Stakeholders: La clave oculta del éxito en tus proyectos

Un punto importante en la dirección de proyectos es la gestión del equipo de personas que participan directa o indirectamente en el proyecto y, por ello, todo project manager debe conocer y definir quiénes son los integrantes del proyecto y qué hace cada uno. El concepto “stakeholders” aparece por primera vez en los años 60, en un memorándum interno del Instituto de Investigación de Stanford, definido como aquellos grupos sin cuyo apoyo la organización dejaría de existir; incluyendo, entre ellos, a accionistas, trabajadores, clientes, proveedores, prestamistas y sociedad.

Por otra parte, según  la guía del PMBOK ®, un stakeholder sería toda aquella persona u organización que tenga algún tipo de relación o interés sobre el proyecto, trabaje o no en él. Así, se pueden definir diferentes ejemplos de stakeholders:

• Empresas y organizaciones: Un proyecto puede requerir certificados, aprobaciones o permisos para ser ejecutado o poder realizar su actividad. Como ejemplos tendríamos los ayuntamientos, organismos de regulación medioambiental, empresas de seguros, cuerpo de bomberos, etc.
• Cliente final: Personas que van a usar el producto resultante de nuestro proyecto, y que, por tanto, mostrarán su satisfacción o insatisfacción con este.
• Afectados: Personas que, sin estar directamente implicadas con el proyecto ni con el producto resultante, están afectadas por la ejecución de este. Como ejemplo podríamos indicar los vecinos que viven cerca del lugar de ejecución, grupos ciudadanos, etc.
• Misma organización que desarrolla el proyecto: No solo estarían los miembros de equipo del proyecto, sino también sus supervisores, otros directores de proyectos, la dirección interna, etc.

Identificación de los interesados de nuestro proyecto

La identificación de stakeholders se realiza en la fase de inicio y planificación del proyecto, definiendo a cada persona u organización y su grado de influencia y posicionamiento. Algunos autores proponen los siguientes pasos para ello:

1. Desarrollar una lista de Stakeholders que aporten recursos, conocimientos o simplemente puedan reaccionar positiva o negativamente ante el proyecto.
2. Identificar el papel de cada Stakeholder en el proyecto.
3. Identificar el impacto que el proyecto tendrá para los diferentes Stakeholders; beneficios o perjuicios y posibles conflictos de intereses.
4. Identificar el interés mediante un rango, por ejemplo: positivo=1, negativo=-1, neutral=0; de forma que los puedas clasificar.
5. Valorar su influencia en el éxito del proyecto. Puedes valorar de 0 a 5 según el grado de influencia.
6. Identificar las relaciones entre los stakeholders, utilizando, por ejemplo, un diagrama de Venn.
7. Identificar el objetivo/necesidad de cada Stakeholder.
8. Establecer el orden de prioridad.
9. Establecer la estrategia para asegurar el objetivo del Stakeholder.

Una herramienta habitual para identificar gráficamente a los stakeholders es la elaboración de un «mapa», como por ejemplo plantea R.E. Freeman (1984):

Estas son algunas de las formas para poder realizar una correcta identificación de los Stakeholders y, a la vez, ir clasificándolos según el interés que tenga cada uno.

También se puede ofrecer un mapa estratégico de fuentes de poder e indicadores y, así, saber el poder que pueda tener cada uno de ellos. En ese mapa se deben poder encontrar las diferentes fuentes de poder, alineadas con sus correspondientes indicadores de poder, diferenciando si estos se corresponden con indicadores internos de nuestra propia organización o si, por el contrario, son indicadores propios de los grupos de interés externos a la organización.

Modelos para clasificar stakeholders en función de su importancia

El modelo de prominencia describe las diferentes clases de interesados que nos encontramos en los proyectos:

• Basándose en su poder: capacidad de imponer su voluntad en el proyecto.
• Urgencia: necesidad de atención inmediata en el proyecto.
• Legitimidad en el proyecto: razones para que su participación sea adecuada.

