¿Qué metodologías aplicar en los proyectos universitarios?

Qué Metodologías Aplicar en los Proyectos Universitarios

Durante la etapa universitaria se tiende a participar en diferentes proyectos para aplicar la teoría dada en clase de una manera práctica. Sin embargo, en ocasiones no se tienen los enfoques ni las metodologías claros para abordar el proyecto. Sin duda, esto es un gran problema dado que, parte del éxito del proyecto se basa en cómo se va a planificar y ejecutar. Entonces, ¿qué parámetro clave se debe tener en cuenta para reducir el riesgo de cancelar un proyecto universitario? Los factores ambientales.

 

¿Qué enfoques y metodologías de gestión de proyectos son más apropiadas en proyectos universitarios?

Ya sea un proyecto dentro de una asociación o un proyecto con compañeros, es crucial conocer y tener muy en cuenta los factores ambientales, es decir, el entorno en el que se lleva a cabo el proyecto. Los factores ambientales son unos parámetros que pasan por lo general desapercibidos pero, en realidad, marcan un punto de partida para aplicar el enfoque y metodologías apropiadas para el proyecto. A continuación, se describen algunos de los factores ambientales más generales que influyen en un proyecto universitario:

Factores ambientales en un proyecto universitario
Factores internos ¿Qué talento desarrolla en proyecto? Los estudiantes que participan en el proyecto suelen ser personas activas y con gran interés en aportar valor al proyecto. Por otro lado, es altamente probable que no se tenga una alta experiencia.
¿Cuántos recursos son aportados en el proyecto? Los recursos humanos no suelen ser escasos, aunque dada la poca experiencia de ellos, podrían no ser suficientes. Por otro lado, los recursos económicos suelen ser ajustados.
¿Dónde se realiza el proyecto? Se suele realizar en remoto o en aulas de la universidad correspondiente.
¿Qué unidad y cultura hay en el grupo/equipo? Este es un factor importante ya que, a diferencia de una empresa, se suele participar de manera voluntaria, sin un beneficio económico. Los conflictos internos pueden escalar con mayor facilidad a la cancelación del proyecto.
Hay profesores o profesionales que intervienen en el proyecto? Un punto a favor sería tener de una manera cercana a algún profesor o prefesional que, tanto a nivel técnico como de gestión, pudiera aportar valor y conocimiento en el proyecto.
Factores externos ¿Quién respalda el proyecto? La universidad suele ser el stakehlder de mayor peso, pudiendo llegar a ser el cliente del proyecto.
¿Qué legislación influye en el proyecto que se desarrolla? Siempre existe una legislación que no se puede violar. Aunque da el alcance de estos proyectos, podría escalarse a normas de la propia universidad.

Tabla 1: Factores ambientales generales de un proyecto universitario.

 

Entonces, ¿cuáles son los enfoques y las metodologías que se pueden aplicar a proyectos universitarios?

La respuesta es, por supuesto, tantos como existan mas sus diferentes combinaciones según las características del proyecto y del grupo que lo desarrolle.

 

Enfoques y Metodologías del proyecto

En la siguiente tabla se observan las propiedades de los distintos enfoques en las diferentes características de los proyectos.

Propiedades ADAPTATIVO PREDICTIVO
Prioridad de negocio Valor Cumplimiento
Estabilidad de requisitos Entorno inestable Entorno estable
Rigidez del producto Modificable Difícil de modificar
Coste del prototipado Bajo Alto
Criticidad del sistema Baja Alta
Tamaño del equipo Pequeño Grande
Nivel profesional Senior Junior
Cultura organizativa Horizontal y flexible Vertical y rígida
Modelo de desarrollo Personas Procesos

Tabla 2: Propiedades del proyecto para elegir un enfoque adaptativo y predictivo.
Fuente: Educational Foundation Project Management Institute , Pérez, A. (2020, 26 octubre). ¿Ya conoces los Factores Ambientales que afectan a tus proyectos?

 

Existen una gran variedad de metodologías que se pueden aplicar en los diferentes enfoques. A continuación, se presentan las metodologías más típicas en cada enfoque. Cabe destacar que la metodología V-Model está incluida dentro del enfoque predictivo dada la secuencia de fases predefinida desde el comienzo del proyecto aun siendo una metodología basada en la iteración.

