En la gestión de proyecto, la identificación y la gestión de los stakeholders respecto a sus expectativas juegan un papel crucial para el éxito. La correcta identificación permite al equipo del proyecto anticipar las demandas, preocupaciones y posibles puntos de conflicto de los actores clave.
Del mismo modo, gestionar adecuadamente las expectativas, ayuda a alinear las percepciones de la gestión de los stakeholders con los resultados reales del proyecto, minimizando sorpresas y fomentando la confianza en el equipo de gestión (Crow, 2020). Sin embargo, la complejidad de esta tarea se ha incrementado con el desarrollo de proyectos globales, que involucran una mayor diversidad de actores y canales de comunicación.
Este ensayo explorará cómo la identificación y gestión de los stakeholders junto con sus expectativas pueden ser desarrolladas con la ayuda de la Inteligencia Artificial (IA), mejorando la eficacia de las estrategias de comunicación en proyectos complejos. Con un enfoque cualitativo, el ensayo sentará las bases teórico-conceptuales de los stakeholders, cómo identificarlos y gestionar sus expectativas; revisará la herramienta IA que recientemente fue lanzada por la PMI: Infinity 2.0; y finalizará con una reflexión sobre las estrategias de comunicación basadas en motores de inteligencia artificial.
El abordaje teórico que se utilizará aborda las definiciones y conceptos de Crow (2020), Chernyavs’ka (2023), Duică (2024), Palmer (2012), Riquelme y Pereira (2024), Rodríguez (2023), Torres-López (2014) y Zia (2024). Además, se recurrirá a material institucional de entidades como Slack o la misma Project Management Institute.
Stakeholders: Identificación y Expectativas
El primer paso en la gestión de los stakeholders es su identificación. Según el estándar PMBOK (2021), los stakeholders son todas las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse afectados por los resultados del proyecto. Según Duică et al. (2024), la identificación de los stakeholders se realiza a través de técnicas tradicionales como entrevistas, análisis de documentos y análisis de redes sociales internas y externas.
La IA ha comenzado a desempeñar un papel relevante en este proceso, ya que puede analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real, identificando patrones y grupos de interés que podrían no ser evidentes para los gestores de proyectos.
Algunos Recursos
Herramientas como los algoritmos de procesamiento del Lenguaje Natural (NLP) pueden revisar conversaciones en redes sociales, correos electrónicos y otros canales de comunicación para identificar actores clave, sus intereses y sus posibles preocupaciones. Esto mejora la precisión de identificación y reduce el sesgo en el que puede incurrir un humano (Riquelme; Pereira, 2024). Además, como señala Duică et al., la automatización que ofrece la IA permite a los gestores enfocar sus esfuerzos en la parte estratégica del proyecto, optimizando la eficiencia.
Una vez identificados, gestionar las expectativas de los stakeholders es esencial para evitar conflictos durante el desarrollo del proyecto. Las expectativas deben ser monitoreadas y ajustadas de forma constante, ya que pueden cambiar a lo largo del ciclo de vida del proyecto (Chernyavs’ka, 2023). La IA puede ser una herramienta útil en este aspecto mediante el uso de análisis predictivos y simulaciones. Estos permiten anticipar cómo cambiarán las expectativas de los stakeholders en respuesta a distintos eventos del proyecto, lo que facilitará la adaptación de las estrategias de comunicación en tiempo real, tal y cómo menciona Zia et al. (2024).
Además, los sistemas de IA pueden ayudar a personalizar los mensajes para cada grupo de stakeholders según sus intereses y necesidades.
Por ejemplo, mediante la segmentación automática, la Inteligencia Artificial puede crear perfiles detalladas de cada stakeholder, ayudando a los gestores de proyecto a enviar comunicaciones más efectivas, relevantes y del interés de cada receptor (Riquelme; Pereira, 2024). Esto no sólo mejora la satisfacción de los interesados, sino que también refuerza el sentido de participación y compromiso con el proyecto (Rodríguez et al., 2023). Según el autor, este enfoque ayuda a reducir la resistencia organizacional, ya que los stakeholders sientes que sus expectativas y preocupaciones son atendidas de manera adecuada.
PMI Infinity 2.0: Un aliado estratégico en la gestión de stakeholders
PMI Infinity 2.0 es una herramienta impulsada por IA que ofrece asistencia a los gestores de proyectos en la automatización de tareas clave, incluidas la generación de documentos, la planificación y el reporte (PMI, 2024). Esta plataforma optimiza las interacciones y la comunicación con los stakeholders al ofrecer funciones de generación de contenido que facilitan la creación de estrategias de comunicación más efectivas.
