¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP


Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto? 

Un proyecto exitoso debe estar alineado con la misión, visión y objetivos de la organización. Por tanto, para lograr un proyecto exitoso es necesario comprender la misión, visión y objetivos de la organización: Comprender la dirección y los objetivos a largo plazo de la organización para poder identificar cómo el proyecto puede contribuir a su logro. 

Además, es necesario identificar y establecer los objetivos específicos del proyecto que se va a ejecutar. Claramente estos objetivos del proyecto deben estar alineados con los objetivos de la organización. 

Es importante identificar cómo el proyecto se relaciona con otros proyectos, programas y actividades dentro de la organización. También se deben identificar las interdependencias con las metas y objetivos de la organización en su conjunto. Se debe hacer un análisis de brechas entre los objetivos del proyecto y los objetivos de la organización. Si existe una brecha significativa, se deben tomar medidas para ajustar los objetivos del proyecto y asegurar que estén alineados. 

También es necesario establecer medidas de éxito para los proyectos. Dichas medidas deben reflejar cómo el proyecto contribuye a los objetivos de la organización, y deben ser específicas, medibles y realistas. Periódicamente se debe revisar cómo los proyectos se están desempeñando en términos de su contribución a los objetivos de la organización. Si es necesario, se deben tomar medidas para ajustar los proyectos para asegurar que continúen estando alineados con los objetivos de la organización. 

Así que el éxito de un proyecto depende de los objetivos y resultados esperados. En general, se puede decir que un proyecto se considera exitoso si cumple con los siguientes criterios: 
  • Cumplimiento de los objetivos: El proyecto debe cumplir con los objetivos específicos que se establecieron al inicio del proyecto. Estos objetivos pueden estar relacionados con la entrega de un producto o servicio, la mejora de un proceso o la solución de un problema particular. 
  • Cumplimiento del alcance: El proyecto debe cumplir con el alcance definido, es decir, debe entregar los resultados y productos específicos que se acordaron al inicio del proyecto. 
  • Cumplimiento del presupuesto: El proyecto debe cumplir con el presupuesto establecido para el proyecto, es decir, debe ejecutarse dentro de los límites financieros establecidos. 
  • Cumplimiento del cronograma: El proyecto debe cumplir con el cronograma definido, es decir, debe ser completado dentro del plazo acordado al inicio del proyecto. 
  • Satisfacción del cliente: El proyecto debe satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. 
  • Impacto en la organización: El proyecto debe tener un impacto positivo en la organización, como mejorar los procesos, aumentar la eficiencia, mejorar la imagen de la empresa, etc. 
  • Sostenibilidad: El proyecto debe ser sostenible en el tiempo, es decir, debe mantenerse en el largo plazo y no generar costos innecesarios o efectos negativos. 

El éxito de un proyecto también depende este tenga un impacto positivo en la organización y sea sostenible en el tiempo. 

¿Cuáles son las alternativas para controlar el desempeño del proyecto? 

A continuación enlisto tres alternativas. 

Administración de proyectos mediante valor ganado (Earned Value Project Management, EVM). 

Esta técnica aplica una serie de pasos que se deben seguir para asegurar que el proyecto se esté ejecutando de manera efectiva y eficiente:

  1. Planificación: En primer lugar, es necesario definir claramente el alcance del proyecto (“como se ve terminado“), establecer un plan detallado de tareas y asignar un presupuesto y un cronograma. Es importante incluir todos los costos y actividades del proyecto en el plan. 
  2. Medición: Una vez que el proyecto está en marcha, se deben recopilar datos sobre el progreso y el gasto real. La medición se puede realizar semanal o mensualmente, y se debe llevar un registro periódico. 
  3. Evaluación: La evaluación implica comparar los resultados medidos con el plan original. Se comparan los costos y el progreso del proyecto con el presupuesto y el cronograma. El análisis de las desviaciones y las tendencias ayuda a determinar si el proyecto está en el camino correcto.
  4. Corrección (adecuación, adaptación): Si se detectan desviaciones, se deben tomar medidas correctivas para corregir el curso del proyecto. Se puede ajustar el presupuesto o el cronograma, o tomar otras medidas para recuperar el control del proyecto. 
  5. Reporte: Se deben generar informes periódicos sobre el progreso del proyecto y su situación financiera. Estos informes se deben compartir con el equipo del proyecto y con los interesados para mantenerlos informados y garantizar la transparencia. 
  6. Revisión: Finalmente, se debe realizar una revisión exhaustiva del proyecto una vez que se haya completado para determinar qué se hizo bien y qué se puede mejorar en el futuro. 
Administración de proyectos basada en el desempeño (Perfomance based project management – PBPM)

