Llovía.
Las gruesas gotas de agua golpeaban armónicamente con los ventanales de mi biblioteca. La biblioteca central del complejo educativo en el que trabajo. La instalación consistía en un gran salón circular con ventanales en tres cuartos de las circulares paredes. El otro cuarto representaba la entrada, en la cual se encontraba mi escritorio. Desde allí, debía coordinar un sinfín de tareas que, desde que asumí la dirección de las sedes bibliotecarias, se habían incrementado a un alarmante ritmo. (1)
Imágenes: Gaiás Ciudad de la Cultura
Un Día Lluvioso en la Biblioteca
Observé la larga pila de documentos que debía leer en la bandeja de entrada de mi escritorio. Los blancos papeles contrastaban con la oscura madera. Mientras sucedía esto, pensaba en el estudio del Máster que había comenzado un par de meses atrás, en dónde había descubierto que trabajar de forma efectiva es también un arte.
Esto último tribulaba en mi mente, pues estando en un colegio del Bachillerato Internacional, una de nuestras misiones es que los estudiantes aprendan a aprender, mientras que nosotros como profesionales no hacíamos esfuerzos aparentes por aprender a proyectar. Las habilidades requeridas eran sumamente técnicas y relacionadas a nuestra alma mater, pero el descubrir el mundo de la planificación había abierto mis ojos.
Mientras me sumergía en la reflexión, entró en la antesala de la biblioteca mi pasante. El miembro más reciente; pero, a la vez, quien más apoyo y empuje le había dado a nuestra biblioteca.
“Buenos días, Ana”. – Saludé.
“Buenos días, Profesor”. – Respondió con una sonrisa, mientras encendía la computadora.
El equipo de bibliotecas estaba conformado por tres bibliotecarios; uno para cada una de las sedes bibliotecarias, dos pasantes enfocadas en la catalogación de los más de cincuenta mil libros y un bibliotecario junior cuya tarea era de fortalecer las relaciones entre las sedes bibliotecarias y las juntas de profesores para maximizar el uso de nuestros recursos.
Nuevamente observé la pila de documentos pendientes y la forma en la que las tareas diarias estaban organizadas, generando documentación excesiva que terminaba en una carpeta propia, la cual rara vez revisaba. Sabía, con el conocimiento nuevo que poseía, que podría organizar mejor mi equipo de trabajo estructurando nuestras funciones en base a proyectos concretos y que estén orientados a los objetivos que el colegio se había planteado para con las Bibliotecas. Recordé una de las líneas principales que debe entender un Project Manager a la hora de definir qué proyectos puede promover y gestionar. La misma recurría a una investigación del PMI que concluía con lo siguiente: “(…) Las empresas pierden dinero en los proyectos que inician porque no están muy alineados con la estrategia organizacional” (PMI citado en Pampliega, 2014).
El Correo Revelador:
En Busca de Estrategias Organizacionales
¿Pero, cuál era la estrategia organizacional del colegio donde desempeño mis funciones?
La organización claramente tenía una estructura matricial en su organigrama de trabajo. Yo tenía muchas funciones y roles; Coordinador de las sedes Bibliotecarias, Coordinador del Programa de Monografía, Profesor a medio tiempo de Metodología de la Investigación, Líder del comité de redacción de la Política de Integridad Académica, etc.; todos estos roles se entrelazaban de tal manera que mi superior inmediato tenía autoridad sobre mí, si es que hablábamos del componente administrativo, pero en el componente pedagógico de la Monografía, yo era su “jefe”. La estructura matricial me permitía tomar decisiones de manera segura y libre en lo que me competía. No obstante, me veía en la necesidad constante de solicitar apoyo a mis jefes por situaciones pasadas en las que tomé decisiones sin tener conocimiento de algunos detalles que estaban fuera de mi alcance, pues existe un Concejo Directivo que toma decisiones y ejecuta las mismas de manera funcional. Es decir, todo era matricial, pero tenía que haber una cabeza jerárquica que impulse todas las tareas de cada una de los cientos de áreas que tenía este colegio. Entonces, funcionaba como un híbrido entre una estructura funcional, con toma de decisiones verticales y una estructura matricial en la que podías tomar tus decisiones (pero sin seguridad, pues no disponías de toda la información posible).
