Soy Iván Rivera, PMP
Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.
¿Qué nos espera después del coronavirus?
Voy a escribir este post pensando que el Coronavirus va a quedarse en nuestras vidas, por lo que debemos establecer como seguir siendo funcionales (y ejecutar proyectos) en su presencia.
Como en otros casos, uso como guía para desarrollar las ideas, las áreas de conocimiento de Administración de Proyectos propuestas en el PMBOK (R).
Partamos del hecho de que no va a haber cambios en las definiciones de alcance, porque el cliente espera que gente de ver un proyecto que resuelva sus necesidades.
Tampoco debería de haber cambios en las definiciones de calidad, porque siempre espera que se le entregue el proyecto sus productos con la calidad acordada.
Seguramente los demás aspectos se van a ver impactados por la «Nueva Normalidad».
Sobre Recursos Humanos e Interesados (no voy a polemizar sobre si se deben tratar juntos o separados), hay que considerar el trabajar con equipos dispersos, en donde habrá personas que trabajen desde sus casas.
Cada persona que esté en su casa debe tener disponible equipo de cómputo, conexión a internet, comunicación, tal vez impresión. Las organizaciones deben definir con los empleados cómo se va a hacer el arreglo de estas cuestiones, sobre todo cuando recién se establece una relación laboral.
En los equipos de trabajo que tenían que estar ubicados en el espacio físico de la empresa, se debe considerar que ya no sean tantas personas en un solo lugar. La necesidad de espacio adicional entre personas implica que va a haber menos personas en el espacio disponible.
Respecto a las comunicaciones, el Administrador de Proyectos y la Gerencia media deben tener un acercamiento a las personas que integran el equipo, estar al pendiente de su estado de salud. Incluso estar al pendiente del entorno familiar de cada uno.
En el aspecto de riesgos, se deben considerar ahora los riesgos asociados, en primer lugar, a que cualquier persona en el equipo enferme, y a que se puedan volver a aplicar medidas de alejamiento más estrictas. También aquellos asociados a la mayor movilidad de las personas.
Sobre el manejo de costos, hay que prevenir costos para temas de sanitización de espacios, y de comunicación con todas aquellas personas (clientes, equipo, proveedores) que van a interactuar con el proyecto en forma remota. Se deberán asignar reservas de contingencia.
En el tema de adquisiciones, habrá que establecer con los proveedores mecanismos de comunicación, reservas de contingencia y acuerdos para prevenir penalizaciones.
Sobre la Integración, considerar entre otros temas:
- Reuniones virtuales y seguimiento remoto. Presentación de reportes de avance que se puedan visualizar vía web.
- Hay que entender que ahora va a haber más trámites al entrar a cualquier instalación, por lo que hay que planear con oportunidad las horas de llegada a las reuniones de trabajo
Finalmente, hay que mantener atención a los semáforos que proporciona la autoridad civil, ya que un cambio de señalización (de verde a cualquier otro color) seguramente va a implicar restricciones de movilidad nuevamente, con el correspondiente impacto
Todo lo anterior seguramente repercutirá en el cronograma, por lo que este se deberá elaborar y mantener con todas las consideraciones mencionadas.
Cierro con algunos puntos propuestos por Continuity Central (portal que trata temas de continuidad del negocio) que deben considerarse previos al regreso al trabajo en instalaciones de la empresa.
El documento original completo se puede consultar aquí:
Fechas escalonadas de reingreso y horarios de trabajo
- Desarrollar una estrategia de regreso al trabajo. La estrategia necesita incluir un enfoque por fases con opciones para cada fase
- Identificar qué trabajo debe reanudarse (Identificar las prioridades para volver al trabajo.
- Identificar los recursos mínimos (humanos y otros) requeridos para realizar el trabajo que necesita ser reanudado
- Evaluar las opciones para realizar trabajos en otros lugares, en caso necesario
- Identificar cuándo se puede realizar el trabajo (turnos escalonados, semanas alternas, días alternos, horas revisadas, etc.)
- Identificar qué instalaciones y tecnología de la información (TI) se necesitan servicios en el sitio para devolver el lugar de trabajo al estado «listo», para fines de reocupación
- Establecer un retorno gradual al trabajo del personal basado en resultado de las decisiones tomadas en los pasos 1-6 enumerados anteriormente
- Identificar los problemas que pueden retrasar la línea de tiempo para la reentrada
- Equipo y rotación
- Temperatura y otras pruebas de detección
- Visitantes
- Áreas / habitaciones comunes
- Equipo de protección personal
- Protocolos de limpieza
- Establecer un retorno gradual al trabajo por ubicación, incluyendo sitios «hermanos» (sitios alternativos que realizan trabajos críticos).
- Ajustar horarios de trabajo
- a. Días laborables de 9 horas, durante 9 días, viernes alternos libres
- b. Días laborables de 10 horas, durante 4 días, todos los viernes libres
Visitantes
- Establecer una política de visitantes: ¿se les permitirá, o no, acceso en el sitio?
- Acceso de visitantes a las ubicaciones principales o alternativas
- Definir si los visitantes se deben adherir a las políticas con respecto a toma de temperatura
- Establecer si los visitantes necesitan instrucciones de inicio de sesión adicionales
- Desarrollar comunicaciones con los visitantes (por ejemplo, para informarles se les tomará la temperatura, si es necesario el use de mascarilla o cubierta facial, sin apretones de manos, otros)
- Enviar copia de la comunicación a los visitantes antes a su llegada al sitio
Espacio de trabajo
- Designar estaciones de trabajo, oficinas o espacio de laboratorio para los equipos de salud en el trabajo.
