Soy Iván Rivera, PMP
Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.
Esta es la Quinta Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?
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NOMBRE:
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Getting Things Done (GTD)
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FUNDAMENTO:
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La técnica Getting Things Done (GTD) es un proceso de 5 pasos que ayuda a reunir, recopilar y organizar sus pensamientos, tareas y proyectos para que pueda abordarlos de manera efectiva.
Un método de cinco pasos que le permite hacer una lluvia de ideas sobre sus tareas y convertirlas en una lista de tareas directas. |
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VISIÓN GENERAL:
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Getting Things Done (GTD) fue presentado por David Allen en su libro Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity .
Mejora las habilidades de administración del tiempo: planificación efectiva, establecimiento de prioridades, objetivos SMART Resuelve problemas de programación ineficaz |
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PROCESO:
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Capturar: usar una grabadora de voz, un bloc de notas o una aplicación de notas para capturar y grabar todo lo que le llame la atención. Cuanto antes se registre, antes dejará de depender de la memoria, lo que permitirá enfocarse en la resolución de problemas o la tarea en lugar de recordar.
Aclarar: tan pronto como se capture algo, determinar si es accionable y, de ser así, determinar de inmediato el siguiente paso. De lo contrario, si nunca será procesable hay que desecharlo o si eventualmente será procesable hay que archivarlo para después. Organizar: si algo es procesable, ponerlo con otros elementos procesables similares Reflexionar: Revisar regularmente las listas y mover las tareas en consecuencia. Si no está progresando en una tarea, es posible que deba archivarlo o prestarle más atención. Ejecutar: Hacer cada una de las tareas que estén en las listas |
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VENTAJAS:
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Mantiene todas las tareas y proyectos en perspectiva.
Permite tener la mente despejada una vez que se capturan todas las tareas que se puedan imaginar |
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DESVENTAJAS:
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Se debe usar la fuerza de voluntad para progresar con el trabajo: GTD no proporciona pautas para lidiar con las distracciones
La organización de las tareas se realiza por contexto y no por proyecto, lo que puede ser inútil para las personas que están acostumbradas a analizar tareas en relación con un proyecto. Demasiados elementos en la lista pueden volver ineficaz el método, ya que será menos probable estructurar el trabajo del día |
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NOTA: Ya hemos comentado del método GTD en esta entrada.
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NOMBRE:
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Eat that Frog
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FUNDAMENTO:
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Esta técnica de administración del tiempo está dirigida a priorizar tareas. Elegir la tarea más importante o peor (la «rana») y abordarla a primera hora de la mañana. Una vez que se ha terminado con la «rana», puede pasar a otras tareas para el día, pero no antes.
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VISIÓN GENERAL:
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Esta puede ser una tarea que requiere toda su atención (debido a su importancia o dificultad), una que ha estado evitando (porque es aburrida, exigente o difícil).
La premisa «Eat that Frog» fue desarrollada por Brian Tracy, en su libro «Eat that Frog! 21 grandes maneras de dejar de procrastinar y hacer más en menos tiempo» . Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, objetivos SMART Resuelve problemas de programación ineficaz, multitarea, plazos vencidos |
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PROCESO:
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Debe identificar las tareas en función de su prioridad y etiquetar en consecuencia:
Tarea A: tarea más importante, la que debe abordar primero o sufrir las consecuencias. Tarea B: segunda tarea más importante, la que debe abordar después de la Tarea A. Menos importante, pero aún vital. Tarea C: una tarea que podría hacer, pero no sufriría consecuencias si no lo hiciera. Tarea D: una tarea que idealmente debería delegar a otra persona y asignar este tiempo a la Tarea A. Tarea E: una tarea que realmente no necesita hacer, por lo que puede eliminarla. |
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VENTAJAS:
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Hacer la tarea más importante o la peor a primera hora de la mañana garantiza que el resto de los elementos en el día serán más fácil de lograr; esto es motivante y da energía
Priorizar tareas se vuelve más fácil y queda el resto del día para realizar tareas más agradables. |
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DESVENTAJAS:
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Un comienzo del día difícil y desmoralizador.
Puede ser rígido y poco práctico si su tarea más importante cambia durante el transcurso del día. |
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Fin de la Quinta Parte
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Bibliografia:
5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/
If the Pomodoro Technique Doesn’t Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/
Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17
The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191
Fuente: Iván Rivera PMP (¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 5 de 9).
