¿Ya sabes cómo realizar una correcta gestión de la documentación de los proyectos?

En el artículo de hoy quiero hablarte sobre un «gran olvidado» en la gestión de proyectos: La gestión de la documentación.

Hay quien defiende que se debe documentar todo en detalle y quien defiende que es mejor no documentar y centrarse en el trabajo.

Obviamente no es todo blanco y negro y hay grises. El nivel de documentación dependerá totalmente del proyecto en si, su complejidad, las herramientas de las que dispongamos, el enfoque de gestión (waterfall, agile o híbrido), etc

Pero documentar es importante y se debe realizar siempre, un proyecto sin documentación es un proyecto sin rumbo.

Ya escribí en otro artículo sobre la importancia de tener un buen plan y de la documentación: ¿La falta de un plan es el mejor plan?

En el artículo de hoy me centraré en destacar los puntos importantes a la hora de gestionar correctamente y de una manera eficiente la documentación del proyecto.

¿Cuáles son los puntos a tener en cuenta?

  • Identificar los documentos necesarios: En la fase de planificación, debemos identificar todos los documentos que serán necesarios en el proyecto, incluyendo planes de proyecto, presupuestos, diagramas de flujo, cronogramas, actas de reuniones, reportes, etc
  • Establecer un sistema de organización: Una vez identificados los documentos necesarios, es importante importante establecer un sistema de organización para asegurar que los documentos sean almacenados de manera clara y accesible para todo el equipo de proyecto. Puedes utilizar herramientas digitales, como software de gestión de documentos para facilitar esta tarea.
  • Definir las políticas de gestión de documentos: Deberías establecer políticas claras y bien definidas para la gestión de documentos, incluyendo la forma en que se crean, se modifican y se archivan los documentos. Estas políticas serán comunicadas a todo el equipo de proyecto para asegurar que entiendan los procedimientos de gestión de documentos.
  • Mantener los documentos actualizados: Los documentos deben ser actualizados regularmente para reflejar el estado actual del proyecto. Esto ayuda a mantener un registro claro de los cambios en el proyecto y permite a los miembros del equipo de proyecto tomar decisiones informadas.
  • Establecer un proceso de revisión: Es importante establecer un proceso de revisión para los documentos del proyecto, especialmente para aquellos que son críticos para el éxito del proyecto. Este proceso de revisión debe incluir la revisión de los documentos por parte del equipo de proyecto y las partes interesadas.
  • Asegurar la seguridad de los documentos: La seguridad de los documentos es crítica, especialmente en proyectos que involucran información confidencial. Es importante establecer medidas de seguridad para asegurar que los documentos sean almacenados y compartidos de manera segura.

Conclusión

En resumen, la gestión de la documentación es una parte crítica en la gestión de proyectos.

Para asegurar una correcta gestión se requiere de una planificación y organización cuidadosa para asegurar que los documentos sean almacenados, compartidos y actualizados de manera efectiva.

El no llevar un control adecuado de la documentación, supondrá un grave problema para el proyecto, encontrándonos con documentación duplicada o inexistente.

Especialmente grave en el caso de que tengamos rotación continua en el equipo y no haya forma de conservar el conocimiento dentro del proyecto.

Espero que este artículo te sirva de ayuda para afrontar este punto crítico dentro de la gestión de proyectos.

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Fuente: Ceolevel (¿Ya sabes cómo realizar una correcta gestión de la documentación de los proyectos?).