetivos, ya que hay muchos aspectos que aun no se ha resuelto en cuando a regulaciones o incluso el alcance del apoyo por parte de la administración.
Andrés alienta a plantear proyectos serios y bien estructurados para esta magnitud de fondos y enfatiza en no caer en la improvisación. De esta forma él considera que en la región hay profesionales (Talento) capacitado para gestionar estos proyectos. Haciendo un guiño a su vez a la importancia de las PMO. En el caso de Hiperbaric, la oficina GESTIDI dedicada a los proyectos de Innovación y Desarrollo adquiere un papel fundamental dentro de la organización.
Gestión colaborativa de proyectos europeos
Hay que desmitificar los proyectos europeos, pensando en que, si bien se habla de cifras muy altas, incluso las empresas pequeñas pueden desarrollar la estructura y la capacidad de gestionar estos proyectos y aportar en el desarrollo que esto supone. Bien de forma individual, o de forma colaborativa a través de clusters, convenios de colaboración, etc. con otras entidades.
Dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, aparece como novedad el mecanismo para habilitar la colaboración público-privada a partir de fórmulas flexibles denominado Proyectos Estratégicos para la Recuperación y la Transformación Económica, PERTE, que permitirán una movilización de recursos importante entre el tejido industrial.
Oficinas de Gestión de Proyectos como herramienta de apoyo a los fondos europeos.
Paula Conte
Paula Conte es directora de la Oficina de Proyectos e Innovación en Fundación Santa María la Real del Patrimonio Histórico encargada de la preparación de candidaturas de proyectos a convocatorias europeas (H2020, Interreg, LIFE, etc.), programas nacionales o programas regionales y provinciales, relacionados con la conservación, gestión y mantenimiento del Patrimonio Histórico y Cultural, desarrollo territorial, turismo y empleo, entre otros.
En su participación destaca la necesidad de la incorporación de la oficina de gestión de proyectos (Project Management Office-PMO por sus siglas en inglés) como eje fundamental para gestionar los proyectos europeos. Esto apoyando dentro de un marco de crecimiento profesional que no solo involucra al personal que compone a la PMO, sino que debe ser extendido a todos los que componen a la organización.
Uno de los aspectos desarrollados, es a su vez, uno de los temas en tendencia en la actualidad y es reconocer a la PMO como eje para lograr la transformación organizacional ágil. Esto supone el romper el esquema de silos de trabajo para buscar el trabajo colaborativo, consiguiendo resultados mucho más ambiciosos.
Exigencia y nivel de calidad de los proyectos europeos
Desde su punto de vista personal y tomando en consideración los 13 años que lleva desarrollando proyectos europeos, ha visto la evolución en temas de gestión proyectos. A nivel general se evidencia como ha habido una transición al dar importancia sobre lo que sucede al finalizar los proyectos: After Project, objetivos SMART y el impacto del proyecto.
Este cambio de paradigma en la gestión de proyectos como se especifica en el reglamento 2021/214, crea un vuelco en la percepción de los proyectos en la que ahora no se medirá el éxito por el gasto asociado, sino por el cumplimiento de objetivos. Esto representa un gran cambio desde el punto de vista de gestión y como hace referencia a Simon Sinek pasemos del “QUÉ” al “POR QUÉ”.
Gestión Estratégica de Proyectos, Programas y Portfolios Europeos
Javier Peris
Presidente de ITSMF España, Javier Peris es Senior Business Strategist & Best Practices Specialist especializado en Gestión de Portfolios, Programas y Proyectos, Centros de Excelencia, así como en la Implantación de Marcos de Negocio para el Gobierno y la Gestión de las Tecnologías de la Información con más de 20 años de experiencia.
Javier en su participación invita a ir más allá de la gestión de proyectos que, es fundamental, pero está enfocada en conseguir un resultado concreto. Mientras que Next Generation EU busca una consecución de objetivos estratégicos (sostenibilidad, transformación digital, inclusión social y territorial), y un alineamiento de los proyectos con distintas líneas de inversión (divididas en Manifestaciones de Interés promovidas por los Ministerios: Agenda urbana, pymes, ciencia y tecnología, etc.). Esta necesidad de gestión más amplia está relacionada con la gestión de programas y portafolios de proyectos, no tanto con los proyectos exclusivamente. Las administraciones públicas demuestran en este caso una falta de cultura en Project Management en cuanto a las herramientas y los instrumentos para gestionar eficazmente estos fondos.