En fin, después de pensar, decidí que nuestra organización estaba en una forma de organización entre funcional y matricial débil porque la delegación real de responsabilidades, información y recursos estaba todavía sujeta a un concejo de manera rígida.
Entonces, decidí enviar un correo electrónico a mi inmediato superior. La computadora estaba encendida, esperando mis comandos. Abrí el correo electrónico y empecé a redactar mi pregunta:
¿Qué esperan de mi área este año? ¿Qué expectativas tienen de mi equipo? Y, finalmente… ¿Cuál es la estrategia organizacional de cara al 2025?
Finalicé emplazando mi firma digital y envié el correo.
Para mi sorpresa, segundos más tarde, mi jefe entraba por la puerta doble de vidrio.
“Buenos días, queridos bibliotecarios”. – Saludó sonriendo ampliamente.
“Buenos días, Profesor”. – Respondimos al unísono al momento que él cogía el móvil para confirmar que mi correo le había llegado.
Lo leyó rápidamente y después me observó. Me dijo que me comentaría face-to face; lo que me generó mucha satisfacción, pues es uno de los 12 principios del Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software que yo había estudiado para aplicar Agile a otros sectores ajenos a TI.
Sin embargo, después me aseguró que respondería el correo porque era importante que esta respuesta quede grabada para futuras referencias.
“Lo que necesitamos como Concejo Directivo y como Comunidad Educativa es que, primero, termines la catalogación de libros que iniciaste el 2022; segundo, organices y planifiques un prototipo de plan de lectura para los estudiantes desde 1° hasta 12° grado; tercero, que dirijas al equipo de profesores de Monografía para que los estudiantes de la Promoción puedan concluir sus estudios con el mayor conocimiento posible y, por supuesto, las mejores notas, pues esto nos ayuda a generar más recursos en el futuro. Y, cuarto, que inicies con un proyecto de Podcast que pueda ser emitido a través de la página web que vas a armar junto con el equipo de informática y sistemas. Esos son tus objetivos para este año”. – Concluyó con una sonrisa incómoda en el rostro.
“Entiendo, Profesor”. – Asentí, con una ligera sonrisa porque entre sus tareas, sólo mencionó una vez la palabra “proyecto”. – “Y, ¿qué pasaría si empiezo a organizar estas tareas que planteas en formas de proyecto, cada una con la metodología que más convenga después de un análisis de cada caso?” – Pregunté.
“Por supuesto, no hay problema sobre cómo puedas llegar a estas metas, lo importante es que lo hagas. Bueno, debo retirarme, solo vine a saludar. Adiós”. – Se despidió rápidamente mientras se apresuraba hacia la salida.
“Bueno” – pensé. “No será tan complejo ahora que estoy ganando cada vez más herramientas para lograr mis objetivos”.
Encontrando el Equilibrio:
Metodologías Predictivas vs. Ágiles
Lo primero es ahondar en las diferencias sustanciales entre una metodología predictiva y una metodología ágil.
Pensé en el artículo de Renad Mokhtar y Mashael Khayyat que encontré en el Science and Research Journal en el que ambos autores revisaban un estudio de caso comparativo entre el uso de metodologías predictivas o en cascada versus metodologías ágiles.
En el mismo, los autores afirman que la gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a confirmar que un plan adecuado está presente para desarrollar objetivos y metas estratégicas; no obstante, el gestor de proyectos puede encontrarse con equipos que están trabajando sin la información necesaria y sin aplicar el método apropiado para ese tipo de proyecto (Mokhtar; Khayyat, 2022: 52). ¡Justo lo que está sucediendo ahora con nuestra organización!
