Soy Iván Rivera, PMP
Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.
Desde el blog de brightwork traigo ahora un arículo de Grace Windsor sobre como determinar y elegir la metodología de Adminsitración de proyectos adecuada dado el entorno en donde se va a ejecutar el proyecto.Una observación inicial es que el artículo se publicó por primera vez en Noviembre de 2016 y luego fue actualizado en Julio de 2019.
Elegir la metodología adecuada es, al perecer, una preocupacion permamente.
Menciona Grace una encuesta publicada en Harvard Business Review que revela que un obstáculo importante para la colaboración del equipo tiene que ver con el tiempo, siendo para los encuestados el tercer desafío más grande para la colaboración, después de la cultura del lugar de trabajo y la alta gerencia.
Los proyectos son increíblemente rápidos, con plazos competitivos, recursos limitados y tareas interdependientes. En este contexto, suele pensarse que trabajar en estrecha colaboración con el equipo para resolver problemas, es solo otra pérdida de tiempo. ¿Quién tiene tiempo para más reuniones o videollamadas?
Pero como bien señala Grace, comprometerse con el equipo puede aumentar la productividad y ahorrar tiempo a largo plazo. Y la colaboración aumenta cuando el equipo sabe qué hacer y puede actuar de forma independiente tanto como sea posible. En lugar de perder el tiempo resolviendo responsabilidades o decidiendo qué parte del proyecto viene después, el equipo puede simplemente trabajar.
Una forma sencilla de ganar tiempo para la colaboración en equipo es elegir durante la fase de planificación un método estándar para gestionar el proyecto.
Recordemos que una metodología es como una hoja de ruta o un conjunto de planos para el proyecto, que recomienda a los equipos instrucciones y procesos para entregar proyectos exitosos.
Tener la metodología implementada ayudará al equipo a trabajar rápidamente, estandarizar entregables y acelerar la toma de decisiones.
Pero existen muchos tipos diferentes de metodologías de proyectos que han evolucionado para satisfacer las necesidades de diversas industrias y organizaciones. Grace describe brevemente siete enfoques populares: PRINCE2, Administración de ruta crítica, Cascada, Ágil, Scrum, Híbrido y Kanban, para cerrar con algunos consejos que pueden ayduar a determinar qué metodología utilizar.
7 metodologías populares de gestión de proyectos
1. PRINCE2
PRINCE2 (un acrónimo de proyectos controlados en entornos controlados -PRojects IN Controlled Environments-) es una aproximación impulsada por procesos con un enfoque en la justificación comercial y una estructura definida para los equipos.
Fué desarrollado en 1989 por el gobierno del Reino Unido y es utilizado en más de 150 países.
PRINCE2 divide un proyecto en etapas y trata cada etapa como su propia entidad con un plan. Consta de 7 Principios, 7 Temas y 7 Procesos para garantizar que los proyectos estén completamente planificados y controlados desde el principio. Los principios clave incluyen:
Aprender de cada etapa.
Tener claramente definidos los roles y responsabilidades
Un enfoque en la calidad.
PRINCE2 es aplicable a todos los tipos de proyectos.
2. Gestión de ruta crítica
Esta metodología fué desarrollada en la década de 1950 y utiliza la duración de las tareas del proyecto para planificar la línea de tiempo.
El proyecto se divide en fases con tareas asociadas. Se asigna una duración estimada a cada tarea y fase, lo que crea la línea de tiempo general. Esto generalmente se basa en la duración de la tarea más larga.
Critical Path Management permite a los equipos centrarse primero en tareas más cortas, gestionar riesgos, asignar recursos y comparar el progreso planificado con el progreso real.
Este enfoque aumenta la responsabilidad y la transparencia en torno a la propiedad de la tarea y aclara el impacto de los retrasos en la línea de tiempo.
3. Cascada
La metodología de cascada (Waterfall) se creó en la década de 1970 para proyectos de construcción y fabricación y sigue un enfoque secuencial para la Administración del proyecto.
El proyecto se divide en una serie de procesos y cada etapa comienza solo con la finalización de la etapa anterior. Una vez que se completa una fase, no se puede volver a visitar. Generalmente implica un análisis y planificación de requisitos en profundidad, todo lo cual deberá estar completamente documentado.
Grace menciona varios beneficios para este enfoque:
Recabar los requisitos precisos y establecer plazos antes de comenzar el trabajo hace que la planificación sea mucho más fácil.
El progreso es fácil de medir utilizando hitos definidos.
Una comprensión clara de los resultados finales a menudo conduce a productos de mejor calidad.
El énfasis en los documentos del proyecto facilita la incorporación de nuevos miembros del equipo a medida que avanza el trabajo.
Sin embargo, Waterfall a menudo se considera inflexible y lento para adaptarse a las nuevas tecnologías. Como el plan depende de requisitos claros, pueden surgir problemas si el cliente quiere algo nuevo durante el proyecto.
Es común que el Cliente no participe en el proceso entre el análisis de requisitos y la entrega final. Esto puede conducir a comentarios negativos. El riesgo y los cambios imprevistos también son difíciles de acomodar dentro del cronograma acordado.
Grace considera que Waterfall es ideal para proyectos a corto plazo con requisitos definidos y que es poco probable que cambien.
