En el fascinante mundo de la Dirección de Proyectos, a menudo surge una pregunta recurrente: ¿somos los project managers unos maniáticos del control? ¿Realmente buscamos tener cada aspecto de nuestro proyecto bajo un control férreo?
Si bien sería una generalización afirmar que todos los project manager son, o deberían ser, «maniáticos del control» –ya que esto está intrínsecamente ligado a la personalidad, las habilidades interpersonales y el estilo de gestión de cada individuo, así como a las particularidades de la organización y el proyecto en cuestión–, lo cierto es que la inclinación hacia el orden y el control es una parte inherente de nuestra profesión.
Nuestra experiencia nos otorga una visión amplia del impacto que incluso el más mínimo cambio puede generar. Somos conscientes de que, lo que para algunos stakeholders puede parecer un «pequeño ajuste», detrás puede ocultar una cascada de modificaciones que impactarán directamente la triple restricción del proyecto: alcance, tiempo y costo, y quizás hasta la calidad. Además, cada cambio conlleva la necesidad de actualizar la documentación, un proceso que requiere meticulosidad. La sola idea de cambios descontrolados nos genera cierta inquietud por l aposibilidad de llegar a un «scope creep» como ya vimos en Adiós Scope Creep: Proyectos Bajo Control; precisamente por la conciencia que tenemos de sus posibles repercusiones.
La Inevitabilidad del Cambio y la Gestión Inteligente
Pensar que los cambios no ocurrirán en nuestros proyectos es, en última instancia, una utopía. Tarde o temprano, surgirán, y es algo que no podemos ignorar. Lo que sí podemos hacer, y es nuestra responsabilidad, es brindar las herramientas y la guía necesarias para que todos los involucrados, especialmente el equipo del proyecto, sean conscientes del impacto que estos cambios pueden producir. El objetivo es que cualquier modificación se desarrolle de la manera más fluida y menos disruptiva posible.
Los cambios no controlados pueden generar caos; y, ese caos, la fracaso del proyecto.
Debemos tener presente que existen proyectos donde el cambio es una constante, como aquellos que adoptan marcos de trabajo ágiles con modelos de entregas iterativos e incrementales. En estos entornos, los requisitos de los stakeholders pueden variar continuamente, o el entorno externo puede generar afectaciones inesperadas. Sin embargo, aun en estos escenarios dinámicos, nuestra responsabilidad como directores de proyectos es asegurar que estos cambios se gestionen de forma controlada y sean comprendidos por todas las partes. A menudo, el fracaso de un proyecto no se debe a los cambios en sí, sino a la falta de control y la manera en que estos fueron manejados. El descontrol generado por los cambios es lo que puede «enterrar» un proyecto, y evitarlo es nuestra misión.
Por lo tanto, la respuesta a si deseamos tener los aspectos de nuestros proyectos bajo control es un rotundo: sí. Es una habilidad intrínseca que poseemos; además, la buscamos porque sabemos que, sin importar su magnitud o naturaleza, los cambios no controlados pueden generar caos, y ese caos, a su vez, puede llevar al fracaso del proyecto.
El Arte de Filtrar y Controlar los Cambios
Esto no significa que debamos construir un muro impenetrable para evitar cualquier tipo de cambio. Esa rigidez también podría conducir al fracaso. Lo que sí debemos hacer es filtrar estratégicamente qué cambios deben implementarse, cuáles pueden esperar, e incluso cuáles podrían ser descartados por completo. Y, por supuesto, asegurar que los cambios aprobados se ejecuten de manera controlada y sean plenamente comprendidos por todas las partes involucradas.
En relación con los cambios que surjan, es fundamental establecer un proceso de control de cambios robusto, que incluya los siguientes aspectos principales:
- Mecanismos de Solicitud y Aprobación: Definir claramente cómo se solicitan los cambios, quién los aprueba o rechaza, y cuándo. Para los cambios aprobados, es crucial asignarles una prioridad que los alinee con las demás tareas en curso.
- Documentación y Análisis de Impacto: Establecer los procedimientos para documentar los cambios y analizar su impacto en el proyecto (alcance, cronograma, costo, calidad, recursos, riesgos, etc.).
- Comunicación y Monitorización: Definir los canales a través de los cuales se comunicarán los cambios aprobados y cómo se monitorizará su implementación y efectividad.
La Inteligencia Artificial en la Gestión de Proyectos: ¿Un Aliado o un Reemplazo?
