Soy Iván Rivera, PMP
Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.
Esta es la última Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?
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NOMBRE:
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Técnica Pomodoro
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FUNDAMENTO:
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La técnica de Pomodoro se basa en la idea de que podemos ser los más productivos si nos concentramos intensamente en una cosa durante un breve período de tiempo antes de tomar un descanso.
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VISIÓN GENERAL:
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Esta técnica fue desarrollada por Francesco Cirillo, y recibe su nombre del temporizador de cocina con forma de tomate (Pomodoro) que Francesco utilizó para seguir el progreso de su trabajo.
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, manejo del estrés, evitar distracciones, realizar una sola tarea, establecer prioridades, decir «No»
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PROCESO:
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1. Hacer una lista de tareas pequeñas que se deben lograr o dividir una tarea grande en más pequeñas
2. Establecer un temporizador para 25 minutos y prestar toda su atención a la tarea en cuestión. 3. Cuando suene el temporizador, tomar un descanso de 5 minutos 4. Configurar el temporizador para 25 minutos y abordar la siguiente tarea 5. Después de completar cuatro sesiones de 25 minutos, tomar un descanso de 30 minutos 6. Repetir el proceso hasta que termine con la tarea o proyecto |
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VENTAJAS:
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Mejores estimaciones de tiempo
Tiempo de trabajo fijo: es más probable mantenerse concentrado Los descansos regulares ayudan a eliminar el agotamiento y a mejorar el rendimiento. Los pomodoros son una forma fácil de rastrear la rentabilidad y la productividad. |
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DESVENTAJAS:
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Debe dejar de trabajar una vez que se agoten los 25 minutos: si lo está haciendo particularmente bien, esto es contraproducente
Hay quién encuentra que la amenaza constante de un temporizador puede ser una distracción y las interrupciones perpetuas pueden ser perjudiciales |
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NOMBRE:
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Horario Ideal Biológico (biological prime time)
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FUNDAMENTO:
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El horario ideal biológico es la hora del día en que se tienen los niveles de energía más altos, por lo que es más probable ser productivo en el trabajo.
El término «Biological Prime Time» fue introducido por primera vez por Sam Carpenter en su libro Work the System |
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VISIÓN GENERAL:
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Una vez que se determina el horario ideal biológico, se podrá asignar las tareas más importantes y prioritarias a este momento.
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, evitar distracciones, objetivos SMART Resuelve problemas de programación ineficaz |
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PROCESO:
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Se recomienda experimentar con el trabajo durante varios días (al menos 20 días).
Hacer un seguimiento de los niveles de concentración, energía, motivación y capacidad de atención durante estos días Es mejor realizar un seguimiento de estas variables dentro de un período de tiempo fijo, por ejemplo, de 9 a.m. a 5 p.m. todos los días Registrar los resultados cada hora y cada día Después de 20 días, analizar los resultados: seguramente determinada hora del día se destacará como la hora en que se pudo realizar la mayor parte del trabajo Una vez identificadas las horas más productivas del día durante estos 20 días, se debe comenzar a asignar las tareas prioritarias futuras a este momento Asignar las tareas menos importantes a los períodos de tiempo que ha notado que la concentración, niveles de energía y capacidad de atención son bajos |
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VENTAJAS:
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Identificar cuándo se es más productivo y asignar todas las tareas cruciales a este período de tiempo.
Identificar cuándo se es menos productivo y asignar actividades menos importantes, pero aún vitales, como administrar correos electrónicos y hacer llamadas telefónicas |
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DESVENTAJAS:
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Se debe ajustar y cambiar la rutina a menudo, y realizar un seguimiento durante más tiempo si se desea identificar correctamente el horario de máxima audiencia biológica
Si está subordinado a alguien y tiene que cumplir con los plazos, conocer su tiempo biológico principal no será útil: tendrá que trabajar de acuerdo con las solicitudes y plazos de sus jefes |
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NOTA: Esta es otra de las técnicas que yo uso
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NOMBRE:
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Flow Time
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FUNDAMENTO:
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La técnica de Flow Time es similar a la técnica de Pomodoro, ya que fomenta el enfoque en un proyecto o tarea específica durante un corto período de tiempo. Sin embargo, a diferencia de la técnica Pomodoro, alienta a continuar si se encuentra en “flujo” (en “la zona”).
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VISIÓN GENERAL:
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Flowtime intenta proporcionar los mismos beneficios que Pomodoro (es decir, el seguimiento del tiempo, la eliminación de tareas y los descansos regulares) sin el estrés o la interrupción que lo acompañan.
En lugar de alternar estrictamente entre, 20 minutos de trabajo y 10 minutos de descanso, la técnica Flowtime permite trabajar todo el tiempo que se quiera. En la mañana, es posible que realizar 90 minutos de trabajo antes del primer descanso, mientras que en la tarde puede necesitar cambiar entre 10 minutos de trabajo y 10 minutos de descanso. Esta técnica proviene de la técnica de Pomodoro, pero es menos rígida en términos de tiempo para sesiones de trabajo y descansos. También es similar a la técnica de Timeboxing, solo se le recomienda considerar si continuará trabajando una vez que haya expirado el tiempo, no forzado a detenerse. Se puede crear un registro de Tiempo de trabajo (en minutos) a medida que se avanza, o cuando termina una tarea, o incluso al final del día. Estos son datos importantes que se pueden usar para planificar el día, observar los tiempos más productivos y cualquier correlación entre los períodos de descanso y el tiempo de trabajo sostenido. Flowtime fue desarrollado por Dionatan Moura, ingeniero de software, en 2015. Mejora las habilidades de administración del tiempo : manejo del estrés, tareas individuales |
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PROCESO:
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VENTAJAS:
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Obtiene los beneficios de las sesiones de trabajo de Pomodoro con la libertad para decidir cuánto durarán las sesiones de trabajo y los descansos.
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DESVENTAJAS:
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El tiempo prescrito para la duración de las sesiones de trabajo puede llevar a olvidar los descansos y al riesgo de agotamiento
El análisis de las tareas es totalmente individual; hay que ser cuidadoso al analizarlas Falta general de reglas |
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NOTA: Esta es otra de las técnicas que yo uso
Conclusiones:
Obviamente, para poder administrar el tiempo es necesario entender claramente que es todo lo que debemos hacer. Tener claros los objetivos.
Todos los métodos asumen que tenemos un objetivo claro, por lo que somos capaces de determinar las tareas a completar.
De esa lista deberemos priorizar para decidir que tarea ejecutar. Y trabajar en solo una tarea a la vez.
Me considero una persona muy visual, por lo que, como he comentado, uso kanban porque me gusta poder ver todo mi trabajo de una vez, tener claro lo que estoy trabajando y qué queda pendiente.
Además conozco mi Prime Time Biológico, con un par de picos de productividad en la segunda parte de la mañana y la segunda parte de la tarde. Con este conocimiento, procuro hacer mi tarea más importante por la mañana y aprovechar al máximo también el pico de la tarde.
Empecé a usar pomodoro pero me siento más cómodo trabajando en forma continua hasta que el mismo organismo o el ambiente me pide interrumpir, así que uso mi versión de flowtime. Finalmente acostumbro llevar un “semanario de productividad”.
Supongo que es claro decir que cada quién debe elegir el propio método (o la combinación de ellos), adaptarlo y hacer lo requerido para que le funcione.
Creo que es mejor tener un método (propio) que no tener nada y ahogarse en tareas y emergencias.
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Bibliografia:
5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/
If the Pomodoro Technique Doesn’t Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191
Fuente: Iván Rivera PMP (¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 9 de 9).