 

ENFOQUE METODOLOGÍA
Predictivo Waterfall
V-Model
Critical Path Method (CCPM)
Critical Chain Project Management (CCPM)
Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
Adaptativo Kanban
Scrum
eXtreme Programming (XP)
Lean Project Management
Six Sigma

Tabla 3: Metodologías más habituales en los enfoques adaptativo y predictivo.

 

Y la pregunta clave es, ¿qué enfoques y metodologías son las más recomendables aplicar en un proyecto universitario? Si se combinan los factores ambientales con los enfoques explicados anteriormente, la Tabla 2 quedaría de la siguiente manera:

Propiedades ADAPTATIVO PREDICTIVO
Prioridad de negocio Valor Cumplimiento
Estabilidad de requisitos Entorno inestable Entorno estable
Rigidez del producto Modificable Difícil de modificar
Coste del prototipado Bajo Alto
Criticidad del sistema Baja Alta
Tamaño del equipo Pequeño Grande
Nivel profesional Senior Junior
Cultura organizativa Horizontal y flexible Vertical y rígida
Modelo de desarrollo Personas Procesos

Tabla 4: Enfoque asociado a las propiedades de un proyecto universitario.

 

Teniendo en cuenta los factores ambientales, las metodologías más recomendadas de la Tabla 3 serían Waterfall, V-Model, Kanban y XP (en caso de desarrollo de software).

Por un lado, realizar una lista de actividades o tareas secuencial (Waterfall) que permita ubicar y guiar al equipo es bastante importante en este entorno universitario.

En caso de desarrollar un producto tecnológico y/o software sería más interesante aplicar V-Model dada la necesidad de validación de los diferentes componentes.

Por otro lado, la metodología Kanban puede aplicarse de una manera sencilla y es útil a la hora de realizar jornadas de trabajo intensivas donde el equipo está reunido. Con esta metodología se observa la lista de actividades o tareas planificadas de una manera muy visual.

Finalmente, la metodología XP es interesante en desarrollo de software en casos donde se tiene a un profesor responsable del proyecto o el cliente (la universidad) que pueda recibir y dar feedback de manera frecuente. Clement James Goebel explica las prácticas de la metodología XP.

 

La Importancia del Producto Mínimo Viable (PMV)

Cualquiera de las metodologías aplicadas, en el entorno universitario es casi un requisito perseguir un PMV (Producto Mínimo Viable). Es una ficha clave que permite demostrar al cliente el valor y compromiso del equipo de estudiantes en el proyecto. De hecho, no es casualidad que uno de los objetivos fundamentales a seguir en una start-up es, justamente, alcanzar cuanto antes un PMV.

En caso de querer aplicar Scrum, la organización eduScrum propone una metodología Scrum aplicada en un entorno estudiantil, sin importar el curso o formación de los estudiantes. En su página web se puede encontrar la guía de eduScrum en 21 idiomas de manera gratuita.SCRUM

 

Definir los Factores Ambientales del proyecto Cosmos:

Antes de realizar una conclusión, voy a mostrar un ejemplo de un proyecto universitario real en el que participo dentro de la Asociación Aeroespacial Cosmos. Este proyecto consiste en diseñar y fabricar un dron con una serie de características. Veamos qué factores ambientales de los descritos al comienzo del post están presentes:

Factores ambientales en un proyecto universitario
Factores internos ¿Qué talento desarrolla en proyecto? -Perfiles muy variados de estudiantes tanto del campo de la ingeniería como externos al mismo.
-Gran actividad y dedicación en el proyecto (una media de 6 horas semanales por persona).
-La experiencia de los integrantes del equipo es muy variable.
¿Cuántos recursos son aportados en el proyecto? -El equipo está formado por 22 personas.
-Se han conseguido suficientes recursos económicos para el desarrollo de este proyecto.
¿Dónde se realiza el proyecto? -Por lo general en remoto.
-Se realiza al menos una reunión online semanal para revisar y actualizar el estado del proyecto.
-Se realiza ocasionalmente jornadas de trabajo presenciales, pues han demostrado una mayor eficiencia en el desarrollo de las tareas.
¿Qué unidad y cultura hay en el grupo/equipo? -La unidad del equipo es buena y se respetan los roles asignados, favoreciendo la asignación de responsabilidades.
-Las reuniones periódicas forman parte de la cultura del equipo, así como las jornadas presenciales de trabajo.
Hay profesores o profesionales que intervienen en el proyecto? -Sí, existen varios profesores y profesionales interesados en el proyecto que aportan experiencia y conocimiento.
Factores externos ¿Quién respalda el proyecto? -En este caso contamos con respaldo de varias instituciones públicas, así como de grupos de investigación dentro de la universidad.
¿Qué legislación influye en el proyecto que se desarrolla? -Debemos ajustar nuestro producto a la normativa impuesta por AESA referente a drones.

