En el mundo de la gestión empresarial, es fundamental comprender las diferencias entre proyectos, programas y portfolios.
A menudo, estos términos se utilizan indistintamente, lo que puede llevar a confusión.
Sin embargo, cada uno tiene un propósito específico y características distintivas que los hacen únicos.
En en el artículo de hoy, exploraré las diferencias y os propocionaré ejemplos concretos para ilustrar cada concepto.
1. Proyectos:
Un proyecto es un esfuerzo temporal con un inicio y un final definidos, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Los proyectos están diseñados para lograr objetivos específicos y suelen estar limitados por recursos como tiempo, presupuesto y alcance.
Ejemplo: Construcción de un puente. Este proyecto tiene un inicio claro (cuando se aprueba el diseño) y un final definido (cuando se completa la construcción). Los objetivos son claros: construir un puente que conecte dos puntos separados por un río, dentro del presupuesto asignado y en el plazo acordado.
2. Programas:
Un programa es un conjunto de proyectos relacionados entre sí, coordinados y gestionados de manera integrada para lograr beneficios que no se obtendrían si los proyectos se gestionaran de forma independiente.
Los programas suelen tener objetivos estratégicos a largo plazo y pueden abordar áreas complejas y multifacéticas de una organización.
Ejemplo: Implementación de un sistema de gestión empresarial (ERP). Este programa puede incluir varios proyectos individuales, como la actualización de software, la formación del personal y la integración de procesos. Cada proyecto contribuye al objetivo general del programa, que es mejorar la eficiencia operativa y la visibilidad de la información en toda la organización.
3. Portfolios:
Un portfolio es un conjunto de programas, proyectos y otros trabajos relacionados que se gestionan de manera coordinada para alcanzar objetivos estratégicos específicos.
Los portfolios permiten a una organización priorizar y gestionar inversiones en diferentes iniciativas para maximizar el valor y alinear los esfuerzos con la estrategia empresarial.
Generalmente los portfolios se definen a nivel de gerencia, dado que como indico arriba están alineados a los objetivos estrátegicos de negocio de la organización.
Ejemplo: Portfolio de productos de una empresa de tecnología. Este portfolio puede incluir múltiples programas y proyectos relacionados con el desarrollo y lanzamiento de nuevos productos, así como la mejora de los productos existentes. La gestión del portfolio implica tomar decisiones sobre la asignación de recursos y la priorización de proyectos en función de factores como el potencial de mercado y la alineación con la estrategia empresarial.
Resumen:
Mientras que un proyecto se centra en la entrega de un resultado único, un programa coordina múltiples proyectos para lograr beneficios estratégicos, a la vez que un portfolio gestiona una colección de programas, proyectos y otros trabajos para cumplir con los objetivos estratégicos de la organización en su conjunto.
Para la gestión de estos elementos, lo ideal es contar con una PMO (Oficina de Gestion de Proyectos) que nos permitirá dar soporte, coordinar y gestionar adecuadamente tanto los proyectos, como los programas y portfolios de la organización.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²
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La entrada Entendiendo las Diferencias entre Proyectos, Programas y Portfolios aparece primero en CEOLEVEL.
Fuente: Ceolevel (Entendiendo las Diferencias entre Proyectos, Programas y Portfolios).