Por otro lado, la administración de proyectos basada en el desempeño usa un enfoque que se centra en el logro de los resultados del proyecto. A continuación se describen algunos pasos clave para administrar proyectos basándose en el desempeño: 

  1. Definición clara de los objetivos del proyecto: Es importante definir claramente los objetivos del proyecto y asegurarse de que sean alcanzables y medibles. Los objetivos deben ser claros y específicos, para que el equipo del proyecto pueda centrarse en ellos. De nuevo, definir “como se vé terminado”. 
  2. Establecimiento de métricas de desempeño: Se deben establecer métricas de desempeño para medir el éxito del proyecto. Las métricas deben ser cuantitativas y fáciles de medir. Por ejemplo, el número de tareas completadas o el porcentaje de entrega a tiempo. 
  3. Seguimiento y medición del desempeño: Es necesario llevar un registro regular del progreso del proyecto y compararlo con las métricas de desempeño establecidas. Esto ayudará a identificar las áreas que necesitan mejoras y hacer ajustes para asegurar que se cumplan los objetivos del proyecto. 
  4. Identificación de los riesgos del proyecto: Es importante identificar los riesgos del proyecto y preparar planes de contingencia para manejarlos. Esto puede ayudar a minimizar los impactos negativos en el desempeño del proyecto. 
  5. Comunicación y colaboración efectivas: La comunicación y la colaboración son fundamentales para el éxito del proyecto. Es importante que todos los miembros del equipo se comuniquen de manera efectiva y estén alineados en los objetivos del proyecto. 
  6. Análisis y mejora continua: Es necesario realizar un análisis regular del desempeño del proyecto y buscar oportunidades para mejorar. Esto puede implicar ajustar los procesos y procedimientos, o actualizar las métricas de desempeño. 

La administración de proyectos basada en el desempeño permite a los equipos del proyecto concentrarse en los resultados y objetivos del proyecto. Al seguir estos pasos, se pueden mejorar las posibilidades de éxito del proyecto y garantizar la satisfacción del cliente. 

Administración de proyectos con métodos ágiles 

La administración de proyectos con métodos ágiles es un enfoque para la administración de proyectos que se centra en la colaboración, la flexibilidad y la entrega de valor al cliente de manera iterativa e incremental. Los métodos ágiles se basan en el Manifiesto Ágil, un conjunto de principios y valores que enfatizan la interacción entre las personas, la entrega continua de software funcional, la adaptación al cambio y la satisfacción del cliente. 

La administración de proyectos con métodos ágiles utiliza ciclos cortos de desarrollo (iteraciones) para entregar pequeñas partes del proyecto de manera incremental, lo que permite obtener retroalimentación temprana del cliente y hacer ajustes para mejorar el producto final. El equipo de proyecto trabaja de manera colaborativa y autoorganizada, en estrecha colaboración con el cliente para asegurarse de que el producto cumpla con los requisitos y expectativas del cliente. 

Algunos de los métodos ágiles más populares para la administración de proyectos incluyen Scrum, Kanban y Lean. 
Entonces, ¿cuál es la mejor opción? 

La administración de proyectos con valor ganado se enfoca en medir el progreso y rendimiento financiero del proyecto. Es útil para proyectos grandes y complejos, con un presupuesto significativo y una gran cantidad de actividades interrelacionadas. Puede ayudar a los gerentes de proyectos a detectar desviaciones tempranas y tomar medidas correctivas para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y el cronograma. 

La administración de proyectos basada en el desempeño se enfoca en lograr los objetivos y resultados del proyecto, y utiliza métricas de desempeño para evaluar el éxito. Es más flexible y se adapta bien a proyectos pequeños y medianos. Y es útil cuando los objetivos y los resultados del proyecto son más importantes que el presupuesto y el cronograma. 

La administración de proyectos con métodos ágiles se centra en la entrega continua de valor, la adaptación al cambio y la satisfacción del cliente usando un enfoque más colaborativo, iterativo e incremental. Este enfoque es especialmente útil para proyectos complejos y cambiantes donde se requiere una mayor adaptabilidad y flexibilidad para lograr el éxito. 

No se puede decir que una opción sea mejor que la otra. Cada una tiene sus propias fortalezas y debilidades, y la elección entre alguna depende de las necesidades específicas del proyecto y de la organización que lo ejecuta.  

Lo importante es elegir una, y luego aplicarla de manera efectiva y consistente para lograr los objetivos del proyecto de manera exitosa.



Fuente: Iván Rivera PMP (¿Cuál es la mejor metodología para lograr el éxito de un proyecto?).