En el artículo de hoy, en colaboración con Xavier Tusquets de Teocé Consultors y autor de la obra “El Gran Reto” vamos a ver cómo se puede aplicar CCPM en los proyectos.
¿Qué es CCPM y como se aplica?
Critical Chain Project Management (CCPM) ofrece una solución que ayuda a las organizaciones a entregar proyectos de manera más rápida, más eficiente y a menor coste.
A continuación, os indicamos algunos factores de CCPM que se deben aplicar para gestionar entornos de multiproyectos:
- Identificar la Cadena Crítica: La Cadena Crítica es la secuencia de tareas dependientes que determinan la duración total de un proyecto. Las tareas críticas son aquellas que, si se retrasan un solo día impactan directamente en la protección del proyecto. La Cadena Critica nos permite conocer la criticidad de una tarea respecto a las otras tareas del proyecto.
- Crear un Buffer de proyecto: un Buffer de proyecto es un búfer de tiempo agregado al final de la Cadena Crítica para proteger el proyecto de retrasos ocasionados por las incidencias no previstas o por el impacto de la priorización en la gestión de las tareas. Este Buffer no es una protección que se añade al proyecto. Este Buffer se “construye” a partir de las protecciones individuales de las tareas. La planificación de las tareas se realiza sin proteger a las mismas y así nos permite crear el Buffer del proyecto sin alargar plazos sino todo lo contrario.
- Controlar y ajustar: CCPM enfatiza la importancia de controlar el progreso del proyecto y ajustar los planes según sea necesario para mantenerse encaminado. En entornos de multiproyectos, esto implica monitorear las Cadenas Críticas para cada proyecto, así como la cartera general de proyectos, y hacer ajustes a las prioridades y la asignación de recursos según sea necesario.
- Priorizar las tareas: en entornos de multiproyectos, es importante priorizar las tareas en función de su criticidad (margen respecto a las tareas criticas) pero también en función de la criticidad del proyecto respecto a los otros proyectos. Esto ultimo lo determina un gráfico conocido como Fever Chart que se “alimenta” del avance del proyecto y el consumo del Buffer.
- Gestionar el riesgo: CCPM aporta visibilidad del estado del proyecto, así como la identificación de la cadena critica. Es por ello por lo que CCPM permite identificar y gestionar los riesgos de manera proactiva y así las organizaciones pueden evitar demoras y minimizar el impacto de eventos inesperados.
Caso real
Un cliente se enfrentaba el desafío de gestionar más de 20 proyectos simultáneamente, con recursos escasos compartidos.
La empresa estaba luchando para cumplir con los plazos del proyecto y controlar los costos, lo que estaba poniendo a prueba la relación con los clientes. Internamente la presión era muy elevada y ello provocaba mal ambiente y en consecuencia una rotación del personal difícilmente asumible.
Para hacer frente a estos desafíos, la empresa decidió implementar los principios y técnicas de gestión de proyectos de Cadena Crítica (CCPM).
- Comenzaron creando una plantilla que les ayudaría a posteriori a planificar más fácilmente los proyectos.
- Luego planificaron los proyectos individualmente, identificando las Cadenas Críticas y creando Buffers de proyecto.
- En tercer lugar, gracias a un software, crearon una cartera de proyectos para obtener listas de tareas priorizadas para cada miembro del equipo. Cada miembro del equipo disponía de una lista propia y única con todas sus tareas a realizar priorizadas.
- Finalmente empezaron a gestionar las tareas y los proyectos con CCPM y fueron mejorando el sistema de forma continua ya que el sistema permite aprender a medida que lo vas utilizando.
Los resultados fueron impresionantes. El primer beneficio fue la obtención de visibilidad en cuanto a avance del proyecto y consumo de Buffer lo que permitió a la empresa mejorar la comunicación con sus clientes.
Conclusión
La empresa pudo completar proyectos de manera más rápida y eficiente, con menos demoras y sobrecosto al aplicar CCPM. También pudieron administrar las dependencias en múltiples proyectos de manera más efectiva, asegurando que los proyectos más críticos se completaran a tiempo. Como resultado, la empresa pudo mejorar la satisfacción de los clientes.
Para los que estéis interesados en profundizar en CCPM, disponéis de la única novela de gestión de proyectos para entornos de multiproyectos, “El Gran Reto” de Xavier Tusquets que incluye casos reales y ofrece una guía práctica de conocimientos que se pueden aplicar directamente en la propia organización.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²
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La entrada CCPM: El reto de gestionar múltiples proyectos simultáneamente aparece primero en CEOLEVEL.
Fuente: Ceolevel (CCPM: El reto de gestionar múltiples proyectos simultáneamente).