Enfoque Gestión de Portafolio-Programa-Proyecto (PPPM)
Los programas están enfocados en conseguir un beneficio que pueda ser sostenido en el tiempo. Aquello que viene luego de completar la ejecución de distintos proyectos asociados. Los portafolios de proyectos siguen el camino hasta consolidar los objetivos estratégicos del negocio.
Es fundamental entender la función y el nivel de dirección y gestión que requiere cada una de las etapas de los proyectos, programas y portfolios que se quieren plantear en función de los fondos Next Generation EU. De esta forma garantizar que sean llevados de la mejor manera y cumpliendo los objetivos establecidos. Así mismo, saber identificar la mejor herramienta que se adapte a las necesidades requeridas, según se este dirigiendo, gestionando o ejecutando las acciones necesarias para cumplir los objetivos.
Buenas prácticas y estándares en la gestión y dirección de proyectos europeos
Pedro Balsa
Vicepresidente 1º del Capítulo de Madrid, España del Project Management Institute, y evaluador del Programa Horizon Europe de la Unión Europea.
Pedro Balsa destaca la necesidad del project management como eje fundamental para la planificación y utilización de los fondos Next Generation EU. Esta necesidad se está denunciando desde todas las organizaciones profesionales dedicadas a la dirección y gestión de proyectos, desde PMI, AXELOS, APM, IPMA, o la misma Comisión Europea con la metodología Open PM2. Para esto se enfoca en tres aspectos fundamentales:
- Tener la capacidad de seleccionar los proyectos adecuados que nos permitan alcanzar los objetivos planteados, para esto es fundamental el establecimiento de las PMO y los métodos de evaluación de negocio.
- Ejecutarlos una vez seleccionados dentro de las restricciones que se planteen (Plazo, calidad, etc.) y asegurando los beneficios e impactos sostenidos en el tiempo.
- La importancia que representa planificar una buena gestión de riesgos ante el entorno de incertidumbre que se vive actualmente.
Un deseo al momento de gestionar los fondos europeos
Finalmente, hace referencia a que la mejor forma en la que se pueden gestionar los fondos. Así plantea, el traslado del project management a las Administraciones Públicas mediante una ley que regule su aplicación.
Como punto de comparación, en 2016 el presidente Barak Obama firmó la última ley de su legislatura la Ley de Rendición de Cuentas y Mejora de la Gestión de Proyectos y Programas (PMIAA). El PMIAA reforma la política de gestión de programas federales de cuatro formas importantes:
I.Crear una serie de trabajos formales y una trayectoria profesional para los directores de programas de proyectos del gobierno federal.
II.Desarrollar una política de gestión de programas basada en estándares en todo el gobierno federal.
III. Reconocer el papel esencial del patrocinio y la participación de los ejecutivos mediante la designación de un alto ejecutivo en las agencias federales para que sea responsable de la política y la estrategia de gestión del programa.
IV: Compartir el conocimiento de enfoques exitosos para la gestión de programas a través de un consejo interinstitucional sobre gestión de programas.
Project Management y gestión del talento.
El evento sobre gestión eficiente de los proyectos europeos demostró que tenemos los procesos, conocemos qué tipos de estructuras hacen falta implementar para gestionar eficazmente. Además, que existen herramientas contrastadas y buenas prácticas avaladas por organizaciones internacionales que han venido trabajando en los proyectos desde hace más de medio siglo.
El reto es gestionar no solo proyectos, sino de forma estratégica y con impacto de futuro, programas y portafolios de proyectos. Esto con vocación de transformar el escenario en que vivimos en un mundo más justo, más verde y mejor, en definitiva.
Se trata de transformar / recuperar nuestra economía, y no podemos hacerlo sin involucrar a las próximas generaciones. Las herramientas, los estándares, o los fondos disponibles no servirán de nada si no contamos con el ingrediente esencial de cualquier proyecto: El TALENTO, de los hombre y mujeres de esta región que se levantan cada día pensando en cómo afrontar un proyecto.
Next Generation EU es una oportunidad sin precedentes para no solo recuperar la situación actual, a través de ciertos proyectos. Sino que, es una oportunidad brillante para dar un salto de transformación en la manera de enfocar todo el sistema productivo.
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