Todo proceso de Transformación Digital en el Estado, requiere de un adecuado registro de todos los trámites que provee el Estado, sin ello la tarea es cuesta arriba…
Desde hace un tiempo, junto a mi colega y amigo Pablo Galaz del Centro de Sistemas Público, venimos analizando y discutiendo sobre el Registro Nacional de Trámites o RNT, para ello les dejamos aquí algunos de los primeros hallazgos, los cuales seguiremos profundizando, stay tuned ;-).
Registro de Trámites
Uno de los tres pilares de todo proceso de Transformación Digital en el Estado, es contar con un adecuado registro de los trámites que cada institución tiene, y a nivel Estado es pieza fundamental para implementar dicho proceso, es por ello que nuestro país y otros en la región han realizado un levantamiento asociada a los trámites y su caracterización.
En nuestro país, la División de Gobierno Digital (DGD) – perteneciente a la Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES), creó un registro denominado Registro Nacional de Trámites, o RNT por sus siglas. Su objetivo es disponer de información agregada y comparable para tomar decisiones estratégicas transversales en materias de inversión, simplificación, eliminación y digitalización de trámites, así como dotar de un insumo muy valioso a la estrategia e implementación de la ley de Transformación Digital.
Para su análisis, procedimos a estudiar los datos e información de carácter pública de dicho registro (alguno de esos datos tuvimos que pedirlos por solicitud de acceso a la información), y otros los estamos esperando para continuar con nuestro análisis, pero bueno, ya llegarán y con ello podremos profundizar el análisis.
Universo de Trámites
El registro vigente al año 2021 contenía 3.500 trámites informados por 217 servicios públicos del gobierno central, muestra que el 86% de los trámites registrados se encuentran con un nivel de digitalización 3d y 4 (categorización definida por la autoridad, correspondiente a nivel de digitalización completa, nivel 4 y al menos en las etapas en que ello es factible, nivel 3d ), esa cifra subió a 88% en julio de 2022.
Reconociendo el gran avance que se ha logrado en la digitalización de trámites, es necesario tener presente que el RNT no es exhaustivo para capturar la oferta universal de trámites del Estado. Esto se justifica, al menos, por lo siguiente:
- El primero, y más evidente, radica en el hecho de que el registro excluye trámites de municipios y gobiernos regionales, por lo que la nómina es acotada por definición.
- El número de trámites que ingresa un servicio público es utilizado para establecer metas de digitalización que – de no cumplirse – pueden incidir en el incentivo remuneracional de los funcionarios de dicho organismo, dados los compromisos de gestión, lo cual puede incidir en la decisión de un servicio de incluir (o no) un determinado trámite en la medida que este afecte (positiva o negativamente) el indicador y meta comprometida.
- Trámites informados con muy alta probabilidad de cumplimiento de digitalización, esto es que su proceso de digitalización ya está en curso y bien planificado en el corto plazo.
Rendición de cuentas
Es una práctica destacable que la DGD disponga de un portal web con la información y datos referidos al registro RNT (tramites.gob.cl), en cuya sección de “Cifras” se actualiza periódicamente el avance de digitalización del gobierno central. Adicionalmente, el portal incluye otras visualizaciones, esto es, i) trámites por Ministerio, ii) digitalización por institución y iii) trámites realizados por canal de atención.
Pero creemos que sería bueno que estuviera la serie de tiempo de dichos reportes, ya que pudimos acceder a la información de los datos del registro luego de hacer una solicitud de acceso a la información. Sería bueno contar con las versiones del registro que se actualiza trimestralmente, tanto en el portal RNT como en el portal de datos abiertos del gobierno. Esta información, es clave para controlar comportamientos oportunistas que pueden existir por parte de los servicios para efectos de dar cumplimiento a sus metas de gestión institucional.
Doble contabilización de trámites
Según lo descrito en el documento Diccionario de preguntas para la caracterización de trámites en el Registro Nacional de Trámites, los Trámites Transversales son “obligaciones que aplican a todas las instituciones públicas, y surgen de alguna regulación general de la administración, típicamente a través de una ley”. Estos pueden ser provistos por una plataforma compartida del Estado en una lógica de servicios compartidos o share services, o bien por un sistema propio de la institución.
A julio de 2022, bajo esta clasificación en el RNT, se encuentran los trámites: i) Solicitud de Acceso a la Información Pública (Ley 20.285) y ii) Solicitud de Audiencia (Ley 20.730, denominada como Ley del Lobby). Salvo la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez, ambos trámites son parte de la nómina de trámites en 216 servicios públicos, se hace necesario reflexionar la pertinencia de incluir (o no) estos trámites en la medición global del nivel digitalización para cada institución. Si estos trámites se contabilizaran una sola vez, el indicador pasaría de 85% a 83%.
Exhaustividad del Registro NT
El RNT se nutre de los datos que informa cada institución, los que son de su exclusiva responsabilidad, como el mismo registro declara, es decir, los trámites son informados por cada institución, por lo que el RNT será exhaustivo en capturar la oferta de trámites del Estado en la medida que los servicios así lo sean.
Sin embargo, en el RNT se identifican algunas instituciones con pocos trámites informados, incluyendo Solicitudes de Acceso a Información Pública y de Lobby pero no otros trámites que están más vinculados a la propuesta de valor público de cada institución. En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos de instituciones que reportan pocos trámites y que claramente, tanto por su quehacer como por lo que se puede ver en su sitio web son más.
Como se aprecia algunas instituciones presentan un volumen muy bajo de trámites totales, lo que claramente no se condice con su mandato y complejidad de gestión.
Se observa que la exhaustividad del RNT puede verse afectada por su vinculación a mecanismos de incentivos remuneracionales, así como compromisos relacionados a la Ley Nº 21.180 de Transformación Digital, con el propósito de facilitar la obtención de los bonos y/o reconocimiento por parte de la ciudadanía. Este fenómeno se conoce en la literatura como la tendencia al gaming.
Incluso algunas instituciones reportan cumplimiento del 100% hace ya varios años, lo que llama la atención.
Entendiendo que el proceso es de autoreporte, con algunos servicios públicos queda la sensación dada su complejidad que existe subreporte por parte de dichas instituciones.
Por lo que este instrumento requeriría de un proceso que permita poder controlar de mejor forma la completitud de la información.
En síntesis
Creemos que el registro debe tomar algunas medidas, entre las que podemos mencionar
- Mecanismos de validación del universo reportado, por ejemplo haciendo un proxy respecto de la misión de dicha institución versus la cantidad de trámites esperados.
- Trámites de carácter transversal, contabilizarlos en las instituciones proveedoras del servicio y no en el resto
- Publicar información de variaciones a los largo del tiempo, que permita construir la evolución de los servicios.
- Mejorar la definición de trámite (alcance), dado que algunos servicios tienen la tendencia a no incluir ciertas interacciones por no considerarlas trámites.
Hasta aquí este análisis preliminar, en cuanto tengamos todos las datos procederemos a una evaluación más exhaustiva.
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Fuente: Alejandro Barros (Trámites, una mirada desde los datos).
