La Work Breakdown Structure (WBS), también conocida en español como EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) es una herramienta esencial en la gestión de proyectos, proporcionando una visión detallada y estructurada del alcance del trabajo.
Como Project Manager, entender cómo crear una WBS efectiva es crucial para el éxito del proyecto.
En el artículo de hoy, te presento consejos y técnicas clave para desarrollar una WBS que sirva como base sólida para la ejecución y control del proyecto:
1. Comprensión Profunda del Proyecto:
Antes de comenzar a construir la WBS, es crucial tener una comprensión profunda del proyecto.
Realiza entrevistas con los stakeholders, revisa la documentación del proyecto y asegúrate de tener una visión clara de los objetivos y entregables.
2. Identificación de Entregables:
Enfócate en identificar los entregables clave del proyecto. Estos pueden incluir productos, resultados o servicios que el cliente espera recibir. Divídelos en niveles más bajos de detalle hasta obtener paquetes de trabajo manejables.
3. Descomposición Jerárquica:
Utiliza la técnica de descomposición jerárquica para dividir los entregables en tareas más pequeñas y manejables. Este enfoque de «de arriba hacia abajo» permite una visión clara de la relación entre los diferentes elementos del proyecto.
Ej: En un proyecto de software la fase inicial podría incluir entregables como «Requerimientos del Sistema», «Diseño de la Arquitectura» y «Plan de Pruebas». Después, estas categorías se descompondrían en tareas específicas, como «Identificación de Requerimientos», «Creación de Diagramas de Flujo» y «Especificación de Casos de Prueba».
Ej2: Consideremos un proyecto de desarrollo de un parque temático. La fase inicial podría incluir entregables como «Diseño Conceptual», «Planificación de Atracciones» y «Infraestructura Básica». Después, estas categorías se descompondrían en tareas específicas, como «Creación de Conceptos de Atracciones», «Selección de Ubicaciones para Atracciones» y «Diseño de Red de Servicios Públicos».
4. Estructura de Fases:
Una opción es organizar la WBS en fases que representen las etapas naturales del proyecto. Esto facilita la gestión y el seguimiento, ya que cada fase puede tener sus propios hitos y criterios de éxito.
5. Utiliza Verbos de Acción:
Al describir las tareas en la WBS, utiliza verbos de acción claros. Esto ayuda a definir las actividades de manera precisa y facilita la asignación de recursos y la evaluación del progreso.
6. Consulta con Expertos del Dominio:
No dudes en buscar la opinión de expertos del dominio para garantizar que la descomposición de tareas sea precisa y completa. La colaboración con aquellos que tienen conocimientos especializados suele mejorar significativamente la calidad de la WBS.
7. Consulta Documentación Específica:
Tienes diversas herramientas y repositorios que te pueden ayudar a entende como realizar una completa y detallada WBS para tu proyecto, entre otras las biblioteca profesional de PMI, por ej el Practice Standard for WBS (Tercera Edición) (se requiere ser socio de PMI para acceder a la consulta y descarga de la publicación).
También puedes ayudarte de herramientas de IA como ChatGPT o el nuevo PMI Infinity (IA específica para gestores de proyecto con acceso a miles de documentos de PMI y otras referencias contrastadas del área).
Si quieres entender como la IA te puede ayudar en tu día a día como Gestor de Proyecto, te recomiendo nuestro Curso Online de IA para Gestores de Proyecto (Ahora con una oferta especial de lanzamiento de 65 EUR y acceso de por vida a todos los contenidos, incluyendo actualizaciones y mejoras)
8. Herramientas de Software:
Utiliza herramientas de software especializadas para la creación y gestión de la WBS.
Estas herramientas facilitan la colaboración, permiten la actualización dinámica y proporcionan una visión clara de la estructura del proyecto. Puedes ver algunas herramientas de software habituales aquí: 10 Aplicaciones para la Gestión de Proyectos
9. Revisión Continua:
La WBS no es estática; debe evolucionar con el proyecto. Realiza revisiones regulares para ajustar la estructura a medida que se obtiene más información y se toman decisiones clave.
10. Comunicación Efectiva:
Comunica la WBS de manera efectiva a todos los miembros del equipo y stakeholders. Una comprensión clara de la estructura del proyecto ayuda a alinear a todos hacia los objetivos comunes.
La inversión de tiempo y esfuerzo en la construcción de una WBS bien definida se traducirá en una gestión más efectiva del proyecto.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²
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La entrada 10 Consejos para Desarrollar una Work Breakdown Structure (WBS) aparece primero en CEOLEVEL.
Fuente: Ceolevel (10 Consejos para Desarrollar una Work Breakdown Structure (WBS)).
