Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.
La gestión de tiempo es un tema que hemos revisado en el menos un par de ocasiones aquí y aquí.
- Identificar todas las tareas que se deben completar en un lapso de tiempo
- Reservar tiempo para tareas prioritarias, tareas de rutina, pero también para descansos
- Manejo adecuado del estrés
- Administración adecuada del equipo de trabajo.
- Seguimiento del progreso del proyecto e identificación de retrasos
- Establecimiento de objetivos INTELIGENTES (SMART): asegúrese de que los objetivos que se establezca sean específicos (Specific) , medibles (Measurable), alcanzables (Achievable), relevantes (Relevant) y con plazos determinados (Time-bound).
- Planificación efectiva: Tener objetivos claros, así como tareas y recursos definidos para hacer un plan claro que guíe hacia alcanzar los objetivos.
- Manejo del estrés: hay que asegúrarse de manejar el estrés con estrategias y tácticas para prevenirlo o aliviarlo.
- Delegación adecuada de tareas: delegar tareas ayuda a aliviar la carga de trabajo y compartirla con colegas y empleados competentes.
- Evitar distracciones: las distracciones quitan el tiempo que usarse en trabajo (o incluso relajándose), por lo que deben a evitarse.
- Tarea única: concentrarse en una tarea a la vez ayuda a entregar resultados finales de calidad mucho mejor que cuando se realizan muchas tareas.
- Decir «No»: esta palabra ayudará a ahorrar más tiempo para las tareas prioritarias.
- Establecer prioridades: invertir tiempo en las tareas correctas requerirá menos esfuerzo, pero traerá mejores resultados. Esto también se conoce como la regla 20/80, o el principio de Pareto.
- Vencer la procrastinación: identificar las causas de dilación y enfréntalas.
NOMBRE
|
CLASE
|
ENTREGA
|
Método de autoenfoque
|
Generales
|
Primera (esta)
|
Matriz de Eisenhower
|
||
Método de Seinfeld
|
Segunda
|
|
Quién está cargando al mono. (Who’s Got the Monkey?)
|
||
Inbox Cero
|
Tercera
|
|
Diario de productividad
|
||
Método de acción (Action Method)
|
Basados en tareas
|
Cuarta
|
Objetivo superior
|
||
Getting Things Done (GTD)
|
Basados en tareas. Subgrupo Listas
|
Quinta
|
Eat that Frog
|
||
Lista de logros
|
Sexta
|
|
Lista de cosas que no se deben hacer
|
||
Método Kanban
|
Basados en tareas. Subgrupo Tableros
|
Séptima
|
Método de semáforo
|
||
Timeboxing – Bloqueo de Tiempo
|
Basados en cronómetro
|
Octava
|
Regla de los 10 minutos
|
||
Técnica Pomodoro
|
Novena y última
|
|
Horario Ideal Biológico (biological prime time)
|
||
Flow Time
|
NOMBRE:
|
Método de autoenfoque
|
FUNDAMENTO:
|
La mayoría de los métodos de productividad personal se centran en organizarse y no en hacer las cosas.
|
|
|
VISIÓN GENERAL:
|
Este método está diseñado en contra de los consejos de productividad tradicionales. Elimina la rigidez y la sobrecarga. Promueve el progreso real.
La clave del método de enfoque automático es solo enfocarse en una tarea a la vez: el sistema simplemente facilita saber qué tarea es la siguiente, de ahí el nombre de «enfoque automático». No hay absolutamente ninguna priorización de tareas en este sistema. Simplemente recorrer las listas y completa tareas.
|
|
|
PROCESO:
|
Si llega al final de las “tareas antiguas”, hay que ignorar las nuevas tareas, regresar al principio y repetir. Una vez que llegue al punto donde no puede completar ninguna de las tareas antiguas, se puede comenzar con las tareas nuevas. Cuando no pueda completar ninguna de las tareas nuevas, hay que procesar la lista Periódicas de la misma manera, y luego dar el mismo trato a la lista Inconclusas. |
|
|
VENTAJAS:
|
Un proceso totalmente flexible
|
|
|
DESVENTAJAS:
|
La flexibilidad implica que puede dedicarse tiempo a tareas que no impacten de forma importante en el objetivo final
|
|
NOMBRE:
|
Matriz de Eisenhower
|
FUNDAMENTO:
|
Técnica de administración del tiempo en la que se priorizan las tareas. Se basa en etiquetar cada tarea como: importante / no importante y urgente / no urgente.
|
|
|
VISIÓN GENERAL:
|
Evalúa las tareas según su importancia y urgencia y las aborda en relación con esto.
La matriz de Eisenhower lleva el nombre del presidente estadounidense Eisenhower, conocido por su productividad durante su tiempo en el cargo.
Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, tareas únicas, decir «No», evitar distracciones, objetivos SMART, delegación de tareas adecuada
Resuelve problemas de programación ineficaz, plazos vencidos, multitarea
|
|
|
PROCESO:
|
Enumere todas sus tareas y divídalas en 4 cuadrantes:
El primer cuadrante: tareas que son importantes y urgentes. Debes hacerlos de inmediato.
El segundo cuadrante: tareas que son importantes, pero no urgentes. Debes hacer un plan cuando los abordes.
El tercer cuadrante: tareas que no son importantes, pero que son urgentes. Debe delegar estas tareas a sus colegas.
El cuarto cuadrante: tareas que no son importantes ni urgentes. Debes eliminarlos por completo de tu agenda.
|
|
|
VENTAJAS:
|
Un principio directo para priorizar tareas
Permite considerar qué tareas se pueden delegar o eliminar
|
|
|
DESVENTAJAS:
|
Puede ser difícil determinar la importancia y el nivel de urgencia de las tareas
El sesgo actual puede impedir que implemente esta técnica por completo: puede existir la necesidad de concentrarse en tareas urgentes, que no son necesariamente importantes |
|
5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/
Fuente: Iván Rivera PMP (¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 1 de 9).