Diferencias entre Datos, Información y Reportes (PMBOK)

En el ámbito de la gestión de proyectos, es fundamental entender la diferencia entre datos, información y reportes, ya que cada uno juega un rol específico en la toma de decisiones y en el seguimiento del progreso del proyecto.

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) proporciona una clara distinción entre estos términos, vamos a verlo con más detalle en el artículo de hoy.

Datos

Los datos son hechos y cifras crudos, sin procesar, y no interpretados que se recopilan durante la ejecución de un proyecto.

Estos datos pueden incluir números, fechas, valores medidos, y cualquier otro tipo de información que se obtenga directamente de la actividad del proyecto.

Ejemplo:

  • Horas trabajadas por los miembros del equipo cada semana.
  • Número de tareas completadas.
  • Cantidad de materiales utilizados.

En este contexto, los datos representan la base más elemental y no tienen un significado particular hasta que se analizan o se ponen en contexto.

Información

La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos.

Cuando los datos se organizan, se interpretan y se presentan de una manera que sea útil para la toma de decisiones, se convierten en información.

La información permite a los gestores de proyectos y a los equipos comprender lo que está sucediendo en el proyecto y tomar decisiones informadas.

Ejemplo:

  • Se analiza y se determina que el equipo está trabajando un 20% más de horas de lo planeado, lo que puede indicar sobrecarga de trabajo.
  • Un análisis que indica que se ha utilizado un 10% más de materiales de construcción de lo esperado, lo que podría sugerir un problema de desperdicio o una mala estimación inicial.

La información proporciona el contexto necesario para comprender los datos y utilizarlos para la toma de decisiones estratégicas.

Reportes

Los reportes son documentos que recopilan y presentan información de manera estructurada y formal.

Los reportes se utilizan para comunicar el estado del proyecto, el rendimiento y otras métricas relevantes a los interesados del proyecto (stakeholders).

Estos documentos no solo presentan información sino que también pueden incluir análisis, interpretaciones y recomendaciones basadas en dicha información.

Ejemplo:

  • Un informe de estado mensual que incluye un resumen de las actividades completadas, hitos alcanzados, problemas encontrados, y riesgos identificados.
  • Un reporte de desempeño que compara el progreso actual del proyecto con el plan original, mostrando desviaciones y proponiendo acciones correctivas.

Los reportes son herramientas esenciales para la comunicación efectiva en la gestión de proyectos, ya que permiten mantener a todos los interesados informados y alineados con los objetivos del proyecto.

Relación entre Datos, Información y Reportes

La relación entre estos tres conceptos puede verse como un flujo: los datos son recolectados y, a través de su análisis y procesamiento, se convierten en información.

Esta información, cuando se organiza y se presenta en un formato comprensible y accionable, forma parte de un reporte.

Flujo Ejemplo:

  1. Datos: Se registran las horas trabajadas por el equipo cada día.
  2. Información: Se analiza y se determina que el equipo está trabajando un 20% más de horas de lo planeado, lo que puede indicar sobrecarga de trabajo.
  3. Reporte: Se elabora un informe de estado semanal que incluye esta información, se analiza el impacto en el cronograma del proyecto y se sugieren acciones para mitigar la sobrecarga de trabajo.

Conclusión

Entender la diferencia entre datos, información y reportes es crucial para una gestión de proyectos efectiva.

Los datos por sí mismos no son útiles hasta que se convierten en información, y esta información debe ser presentada de manera estructurada a través de reportes para ser utilizada efectivamente en la toma de decisiones.

Si seguimos estos pasos, podemos asegurar una comunicación clara y un seguimiento preciso del progreso del proyecto, lo que es esencial para el éxito del mismo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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