El marco de referencia para la dirección de Proyectos, explica que las metodologías ágiles tienen un enfoque orientado a presentar valor, mientras que las metodologías en cascada están enfocadas en el cumplimiento del proyecto, el cual se observará sólo al final del mismo. Esto, por supuesto, no tiene un enfoque valorativo en torno a cuál metodología es mejor o peor; sino, a cuál metodología se debe aplicar en diversos casos.
Por ejemplo, la metodología predictiva tiene mucho más impacto cuando el entorno o los factores ambientales de una empresa son estables, mientras que las metodologías ágiles demuestran su potencial en entornos complejos, volátiles, impredecibles o ambiguos; es decir, en entornos VUCA. (2)
Mokhtar y Khayyat hacen énfasis en la última aseveración, al asegurar que en el estudio de caso que ellos hacen de una compañía aseguradora en Arabia Saudita, la metodología ágil ha funcionado mucho más, pues otorga flexibilidad al gestor de proyectos para que pueda abordar los problemas que nacen de estos entornos VUCA como oportunidades y no amenazas, adaptándose a aquellos factores que no pueden controlar (2022).
En el estudio de caso se muestra información de fuente primaria que los autores obtuvieron de encuestas con los trabajadores de dicha aseguradora. Una de las preguntas que más llama la atención fue la siguiente: Desde su experiencia, ¿Cuáles son las principales desventajas de una metodología predictiva o en cascada? Las respuestas mayoritarias giran en torno a dos afirmaciones: 1) Inflexibilidad en el caso de requerimientos de usuario dinámicos y 2) Dificultad para resolver errores después de que la fase del proyecto está concluida (Mokhtar; Khayyat, 2022: 59).
Esto nos demuestra que las metodologías ágiles se desarrollan con mayor potencia y facilidad en entornos dinámicos, mientras que las predictivas trabajan en ambientes estables en donde el cambio en las características principales del proyecto es mínimo.
Otros autores como Thesing, Feldmann y Burchardt acotan la anterior afirmación; pero, además, emplazan un modelo de decisión para seleccionar la metodología apropiada según el proyecto que se tenga en marcha.
A través de un proceso de dos pasos que consisten en dos evaluaciones de los proyectos; el primero que revisa las líneas generales del proyecto y el segundo que evalúa, a través de una detallada rúbrica evaluativa el proyecto en sus líneas específicas: como puedan ser la definición del valor, la viabilidad técnica o legal, la naturaleza de la organización y sus factores ambientales, y los requerimientos del patrocinador o inversor (Thesing et al., 2021: 751).
Por ejemplo, la metodología ágil no será adecuada si:
a) El proyecto tiene problemas para ser descompuesto en proyectos, ciclos o productos más pequeños.
b) El entorno es estable o el abordaje iterativo no puede ser posible desde un ámbito legal o técnico.
c) El proyecto es crítico para la empresa o sus procesos operativos y el riesgo es muy alto para permitir flexibilidad.
d) La naturaleza de la organización no puede depender de resultados parciales, incrementos de valor en un producto o no se acepta la metodología ágil.
Rubio establece otra diferencia entre la metodología ágil y predictiva: la metodología ágil, al ser iterativa, debe ser cronometrada con mayor rigor; mientras que la metodología en cascada tiene un manejo de tiempo más ambiguo, pues los tiempos entre las fases suelen ser mucho más amplios (Rubio, 2020).
Javier Garzas explica en su blog sobre los ciclos de vida de un proyecto que, en el caso de los proyectos ágiles, estos ciclos de vida son extremadamente flexibles, no tienen por qué ser lineales y responden a sprints o iteraciones altamente dinámicas, lo que hace de la metodología ágil una excelente solución en entornos VUCA (Garzas, 2013).