- Asegurar 2 metros de distancia entre un sitio de trabajo y el siguiente
- Determinar si las áreas / habitaciones comunes pueden ser reasignadas para su uso como espacios de trabajo individuales
- Establecer pisos abiertos / cerrados en días alternos
- Identificar sala(s) de aislamiento para el personal que presenta síntomas de enfermedad
- Colocar plexiglás donde se necesite una barrera física, por ejemplo, en recepción, entre estaciones de trabajo, bancos de laboratorio, cajero
- Asignar espacio solo a aquellos que necesitan estar en el sitio para realizar su trabajo. Considerar los requisitos de recursos y trabajo mínimos para ser realizados en forman local.
- Limpiar y desinfectar todas las estaciones de trabajo, oficinas, espacio de laboratorio entre uso
- Instituir la política de escritorio limpio (libre de papeles, pertenencias personales) para facilitar el proceso de limpieza
- Desarrollar un «recorrido virtual» del lugar de trabajo pospandémico para mostrar a los empleados que regresan la reestructuración espacio de trabajo para que puedan ver los cambios antes de acudir a las instalaciones
Espacios comunes
I. Generales
- Cambiar los filtros de aire acondicionado
- Mantener protocolos de distanciamiento social o cerrar áreas comunes (p. ej., cafetería, comedor, gimnasio / sala de ejercicios, centro de recreación, cine)
- Colocar letreros para reforzar el distanciamiento social en todas las áreas comunes
- Colocar letreros para reforzar la buena higiene personal en zonas comunes
- Asignar un código de color de habitaciones para indicar si una habitación se puede usar o no
- Abrir las puertas o quitar las bisagras de las puertas para minimizar los puntos de alto contacto
II. Aprobar la entrega de alimentos ordenados por el personal de vendedores externos
III. Área de recepción
- Colocar desinfectante para manos a base de alcohol en la recepción y en toda el área de recepción
- Colocar aviso de nuevas instrucciones para visitantes
IV. Salas de conferencias
- Establecer mecanismos para hacerlas inaccesibles (bloqueo o cinta de precaución)
- Ajustar la capacidad de la sala de conferencias en un 50% a través de sistema de reserva en línea o avisos colocados afuera; eliminar mesas adicionales, eliminar el exceso de mesas y sillas
- Limitar el tiempo permitido para reuniones, por ejemplo, 1 hora, 30 minutos
- Colocar desinfectante para manos a base de alcohol en la entrada
- Limpiar y desinfectar entre usos
V. Salas de descanso
- Retirar cafeteras
- Retirar vasos de papel
- Proporcionar tazas y utensilios envueltos individualmente; requerir que se pongan en el lavavajillas después de su uso
- Colocar el desinfectante para manos a base de alcohol cerca sala de descanso
- Mantener el suministro de jabón y toallas de papel.
- Proporcionar solo refrigerios envueltos individuales
- Retirar los artículos del refrigerador y Limpiar el refrigerador. al final del día, diariamente
- Limpiar y desinfectar las salas de descanso entre usos
VI. Cafetería
- Ajustar la capacidad en un 50%; eliminar el exceso de mesas y sillas
- Colocar desinfectante para manos a base de alcohol en la entrada
- Eliminar las opciones de buffet de autoservicio, por ejemplo, barra de ensaladas, estaciones de sopa
- Servir comidas individuales envueltas
- Solicitar al personal que traiga sus propias comidas
- Retirar los utensilios o tenga utensilios envueltos individualmente
- Colocar al asistente de limpieza en la cafetería
- Retire los artículos del refrigerador y Limpiar el refrigerador. al final del día, diariamente
- Limpiar y desinfectar las áreas de cocina y asientos entre uso
VII. Espacios de copiado
- Colocar desinfectante para manos a base de alcohol en la entrada
- Colocar toallitas a base de alcohol al lado de las fotocopiadoras
- Establecer el horario de limpieza en cada sala de copia
- Asignar una persona / equipo de personas cuyo trabajo es hacer la fotocopia
VII. Elevadores
- Uso alternativo de los elevadores (por ejemplo, un día de uso, un día de descanso)
- Limitar el número de pasajeros en el elevador a 4; pedir a cada uno que se pare en una de las esquinas
- Con elevadores grandes, se puede considerar un operador de elevador
- Cubrir los botones del elevador con plástico; reemplazar regularmente
- Colocar desinfectante para manos a base de alcohol en la entrada y dentro del elevador
- Limpiar y desinfectar el elevador incluyendo botones interior / exterior
- Establecer horarios de limpieza en cada elevador
VIII. Baños
- Restringir la cantidad de baños abiertos
- Limitar la ocupación en cualquier momento
- Mantener el suministro de jabón y toallas de papel.
- Colocar el bote de basura cerca de la puerta de salida, ya sea adentro o fuera del baño para que el personal deposite papel toallas a la salida
- Mantener el horario de limpieza en cada baño
Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:
Fuente: Iván Rivera PMP (Regreso a la «Nueva Normailidad» en México después del COVID-19. ¿Cómo regresar a las actividades?).