Con una base de conocimiento expandida y en constante actualización, PMI Infinity 2.0 puede ayudar a gestionar grandes cantidades de información y generar respuestas personalizadas, lo que mejora la eficiencia de la comunicación y la gestión de expectativas (PMI, 2024). Esta tecnología no sólo permite una gestión más fluida, sino que también asegura que los gestores de proyectos puedan anticiparse a las necesidades y preocupaciones de los stakeholders, reduciendo así el riesgo de malentendidos o conflictos durante el desarrollo del proyecto (Zia et al., 2024).
Intervención del PMI para stakeholders
PMI Infinity 2.0 ofrece una serie de herramientas especializadas para mejorar la eficiencia en la gestión de proyectos mediante innovaciones impulsadas por inteligencia artificial. Entre el amplio espectro de herramientas que están habilitadas (y las que están en fase de desarrollo), tenemos la generación de documentos y plantillas que permite a los gerentes de proyectos ingresar detalles de sus proyectos y recibir documentos generados automáticamente, como cartas de proyecto y reportes. Esto ayuda a ahorrar tiempo y garantiza la consistencia en todos los documentos.
Además, la plataforma ofrece plantillas personalizables y listas de verificación – checklists para agilizar la delegación de tareas y el reporte de las mismas, asegurando un enfoque estructurado en la gestión de tareas del proyecto.
Por otro lado, PMI Infinity 2.0 permite la profesionalización y la especialización de los Project Managers al ofrecer capacitación práctica, simulaciones de escenarios reales y orientación dirigida por expertos para ayudar a los profesionales a perfeccionar sus habilidades mientras gestionan activamente los proyectos (PMI, 2024).
Esto es posible gracias al repositorio de más de catorce mil piezas de contenido revisadas por expertos del PMI y la comunidad global de gestión de proyectos. Esta base de conocimiento cubre las mejores prácticas y experiencia específica de cada área.
Estrategias de comunicación basadas en la Inteligencia Artificial
La creación de estrategias de comunicación efectivas implica tanto el desarrollo de canales como la selección de mensajes adecuados para cada grupo de stakeholders. Las herramientas de IA pueden ayudar a automatizar parte de este proceso, optimizando la frecuencia, el contenido y el medio de la comunicación.
Por ejemplo, plataformas como Slack o Yammer pueden ser utilizadas para monitorear el flujo de información entre los miembros del proyecto, ajustando la comunicación en función de la retroalimentación recibida de los stakeholders (Slack, 2020).
El análisis de los datos en tiempo real permite a la IA identificar tendencias o problemas emergentes, lo que facilidad una respuesta rápida y ajustada a las necesidades del momento (Torres-López et al., 2014). La IA es especialmente valiosa en la gestión de recursos humanos en proyectos informáticos, permitiendo un seguimiento más detallado de las habilidades y el rendimiento del equipo.
Esto asegura que las expectativas no sólo se gestionen a nivel de stakeholders externos, sino también dentro del equipo del proyecto, promoviendo la coherencia y la colaboración.
Comunicación anticipada con IA para stakeholders
La IA no sólo automatiza procesos, sino que también permite una adaptación dinámica y en tiempo real de las estrategias comunicativas basadas en el análisis de datos. Esto desde su capacidad para analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real, lo que permite ajustar la comunicación de acuerdo con las necesidades de los stakeholders.
El análisis predictivo basado en IA es fundamental para anticipar cómo evolucionarán las expectativas de los stakeholders a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Zia et al. (2024) destacan que los sistemas de IA pueden predecir posibles puntos de conflicto o disonancia entre las expectativas de los stakeholders y la realidad del proyecto, permitiendo a los gestores ajustar la comunicación antes que surjan problemas. Este enfoque predictivo no sólo optimiza la comunicación proactiva, sino que también ayuda a mitigar riesgos, mejorando la resiliencia del proyecto frente a cambios inesperados.
El uso de la IA también es valioso en la gestión de la comunicación dentro del equipo de proyecto. Torres-López et al. (2014) explica que, en proyectos complejos, especialmente en el ámbito informático, la IA facilitar el seguimiento de las habilidades y el rendimiento del equipo, permitiendo una distribución más eficiente de las tareas. Esto asegura que las expectativas dentro del equipo también se gestionen adecuadamente, promoviendo una mayor cohesión y evitando malentendidos que podrían impactar el flujo del trabajo.
Uso de IA en el monitoreo y mejora continua de la comunicación
Como se mencionó anteriormente, plataformas como Slack, Yammer o Discourse se han integrado con herramientas de IA para monitorear y ajustar el flujo de información entre los miembros del proyecto y los stakeholders. Estas plataformas, alimentadas por la IA, permiten realizar un seguimiento constante de las interacciones, identificando áreas donde la comunicación puede ser mejorada y facilitando la retroalimentación en tiempo real (Slack, 2020). Por ejemplo, Duică et al. (2024) destaca que la IA puede identificar rápidamente patrones de comunicación que indican insatisfacción o malentendidos, y sugerir ajustes en los mensajes para prevenir que estos problemas escalen.