Después de pensar en toda esta información, mi cabeza volvió a la realidad. Estaba en un colegio en donde las características de la organización estaban orientadas a proyectos en forma de cascada en la que la estructura tenía características funcionales más que matriciales; es decir, todavía estábamos en la transición de desarrollar nuestras habilidades para organizarnos por proyectos y definir cuáles necesitaban metodologías predictivas y cuáles, agiles.
Flores-Cerna y otros investigadores hicieron un estudio sobre la empresa Ecofor Servicios Tecnológicos en 2021. Como resultado de este estudio, concluyeron que la transición a metodologías ágiles requiere de equipos de trabajo con mayor poder de decisión y empoderamiento sobre sus proyectos, y esto no es fácil; enfrentándose a una serie de situaciones que dificultan el proceso de adopción de esta nueva forma de genera valor en las empresas.
Entre las situaciones que destaca el autor, se encuentran con que:
“(…) gran parte de la capa estratégica y operativa trabaja con una alta improvisación y ausencia de control, lo cual es un desafío que enfrentan las organizaciones durante la etapa de adopción. Igualmente, esta falta de conocimiento en la organización respecto a los procesos actuales puede ocasionar que la transición fracase. Asimismo, la cultura organizacional actual puede influir negativamente en la aceptación de roles y responsabilidades ágiles, ya que la orientación organizacional es burocrática con una jerarquía estricta” (Flores-Cerna et al., 2021: 44).
Como se puede apreciar, Flores-Cerna expone los posibles problemas a los que yo tendría que enfrentarme en el caso de querer hacer una transición hacia una metodología ágil en la gestión de mis proyectos. Sin embargo, también observaba con esperanza que, en la débil estructura matricial del colegio, tenía un margen de toma de decisiones sobre mi equipo. Estaba decidido a probar, encontrar errores y seguir mejorando los procesos y también, nuestros marcos de trabajo para crear un equipo de gestión de proyectos ideal.
Entonces, la siguiente cita se encontró en mi búsqueda de información:
“La gestión de proyectos tradicional [o en cascada] (3) usualmente es más útil cuando la meta y la solución están claras. La gestión de proyectos ágil usualmente es más útil cuando la meta está clara, pero la solución no”(4) (Baird; Riggins, 2012: 246)
Las metas que mi jefe me había dado estaban claras. Las soluciones variaban de caso en caso. Ese fue mi punto de partida.
Además, observé que, debido a mis primeras impresiones en el estudio de estas metodologías de proyectos, no encontraba puntos de unión. Estaba bajo el pensamiento, todavía inmaduro, de que las metodologías no podían mezclar sus fortalezas. Entonces, leí la tesis de Máster de la Analista de Sistemas en Nike Inc., Candice Quist, quien en su texto “Beneficios de mezclar metodologías en cascada y ágiles para planificación de proyectos” (5) aclara y propone algunas soluciones con las que podía comenzar dicha transición en mi equipo.
La que más llama mi atención es la que indica que la metodología predictiva o en cascada puede generar un backlog (pila de tareas general del proyecto) bastante sólido (Quist, 2015: 44). Ese Backlog, después, puede ser analizado, desmenuzado y cubierto con una metodología ágil como Scrum, por ejemplo. Sin embargo, el tener un modus operandi para armar un Backlog sólido puede ser una apuesta interesante en mi cometido.
Desafiando los Proyectos:
Un Análisis Caso por Caso
Entonces, manos a la obra. Lo primero que debo revisar es el ciclo de vida de los 4 proyectos que me asignaron:
- Terminar la catalogación de libros.
- Organizar y planificar un prototipo de plan de lectura para los estudiantes desde 1° hasta 12° grado.
- Dirigir al equipo de profesores de Monografía para que los estudiantes de la Promoción puedan concluir sus estudios con el mayor conocimiento y notas posible.
- Desarrollar un Podcast que pueda ser emitido a través de la página web.