 

Analizando los factores ambientales, nos encontramos con una tendencia a usar un enfoque predictivo ya que tenemos a un equipo con experiencia variable, unos requisitos y limitaciones marcados por la legislación que varían a largo plazo, un coste de prototipado alto y un tamaño del equipo relativamente grande. Esto no descarta que la rigidez del producto no sea excesivamente alta y que la cultura organizativa sea más bien horizontal, aunque con unos roles bien definidos.

Por tanto, las metodologías que aplicamos en este proyecto son: por un lado, Waterfall para diferenciar las etapas de la fase de desarrollo de la aeronave (conceptual, preliminar y detallada); por otro lado, dentro de cada etapa se aplica V-Model debido al proceso iterativo preestablecido que sufre el diseño de una aeronave; también aplicamos Kanban en las jornadas de trabajo para mantener una imagen visual del estado del proyecto actualizado al momento; finalmente y dada la naturaleza del proyecto, tras la fase detallada del producto nos aventuraremos con Scrum para personalizar el comportamiento de la aeronave durante el vuelo según guíe el cliente.

Combinar metodologíasImagen 2: Combinación de metodologías aplicadas en distintas fases del proyecto universitario.

Como se observa, se han combinado metodologías con enfoques tanto predictivos como adaptativos a partir de los factores ambientales. En la parte de la izquierda se observa una tendencia en el uso de metodologías predictivas. El motivo reside en alcanzar el PMV apoyándose en las buenas prácticas recomendadas por bibliografía, además de ser metodologías más sencillas de aplicar para nuestro caso. Una vez alcanzado este PMV, comienza una etapa de personalización basada en la experiencia de pilotaje del cliente, invitando a detallar sus requerimientos mediante metodologías adaptativas.

 

Conclusión

A lo largo de este post se ha realizado un análisis rápido a los factores ambientales más generales en un proyecto universitario, así como las características de diferentes enfoques y las metodologías más usadas. Dado que los factores ambientales analizados dejan de manera ambigua qué enfoque aplicar en el proyecto, se ha recomendado el uso de metodologías de enfoques tanto predictivos como adaptativos: Waterfall, V-Model, Kanban y XP.

A pesar de ello, sí se hace hincapié en la importancia de alcanzar un PMV (Producto Mínimo Viable) en este contexto. Finalmente, se ha expuesto un ejemplo de un proyecto universitario real al que se han ajustado las metodologías usadas en base a los factores ambientales del proyecto.

 

Bibliografía

  • Educational Foundation Project Management Institute (s. f.). Recuperado 6 de abril de 2022, de https://www.pmi.org/pmi-educational-foundation
  • Pérez, A. (2020, 26 octubre). ¿Ya conoces los Factores Ambientales que afectan a tus proyectos? CEOLEVEL.
  • Jackson, M. B. (2012). Step by step. PM Network, 26(6), 56–61.
  • Johansson, C., & Bucanac, C. (1999, abril). The V-Model. University Of Karlskrona/Ronneby.
  • Hollingsworth, C. (2011). What kanban can do. PM Network, 25(3), 66–67.
  • Goebel, C. J. (2003). Managing software development using extreme programming. Paper presented at PMI® Global Congress 2003—North America, Baltimore, MD. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
  • Hendershot, S. (2015). Move over, Silicon Valley: emerging startup hubs drive demand for tech-savvy practitioners. PM Network, 29(11), 26–35.
  • Pampliega, C. J. (2021, 1 marzo). Jornada FAE Burgos sobre Gestión de Proyectos.

 

Autor

DANIEL MARTINEZ DE LA FUENTE

Daniel Martínez de la Fuente

Cofounder of Asociación Aeroespacial Cosmos

 

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Fuente: SalineroPampliega (¿Qué metodologías aplicar en los proyectos universitarios?).