Grupos de Procesos (PMBOK) vs Fases del Proyecto (¡No son lo mismo!)

La gestión de proyectos es una disciplina compleja que implica la coordinación de diversas actividades para alcanzar objetivos específicos.

Dentro de este campo, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es uno de los estándares más reconocidos, proporcionando un marco detallado para la gestión eficaz de proyectos.

Un aspecto clave a comprender es la diferencia entre los grupos de procesos del PMBOK y las fases del proyecto, conceptos que, aunque relacionados, tienen funciones y propósitos distintos y es bastante habitual que los profesionales (incluso algunos manuales) los confundan.

En el artículo de hoy, analizo estas diferencias y os proporciono un ejemplo práctico para ilustrar su aplicación.

Grupos de Procesos del PMBOK

El PMBOK define cinco grupos de procesos que abarcan las actividades necesarias para gestionar un proyecto de principio a fin:

  1. Inicio (Initiating): Incluye procesos que definen y autorizan el proyecto o una fase del proyecto. Un ejemplo de esto es la creación del acta de constitución del proyecto, que establece los objetivos, el alcance y los principales interesados.
  2. Planificación (Planning): Abarca los procesos necesarios para establecer el alcance, los objetivos y las acciones necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto. Durante esta fase se desarrollan planes detallados, como el plan de gestión del alcance, el cronograma del proyecto y el presupuesto.
  3. Ejecución (Executing): Implica la realización del trabajo definido en el plan del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Esto incluye la coordinación de personas y recursos, así como la integración y ejecución de las actividades del proyecto.
  4. Monitoreo y Control (Monitoring and Controlling): Involucra procesos que analizan, revisan y regulan el progreso y el desempeño del proyecto, identificando cualquier área en la que sea necesario realizar cambios. Esto incluye la gestión del rendimiento y la implementación de medidas correctivas.
  5. Cierre (Closing): Incluye los procesos utilizados para finalizar todas las actividades del proyecto o de una fase del proyecto. Esto puede involucrar la finalización de entregables, la obtención de la aceptación del cliente y la documentación de las lecciones aprendidas.

Fases del Proyecto

Por otro lado, las fases del proyecto se refieren a los distintos segmentos o etapas del ciclo de vida del proyecto.

Estas fases varían en función del tipo de proyecto y la metodología utilizada. Aunque pueden confundirse, no son lo mismo los grupos de procesos según el PMBOK que las fases del proyecto.

Una fase es un conjunto de actividades relacionadas entre sí atendiendo a una lógica y que finaliza en la consecución de uno o varios entregables.

Cada una de esas fases contendría procesos, que podrían encuadrarse dentro de cada uno de los grupos de procesos que os he comentado arriba.

Diferencias Clave

Enfoque y Alcance

  • Grupos de Procesos del PMBOK: Estos grupos representan actividades continuas y recurrentes que pueden aplicarse en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto. Se centran en la gestión y supervisión del proyecto en su totalidad, independientemente de la fase en la que se encuentre.
  • Fases del Proyecto: Las fases representan períodos específicos y secuenciales del ciclo de vida del proyecto. Cada fase tiene un objetivo claro y produce entregables específicos antes de pasar a la siguiente fase.

Ciclicidad vs. Linealidad

  • Grupos de Procesos: Los grupos de procesos son cíclicos y repetitivos. Por ejemplo, los procesos de monitoreo y control se llevan a cabo de manera continua durante todo el proyecto.
  • Fases del Proyecto: Las fases son lineales y secuenciales. El proyecto progresa de una fase a otra en un orden definido, desde el inicio hasta el cierre.

Ejemplo Práctico

Consideremos el desarrollo de un software de gestión para una empresa.

  • Fases del Proyecto:
    • Inicio: Identificación de la necesidad de un nuevo software, análisis de viabilidad y aprobación del proyecto.
    • Planificación: Detalle de los requisitos del software, creación del plan de proyecto, asignación de recursos y presupuesto.
    • Ejecución: Desarrollo del software por el equipo de programadores.
    • Pruebas: Realización de pruebas para asegurar que el software funciona según lo especificado.
    • Cierre: Entrega del software final al cliente, capacitación y documentación.
  • Grupos de Procesos del PMBOK:
    • Durante la fase de planificación, se inicia el proyecto formalmente, se desarrollan planes detallados y se obtiene la aprobación.
    • En la fase de ejecución, se realizan reuniones periódicas de seguimiento (ejecución), se monitorea el progreso y se controlan los cambios necesarios.
    • En la fase de pruebas, se controlan y verifican los resultados (monitoreo y control).
    • Finalmente, al entregar el software, se cierra formalmente el proyecto (cierre).

En conclusión, entender las diferencias entre los grupos de procesos del PMBOK y las fases del proyecto es esencial para una gestión de proyectos efectiva.

Mientras los grupos de procesos proporcionan una estructura para gestionar el trabajo a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las fases definen el progreso lineal del proyecto desde su inicio hasta su finalización.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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