Una vez revisados los proyectos, hay que determinar el ciclo de vida de cada uno, partiendo de la premisa de que todos los proyectos, ya sean ágiles o predictivos, necesitan de una estructura que los sostenga.
La forma en la que se subestructuran puede variar dependiendo si son ciclos de vida incrementales, iterativos, adaptativos o ágiles o predictivos.
Independientemente del proyecto, todos comparten una estructura base o grupos de procesos de gestión: Inicio, Organización y Preparación, Ejecución y Cierre (PMI, 2023).
El análisis de estos casos se centra en tres partes: a) Evaluar los factores ambientales del proyecto para definir si son estables o dinámicos, b) Definir la metodología que se utilizará para llevar adelante el proyecto y c) Definir las herramientas ágiles que se utilizarán o las metodologías predictivas que servirán.
Proyecto Predictivo:
Catalogar los libros de las tres sedes bibliotecarias del complejo educativo.
La cantidad de libros que se presentan en la biblioteca es, en gran medida, estática. La adición o sustracción de libros es pequeña en relación a la cantidad general que se presenta. La instrucción de la Dirección General desde el 2020 es que se clasifique y catalogue los libros en un sistema de base de datos propio del colegio. Esa instrucción se mantiene estable hasta el presente año, 2024. La condición de trabajo que influye en dinamizar en cierta medida el proyecto es que, durante el año, la biblioteca siga funcionando, realizando movimientos constantes y elevados de recursos, libros y otros. El software entregado por la Dirección General es simple, difícil de usar y encontramos varios errores de código que deben ir solucionándose a medida que se presentan, esto genera retrasos en la generación de valor (libros catalogados listos para ser utilizados en la biblioteca digital del colegio).
Debido a estas situaciones, junto con la orden de Dirección de entregar la lista de catalogación completa y al 100%, decido utilizar la metodología predictiva en la que armaré un ciclo de vida del proyecto para el año que se estructure en metas mensuales que deben ser cumplidas a través de tareas en cascada; es decir, que deben ser realizadas de forma secuencial y no pueden saltarse pasos.
Para esto, me siento más cómodo utilizando la metodología predictiva establecida en PRINCE2.
Para ello, formularé el proyecto a través del Business Case. Organizaré a mi equipo de seis integrantes asignando responsabilidades y tareas que deberé controlar a lo largo de los meses a través de herramientas de gestión predictiva como un Diagrama de Gantt. Luego, entablaré una reunión con la Dirección General (quienes tendrían el rol de cliente) y mi equipo de trabajo con el fin de definir las expectativas de calidad que requieren. Una vez finalizada la reunión, estableceremos los canales de comunicación con mi equipo, definiremos el uso del presupuesto asignado (porque la estructura funcional del colegio no permite que nosotros armemos un presupuesto propio) y armaremos el cronograma a través del Diagrama de Gantt de manera colaborativa. Una vez terminada nuestra fase de planificación formal, nos reuniremos para abordar posibles problemas que tengamos que enfrentar a lo largo del proyecto y cuál será el plan de contingencia ante estos posibles riesgos. Finalmente, acordamos que el monitoreo y control resguardando los costes, el tiempo, el alcance y la calidad del proyecto serán de un mes, pero las reuniones de evaluación para medir el progreso de nuestro proyecto deben ser trimestrales.
Proyecto Diseño de Producto o Servicio:
Organizar y planificar un prototipo de plan de animación a la lectura para los estudiantes desde 1° hasta 12° grado.
No existe un plan de animación a la lectura previo con el que podamos trabajar como plantilla. El entorno es cambiante por distintos motivos, entre los cuales resaltan: 1) Movimiento constante de profesores a través de los grados o en su permanencia en el colegio. 2) Planes de lectura improvisados y dinámicos que pueden estar planificados a principios de año, pero conforme pasa el tiempo cambian los títulos a ser leídos y la frecuencia de lectura que se tiene en cada grado. 3) Dinamismo entre grados. Enseñar a niños de 2° grado es distinto que enseñar a adolescentes de 10°, lo que no permite que pongamos planes de animación rígidos para todos los estudiantes. 4) Expectativas volátiles en el Concejo Directivo, lo que permite que los directores puedan cambiar de opinión sobre los entregables entre periodos de tiempo, generando lo que se llama en varias metodologías ágiles como Scrum: desechos; es decir, productos sin valor.
