Fuente: Iván Rivera | Temas: Gestión en Tiempo, Kanban, PMI.
| 19 junio, 2020 |
Soy Iván Rivera, PMP
Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.
Si bien parece claro que el aumento en el trabajo remoto es la consecuencia más importante que se verá en el ámbito de la Administración de Proyectos después de la pandemia de COVID-19, esta tiene algunas consideraciones.
A continuación algunos aspectos importantes que puedo remarcar a partir de algunos artículos (este, este, este y este).
1. Trabajo remoto.
Una primera consecuencia del trabajo remoto son los beneficios para el empleado: menos inversión de tiempo y dinero en transporte, lo que también se traduce en beneficios financieros: ahorros en viajes diarios, comidas de oficina y otros gastos varios.
Luego tenemos los beneficios para la empresa, empezando por menos costos indirectos (renta, luz, agua, teléfono). También hay reducción del gasto en tecnología en el sitio.
Solo no hay que olvidar que una cierta cantidad de empleados preferirán no trabajar desde casa, ya sea debido a las diversas distracciones en su casa o su preferencia de ir a un espacio de trabajo físico. Esto requeriría que las empresas introduzcan políticas de trabajo remoto adecuadas para garantizar una cultura sólida en el lugar de trabajo y operaciones eficientes mientras trabajan con equipos distribuidos.
Las organizaciones deben mejorar continuamente sus políticas de trabajo remoto a largo plazo.
2. Más y mejores herramientas.
Las organizaciones deberán confiar más que nunca en la tecnología para permitir que el trabajo se realice sin problemas con empleados dispersos. A medida que los equipos trasladan sus reuniones a llamadas de conferencia, su espacio de trabajo a una junta de administración de proyectos y sus procesos a flujos de trabajo digitales, muchos ven el enorme beneficio en eficiencia, conveniencia y transparencia que se obtiene al poner el trabajo en línea.
Trabajar desde casa es será fácil y cómodo mediante el use de software de colaboración y gestión remota de proyectos que permita:
– Efectuar reuniones
– Facilitar la comunicación fluida
– Centralizar todos los canales de comunicación.
– Permitir la colaboración en tiempo real
– Mantener el trabajo, equipo y datos juntos
Del mismo modo, las actividades sociales en el lugar de trabajo y las «charlas de café» podrán encontrar su equivalente en línea a través de chats grupales dirigidos por los empleados y horas felices virtuales. Estas «reuniones de charla de café y té» ayudarán a mantener al equipo motivado a largo plazo.
3. Mejoras al esquema de comunicación.
Todo lo anterior implica que se debe hacer mejoras en los esquemas de comunicación con el equipo y con el cliente.
La comunicación constante permite identificar y resolver problemas fácilmente, lo que le ayuda a cumplir los plazos y entregar a tiempo. Para reuniones regulares, se puede usar soluciones de videoconferencia (Zoom, Skype o Hangouts de Google).
Además, se sugiere compartir los planes de trabajo remotos con el cliente por adelantado. Se deben comunicar los detalles: puntos de interacción, tiempos, información clave del personal, etc.
Se debe tener un mecanismo claro para registrar / informar riesgos, problemas y cambios.
Se deben establecer y gestionar correctamente las expectativas de todos los involucrados. También dar claridad en torno a los niveles de servicio (si aplican).
Hay que cuidarse y no prometer lo que no se pueda cumplir.
De preferencia se recomienda centralizar todas las comunicaciones en una única plataforma integrada. Hay clientes más activos que prefieren canales como Skype, Whatsapp, hangouts, correos electrónicos, etc. Por lo tanto, es mejor incorporarlos a todos a la plataforma central de colaboración.
Una vez elegida la plataforma, hay que mantenerse activo y responder a las consultas de los involucrados (sobre todo del cliente) lo más rápido posible. En está plataforma se puede compartir el progreso del trabajo y las actualizaciones de estado, recordando que con una comunicación clara se construye confianza.
Además, se sugiere ser paciente con todos los involucrados y escuchar lo que no se dice.
4. Seguimiento y Control.
Para facilitar el intercambio de información se sugiere tener un repositorio centralizado. Además, establecer políticas claras sobre el tipo de archivos que se van a usar, la nomenclatura y políticas de permisos a aplicar.
Se recomienda que el Administrador de Proyectos pueda iniciar sesión y ver de inmediato todo lo que sucede en tiempo real, y hacer un seguimiento del progreso de cada proyecto para asegurarse de que todo avance según lo planeado.
Mantener todo en una ubicación compartida garantiza que todos los miembros del equipo sepan de qué son responsables y en qué necesitan trabajar. Nadie puede afirmar que no ha visto tareas asignadas o que no sabía que algo se debía.
Pero además de la centralización de datos, se recomienda monitorear el estado del proyecto más de cerca, ya que la mayoría de las empresas probablemente no estén en condiciones de pagar costos adicionales, demoras o recursos faltantes que se traducirían en una pérdida masiva de ROI durante todo el año. Incluso dentro de un contexto económico propicio, un retraso de un día podría significar la pérdida de mucho dinero. Así que el monitoreo es clave, por lo que se recomienda hacer informes eficientes, definir KPIs adecuados (o adaptar los existentes al nuevo contexto), crear paneles de monitoreo que puedan visualizarse en tiempo real.
Luego viene el tratar de apegarse al cronograma. En los proyectos que ya vienen ejecutándose seguramente se deberán incorporar cambios. En todo caso, la clave es revisar, aceptar y entregar.
Para proyectos en ejecución hay que aplicar un proceso de gestión de crisis, con un exhaustivo análisis de impacto. Es recomendable identificar los impedimentos que retrasarán u obstruirán por completo la entrega del proyecto, y preparar acciones de mitigación. Una vez terminado, hay que compartirlo con el cliente y las partes interesadas, obtener sus sugerencias y aprobaciones, y finalmente publicar el plan actualizado.
5. Otros temas.
Es recomendable prevenir el problema de falta de datos o datos incompletos. Cuando trabajan desde casa, los miembros del equipo tienen diferentes configuraciones a las de la oficina: diferentes equipos de cómputo, diferentes herramientas.
Es tarea del Administrador de Proyectos recopilar todos los datos y sincronizarlos correctamente, por lo que se puede usar un sistema centralizado de datos al que puedan acceder todos los miembros del equipo.
Su uso incluye, pero no se limita a, la comunicación del equipo, la forma en que comparten recursos, así como la presentación de informes y comentarios. Un sistema como este es importante porque permitirá recabar fácilmente todos los datos en un solo lugar, lo que facilita aún más la sincronización.
En adelante también serán importantes las habilidades de administración del tiempo. Aquí no hay una única recomendación, ya que hay equipos que funcionarán mejor con listas de tareas, mientras que otros prefieren diagramas de Gantt o tableros Kanban. Por lo tanto, se sugiere usar lo que le acomode mejor a todos el equipo.
La herramienta de intercambio de información también puede usarse para dar seguimiento a temas más personales del equipo, por lo que se recomienda resolver todos los problemas y abordar todos los problemas recordando que son personas quienes ejecutan el plan del proyecto. Los mejores y más grandes recursos que tiene el proyecto son Personas. Se deben aplicar todas las habilidades blandas posibles para hacer que el equipo de trabajo se sienta seguro, integrado y esté abierto a colaborar.
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Fuente: Iván Rivera PMP (¿Cómo será la Administración de Proyectos despúes de la pandemia de COVID-19?).