4. Ágile
Los métodos y prácticas ágiles para el desarrollo de software surgieron en 2001, con un enfoque en ciclos iterativos y colaboración en equipo. Y ahora es cada vez más popular en una variedad de industrias, como finanzas, seguros, atención médica y gobierno.
Utilizando los requisitos del cliente y el valor comercial, los proyectos se dividen en sprints con duraciones definidas y entregas esperadas.
Agile permite a los equipos comenzar rápidamente y ser flexibles al responder a los comentarios de los clientes. Esto también significa que se necesita menos retrabajo durante cada sprint. Ayuda a los equipos a lidiar con los cambios rápidamente y al mismo tiempo agiliza los procesos del proyecto.
Pero tambien hay algunos inconvenientes para Agile. El progreso se puede dificultar cuendo los requisitos del cliente no son claros o si el cliente no está dispuesto a dedicar tiempo para proporcionar comentarios durante los sprints.
La falta de planes a largo plazo o un alcance bien definido y revisiones constantes también pueden conducir al desbordamiento del proyecto.
Los dos marcos mas comunes de Agile son: Scrum y Kanban.
5. Scrum
Scrum implementa un proceso ligero, enfocado en sprints de 30 días para entregar tareas y requisitos prioritarios. El trabajo se gestiona a través de dos listados: la lista de funciones esperadas del producto, priorizadas; y la lista de trabajo del sprint, tomada de lista de funciones del producto.
Las tareas se administran utilizando un tablero scrum con listas de «tareas pendientes», «en progreso» y «terminadas».
Un equipo Scrum se compone de un propietario del producto (Product Owner) que representa al cliente; el Scrum Master, que implementa el scrum, y el equipo, responsable de entregar el trabajo.
Scrum fomenta una mayor colaboración entre los miembros del equipo y el cliente del proyecto. Esto se logra usando cuatro ‘ceremonias’:
Planificación de sprint (Sprint planning)
Demo de Sprint – mostrar el trabajo completado en un sprint (Sprint demo – work completed in a sprint)
Stand-up diario (Daily stand-up)
Retrospectiva Sprint (Sprint retrospective).
6. Kanban
Kanban es una palabra japonesa que significa “una tarjeta que puedes ver”, y se refiere a un método visual para administrar tareas de manera ágil.
Generalmente los equipos usan cuatro estados(tareas pendientes, en progreso, en revisión, terminadas) en un tablero, moviendo tarjetas a medida que avanza el trabajo.
Kanban se basa en tres principios clave:
Visualizar el trabajo del proyecto en un tablero.
Limitar la cantidad de elementos en progreso (Work In Progress o WIP)
Mantener el flujo moviendo el siguiente elemento a WIP cuando se completa una tarea.
Usar Kanban implica cambiar la forma en que los equipos trabajan juntos, fomentando la colaboración de varias maneras.
En primer lugar, el equipo optimiza continuamente el flujo de trabajo, permitiendo conversaciones sobre diferentes formas de trabajo y puntos de vista.
En segundo lugar, adoptar un enfoque visual para la gestión de tareas reduce la necesidad de múltiples reuniones y correos electrónicos para determinar qué tarea se debe realizar a continuación. Cuando el equipo se reúne, la atención se centra en el próximo trabajo y los posibles bloqueadores.
En tercer lugar, los equipos pueden evitar cuellos de botella y centrarse en trabajos de alta calidad limitando el trabajo en progreso. A medida que el trabajo pasa a la ejecución, el equipo discute quién asumirá las nuevas tareas.
7. Métodos híbridos
Los modelos híbridos, que a menudo mezclan Waterfall y Agile, son cada vez más populares. Combinando los mejores elementos de dos métodos, un modelo híbrido permite a las organizaciones implementar el enfoque correcto para el proyecto.
Otros Métodos y marcos de Administración de proyectos
Hay varias otras metodologías que vale la pena considerar, como Lean, Six Sigma y PMBOK® (PMI®).
PMBOK® se refiere al «Cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos», un conjunto de procesos, mejores prácticas, terminologías y pautas para la gestión de proyectos, programas y carteras. Estas pautas son reunidas por el Project Management Institute (PMI) y son aceptadas como estándares dentro de la industria de gestión de proyectos.
PMBOK® se basa en cinco grupos de procesos de gestión de proyectos (inicio, planificación, ejecución, control y cierre) y 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos que incluyen comunicaciones, gestión de riesgos y alcance.
PMBOK® a menudo se ve como un estándar o marco de referencia en lugar de una metodología para la gestión de proyectos.
Pero ¿Cómo elegir una metodología de gestión de proyectos?
A menudo, los equipos de proyecto cambian las metodologías establecidas para crear un enfoque apropiado para las necesidades del cliente, el proyecto y el conjunto de habilidades del equipo.
Algunos criterios a considerar al evaluar las metodologías de Administración de proyectos incluyen:
¿Cuál es el objetivo final del proyecto?
¿Qué tan complejo es el proyecto?
¿Cuáles son los beneficios requeridos del producto final?
¿Qué metodología se usa actualmente en la organización?
¿Hay algún aprendizaje o resultado de proyectos anteriores que deba considerarse?
¿Qué tan involucrado quiere / necesita estar el cliente en el proyecto?
¿Los interesados prefieren una metodología particular?
Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:
Fuente: Iván Rivera PMP (¿Cuál es la metodología de Administración de proyectos adecuada para mi entorno?).