Debido a lo expuesto anteriormente, yo, como Project Manager, optaría por una metodología ágil; pero siendo audaz al momento de armar el proyecto, me gustaría aplicar una metodología predictiva al crear mi Backlog, tal y como Quist lo plantea en su tesis. Sabiendo que Scrum es una herramienta tanto útil como difícil de dominar, decido ir por ella entendiendo que puedo ir aprendiendo a utilizarla con este preciso proyecto ya que no requiere de muchas personas involucradas lo que puede facilitar la comunicación y los stakeholders en este caso serían los profesores que deben implementar este plan de animación a la lectura en sus aulas. Para desarrollar mi equipo Scrum, elijo a mis bibliotecarios de primaria y secundaria. Agendo una reunión con ellos para explicar cómo trabajaremos respecto a este preciso proyecto, además de agendar tiempo de capacitación para los tres (incluyéndome) en manejo Scrum.
Sé que al principio no lograremos realizar Scrum como estrictamente lo redacta la guía de Schwaber y Sutherland (6), pero es importante empezar a capacitarse teóricamente mientras se aplica en la práctica los conocimientos adquiridos para reforzar nuestros procesos de aprendizaje. Entiendo que, entre todos los proyectos asignados, éste es en el que menos riesgo corre tanto el departamento de Bibliotecas que dirijo como el propio colegio.
Para armar el Backlog, agendo una serie de reuniones tanto con los directores como con los profesores. Intentaré armar este Backlog con una metodología en cascada, asignándome tareas consecutivas y poniendo plazos límite para armar esta pila de tareas, mientras que mi equipo va capacitándose en Scrum.
Proyecto de Desarrollo de Competencias:
Dirigir al equipo de profesores de Monografía para que los estudiantes puedan concluir sus estudios con la mayor nota posible.
Por otro lado, el tercer caso aparece sorpresivamente en mis pensamientos. Debo acompañar a un equipo de más de 20 profesores, los cuales toman un rol de tutores de un estudiante durante todo el año. Estos estudiantes deben presentar, hasta agosto, un documento monográfico sobre un tema de su interés para poder cumplir con los requisitos de titulación del Bachillerato Internacional.
Este documento es sumamente importante, porque su éxito dependerá en cierta medida de cuánta información y apoyo pueda recibir de este equipo de profesores que estoy liderando. Además, el fracaso en este escrito involucra la suspensión del estudiante en el programa del Bachillerato, y automáticamente lo elimina de la lista de candidatos para el título.
Entonces, tengo que analizar la situación y plantear mi meta. La establezco rotando de una forma cualitativa a una cuantitativa, estableciendo una meta con indicadores y que pueda ser evidenciable en el transcurso del tiempo. Observo el indicador del año pasado y reflexiono sobre los números. Caigo en cuenta que menos del 50% de mis estudiantes lograron una nota arriba de la B.
Entonces, tengo que mejorar estos números. Mi meta será que más del 50% de mis estudiantes logre una nota mayor B. No puedo enfocarme en estrategias ágiles en esta situación por una cuestión curiosa, pero no menos importante: los tutores de monografía tienen roles diversos en el colegio, lo que no permite que tengan un enfoque total en este proyecto que es un requerimiento mencionado múltiples veces por el profesor Pérez en las Máster Class de Scrum (2023). Es más, muchos de ellos lo toman como trabajo extra que será de las tareas que más abajo se sitúen en su pila de prioridades. Por lo tanto, tenemos un entorno cambiante porque nuestros estudiantes eligen temas diversos con una facilidad notoria, pero al momento de estudiarlos y enfocarse en ellos, se desvían a otros temas.