Comprender estos factores no solo facilita la priorización de los stakeholders, sino que también orienta la estrategia de comunicación y gestión. En este sentido, el artículo “Plantillas para una Gestión Efectiva de Stakeholders en Proyectos” complementa este enfoque al ofrecer herramientas prácticas para plasmar esta identificación y análisis en formatos claros y aplicables, convirtiendo la teoría en acciones concretas que fortalecen la relación con los interesados.

La matriz de poder e interés en el Proyecto: Agrupa a los stakeholders según:

• Su nivel de autoridad en el Proyecto (poder)
• Nivel de preocupación por el Proyecto (interés)

Su objetivo es facilitar la toma de decisiones sobre el tipo de comunicación, frecuencia y estrategias de gestión que se deben aplicar a cada grupo.

La matriz de Relevancia: Agrupa a los stakeholders según:

• Su poder
• Preocupación
• Interés en el Proyecto responsable.

Se basa en priorizar a los stakeholders más relevantes para alinear esfuerzos de comunicación y negociación, no solo por lo que pueden hacer (poder), sino también por lo que esperan y demandan activamente del proyecto.

Estrategias Clave para la comunicación con los stakeholders

Conociendo las particularidades y el dinamismo de la participación de los interesados del proyecto; así como sus intereses, necesidades, expectativas, poder, influencia y posición con respecto al proyecto, podemos plantear algunas estrategias de comunicación que puedan resultar exitosas en diversos proyectos:

• Conocer a la organización y su forma de trabajar. Definir los canales de comunicación por los cuales se transmitirá la información del proyecto, entendiendo cuáles pueden ser los más efectivos dentro de una organización en particular.
• Identificar las necesidades reales de información de los interesados del proyecto. Acordar con los interesados qué tipo de información será requerida y cuál será facilitada y también con qué frecuencia será distribuida. Controlar a lo largo del proyecto los posibles cambios en las necesidades de información.
• Establecer una estructura para el manejo de las comunicaciones. Definir los niveles requeridos para la toma de decisiones en el ámbito del proyecto y proponer la realización de reuniones efectivas para su gestión.
• Involucrar en la toma de decisiones a las personas con una posición adversa al proyecto. No basta con informar a las personas de lo que pasa en el proyecto, es indispensable entender cuáles son los intereses contrapuestos; así, negociar con ellos e involucrarlos en la toma de las decisiones claves.
• Establecer alianzas fomentando relaciones favorables a todas las partes. Esto implica practicar la empatía y la asertividad en nuestras relaciones interpersonales con los distintos interesados del proyecto, con el fin de generar soluciones consensuadas y de provecho para todas las partes interesadas. Fomentar alianzas con la finalidad de influir en las personas que representan posibles barreras al proyecto para elevar su nivel de apoyo.
• Seleccionar los instrumentos adecuados para la correcta comunicación. Es vital que todos los involucrados conozcan el plan de comunicaciones del proyecto
• Definir claramente los procesos y procedimientos para la comunicación de información.

Conclusiones

La gestión activa de stakeholders legitima proyectos, genera confianza y credibilidad, y es clave para lograr sostenibilidad mediante diálogo, satisfacción de expectativas y transparencia. Algunas ideas y estrategias se desarrollan con mayor profusión en  «Las 5 Claves de una Gestión Efectiva de Stakeholders en Proyectos».

En línea con esta reflexión, las empresas han reconocido que su responsabilidad trasciende a los accionistas y posibles entidades de inversión. Los directores ejecutivos son cada vez más conscientes de que un conjunto amplio y diverso de actores —como empleados, proveedores, consumidores, autoridades reguladoras, organizaciones no gubernamentales e incluso grupos activistas— ejerce una influencia significativa en la reputación y el rendimiento de cualquier negocio. Por ello, “estar relacionado” con las partes interesadas se ha convertido en un requisito esencial para los project managers que buscan mantener una ventaja competitiva.

Por ende, sin una comunicación eficaz, los esfuerzos empresariales carecen de impacto. Transmitir con claridad, fortalece, desarrollar uno de los intangibles más esenciales para cualquier organización, como lo es “la confianza”

» 27 enero, 2026 | Sin comentarios
» Categoría: Gestión y Dirección de Proyectos, Oficina de Gestión de Proyectos, Project Management » Etiquetas: Gestión de Interesados, Gestión Stakeholders, Stakeholder