La Inteligencia Artificial (IA) ha llegado para quedarse y su presencia se intensifica en todos los ámbitos de nuestra vida, tanto personal como profesional. Ya no podemos ignorar estas tecnologías; debemos aprender a convivir con ellas, y la gestión de proyectos no es una excepción.
La IA está transformando nuestra área. Ofrece un apoyo significativo en actividades como la recopilación de datos, el control de procesos y la toma de decisiones basada en datos históricos. Además, facilita la aplicación de modelos para estimar el tiempo de las actividades, e incluso, en el futuro, podría ejecutar estas tareas en su totalidad, reduciendo el error humano y aumentando la velocidad. Los softwares de IA también potenciarán el análisis de áreas sensibles como la gestión de riesgos y costos, al permitir la creación de diversos escenarios y proyecciones basadas en datos históricos.
Por estas razones, las PMO (Oficinas de Gestión de Proyectos) buscarán cada vez más profesionales con sólidas habilidades digitales y un buen dominio de software de IA. Esto les permitirá potenciar sus objetivos y minimizar los imprevistos que puedan descontrolar sus proyectos.
Personalmente, no creo que la IA nos reemplace como gestores de proyectos. Más bien, la veo como una herramienta invaluable que nos apoyará cada vez más en la toma de decisiones, la predicción de resultados y la provisión de información altamente confiable.
IA: Potenciando al Project Manager, no Reemplazándolo
Lo que sí debemos evitar es subestimar esta tecnología y resistirnos a adaptarnos a ella. Su implementación potenciará los resultados de nuestros proyectos; además, facilitará nuestras labores, sino que también hará que las organizaciones busquen activamente a profesionales que sepan trabajar con estas tecnologías.
En resumen, la IA no nos reemplazará a corto o mediano plazo; lo que sí podría dejarnos rezagados es la falta de conocimiento y habilidad para aprovecharla. Como bien señalan Sastoque, L., es crucial «entender cómo se genera la información, qué es lo que subyace detrás de las predicciones que le llegan a su ordenador, cómo sacar provecho de lo que la IA le está dando, cómo un proyecto se engloba dentro de la organización».
El desafío no recae únicamente en nosotros como profesionales, adquiriendo estas habilidades, sino también en las organizaciones. Los reclutadores deberán encontrar el personal adecuado; pero, además, idear planes de capacitación efectivos para su personal actual, lo cual podría representar un costo menor que el reemplazo de personal. La IA nos apoyará cada vez más en la gestión de proyectos en las siguientes tareas:
- Para las PMO: La IA podrá recomendar al Project Manager más idóneo para un nuevo proyecto, basándose en habilidades, experiencia, fechas de entrega, miembros del equipo y otros recursos. No obstante, el refinamiento de estos requisitos, la adquisición del personal adecuado y los recursos seguirán siendo responsabilidad del equipo de gestión del proyecto.
- Priorización de Proyectos: Ayudar a determinar la prioridad de un nuevo proyecto para el negocio.
- Ingreso de Datos e Informes: Facilitar a los PM el ingreso de datos de desempeño y avance de los proyectos, así como la generación de informes basados en dichos datos y la alimentación del registro de lecciones aprendidas. Sin embargo, las conclusiones finales y la evaluación del estado del proyecto seguirán siendo responsabilidad del equipo de gestión.
- Comunicación con Interesados: Facilitar la comunicación con los interesados, filtrando y priorizando la información para que llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno.
Conclusiones
No podemos afirmar si todos los project managers somos plenamente conscientes del impacto que tendrá la inteligencia artificial en nuestra área; lo que sí es indudable es que nos encontramos en el momento preciso para serlo.Todo apunta a que este auge se sentirá con mayor intensidad en la década de 2030. Por ello, este es el momento idóneo para comenzar a apoyarnos en la IA para las tareas que nos facilitará. Así, podremos marcar la diferencia en nuestros proyectos, en nuestras organizaciones y en nosotros mismos como profesionales.
En este sentido, no te pierdas artículos como El Futuro de la Dirección de Proyectos: La Revolución de la IA o Impacto de la IA y la Automatización en la Dirección de Proyectos. Optimizando la Eficiencia y la Toma de Decisiones. En ellos, los autores nos ponen al día de cómo la IA está transfomando la Dirección de Proyectos; además, nos recuerdan por qué no podemos quedarnos atrás.
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