La implementación de estas herramientas, según Rodríguez et al. (2023), también permite a los gestores reducir las barreras de comunicación que suelen surgir debido a diferencias culturales y geográficas. La IA puede traducir y adaptar mensajes de manera automática, asegurando que se mantenga la coherencia en la comunicación en proyectos que involucren equipos globales. Esto es especialmente relevante en un mundo donde los equipos de trabajo y los stakeholders pueden estar distribuidos en diferentes partes del mundo.
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IA para integrar y sincronizar a los stakeholders.
La colaboración efectiva entre los stakeholders es un desafío en muchos proyectos, especialmente cuando hay múltiples partes interesadas con diferentes objetivos. Por ello, la IA no sólo facilita la coordinación entre los actores del proyecto, sino que también mejora la colaboración al permitir que todos los participantes accedan a la misma información de manera rápida y sencilla. Herramientas como Miro o Asana, alimentadas por algoritmos de IA, permiten a los stakeholders visualizar el progreso del proyecto, participar activamente en la toma de decisiones y colaborar en tiempo real (Palmer, 2012).
Además, la clave para el éxito, como señalan Riquelme y Pereira (2024), es que estas herramientas de IA estén integradas con las estrategias de comunicación desde el inicio del proyecto. Esto asegura que los stakeholders se mantengan informados, comprometidos y alineados con los objetivos generales, reduciendo la posibilidad de conflictos y asegurando que el proyecto avance de manera coherente.
Conclusión
La identificación de los stakeholders y la gestión de sus expectativas son procesos esenciales en la gestión de proyectos, que puede ser significativamente mejorados mediante el uso de la inteligencia artificial. La IA no sólo puede automatizar la recopilación y el análisis de los datos; sino, también puede personalizar la comunicación, facilitando una interacción más fluida y efectiva en la gestión de los stakeholders. Herramientas avanzadas como PMI Infinity 2.0 refuerzan esta capacidad, permitiendo a los gestores de proyectos anticipar problemas, gestionar expectativas y asegurar el éxito del proyecto en un entorno cada vez más complejo y globalizado.
Autor:
Gonzalo Carrera Cornejo–Project Manager de CEUPE – European Business School
Referencias:
- Chernyavs’ka, I. (2023). Features of Communication during Project Implementation Based on the PMI PMBOK Standard. Economic Bulletin of the Dniprovsk State Technical University. Vol. 1(6), 92-100. https://ouci.dntb.gov.ua/en/works/9QRbPzA7/
- Crow, M. A. (2020). Stakeholders: ¿Por qué molestarse en ello?. Líder de Proyecto. https://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto.html
- Duică, M. C.; Vasciuc, C. G.; Panagoret, D. (2024). The Use of Artificial Intelligence in Project Management. Valahian Journal of Economic Studies. Vol. 15(1). https://sciendo.com/article/10.2478/vjes-2024-0009
- Palmer, N. (2012). Las TIC para la recopilación de datos, el monitoreo y la evaluación. Las TIC en la Agricultura – FAO. https://www.fao.org/4/aq003s/aq003s.pdf
- Project Management Institute. (2024). PMI Infinity 2.0 AI. PMI.
- Project Management Institute. (2024). PMI Infinity 2.0: Leading the Transformation of the Project Management Profession with AI. PMI. https://www.pmi.org/about/press-media/2024/pmi-leads-transformation-of-profession
- Project Management Institute. (2024). The AI-powered Coach for Project Professionals. PMI Infinity 2.0. https://www.pmi.org/infinity
- Project Management Institute. (2024). Pushing the Limits: Transforming Project Management with Generative AI Innovation. PMI – Learning Center. https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/
- Riquelme, C. R.; Pereira, M. A. (2024). Inteligencia artificial como herramienta de organización de actividades profesionales y personales. Revista Científica en Ciencias Sociales. Vol. 6.
- Rodríguez, L. R.; Calderón de los Ríos, H.; Hurtado, M. M.; Ocaña, A. W. (2023). Inteligencia artificial en la gestión organizacional: Impacto y realidad latinoamericana. Revista Arbitrada Interdisciplinaria KOINONIA. Vol. 8(1).
- Slack. (2020). Miniguía de comunicaciones internas.
- Torres-López, S.; Lugo, J. A.; Piñero, P. Y.; Torres, K. M.; Perdomo, A. Cuza, B.; Aldana, M. L. (2014). Técnicas formales y de inteligencia artificial para la gestión de recursos humanos en proyectos informáticos. Revista Cubana de Ciencias Informáticas. Vol. 8(3), 41-52.
- Zia, M. T.; Nadim, M.; Khan, M. A.; Akram, N.; Atta, F. (2024). The Role and Impact of Artificial Intelligence on Project Management. The Asian Bulletin of Big Data Management. Vol. 4(2).