En ese sentido se me ocurre trabajar en este proyecto de una manera poco ortodoxa. El trabajo con los estudiantes de Monografía será bajo una metodología ágil, eligiendo una herramienta como Kanban para hacer el seguimiento del trabajo y que ellos mismos puedan controlar sus avances semana a semana, cumpliendo tareas precisas y apoyándose visualmente en las tareas pendientes que deben terminar.
Por otro lado, las reuniones de control y evaluación que debo tener con los profesores se realizarán bajo una metodología predictiva, en la que estableceremos el ciclo de vida del proyecto en estos 8 meses de trabajo, indicando con precisión cuáles serán los hitos que debemos cumplir como tutores para que podamos proceder a los siguientes procesos del ciclo de vida de nuestro proyecto.
De esta manera, podré hacer un seguimiento ordenado a los tutores, mientras que reconozco que nuestros estudiantes estén trabajando continuamente en cumplir sus metas a través de herramientas como Kanban.
Proyecto audiovisual:
Desarrollar un Podcast
Finalmente, sopeso la idea de armar el podcast como mi caso cuarto. En los últimos años, he tenido experiencias diversas cuando se trata de crear productos multimedia o audiovisuales en el colegio. Esto se debe a un problema recurrente: los clientes siempre cambian de idea a la mitad del proyecto. Primero quieren un Podcast, luego un programa de Streaming. Después, pedirán que se establezca una radio en alguno de los salones audiovisuales y que pueda trasmitir información periódica a través de la plataforma web; pero, otro día cambiarán de opinión y querrán que la radio se pueda trasmitir a través de un canal de podcast.
En fin, es un entorno absolutamente cambiante. La decisión no es difícil en este caso. Necesitamos aplicar una metodología ágil que pueda generar valor poco a poco, que ese valor pueda ser lo suficientemente dinámico para poder utilizarse en proyectos diversos de carácter multimedia para reducir al máximo el desperdicio y finalmente podamos contar, a mediano plazo, con productos que generen valor por sí solos y multipliquen ese valor unidos.
La metodología ágil que tiene como marca el reducir el desperdicio y potenciar el valor es la Metodología Lean.
Según James Womack y Daniel Jones (2003), el pensamiento Lean se centra en definir junto con el cliente y con la mayor precisión posible cuál es el valor de su producto o servicio. En este caso, el requerimiento principal es un Podcast, pero ¿el valor reside en su potencial de comunicación? ¿Qué queremos comunicar?
O tal vez, ¿reside en su potencial pedagógico al querer desarrollar habilidades de comunicación en los estudiantes a la vez que producimos material multimedia de calidad que pueda ser publicado en redes sociales o la página web con el fin de convertirlo en herramientas de publicidad?
Según los autores, después de definir el valor de nuestro producto, podremos detectar aquello que nos aleja o no nos acerca a producir ese valor. Eso es el desperdicio o Muda.
Al ser una metodología ágil, estará organizada por fases iterativas y cíclicas en las que produciremos poco a poco valor y este valor es evaluado en el tiempo de producción y sus contextos; es decir, se producirá justo cuando se necesita y no antes.
Además, promueve la filosofía japonesa de la mejora continua día a día en la que cada pequeño detalle a mejorar y perfeccionar cuenta. En japonés, esto se llama Kaizen.
En fin, la metodología Lean es la mejor metodología ágil para este caso en particular, lo que permitirá que a pesar de que los lineamientos del cliente cambien, pueda poseer elementos de valor que oscilen entre los cambios del cliente.
Toda esta cavilación sobre las metodologías predictivas, ágiles y sus herramientas ha tomado parte de la mañana, pero ahora con una reflexión certera sobre los tipos de proyectos que tenemos como equipo por delante, puedo continuar mi jornada laboral con un norte bien delimitado.
La lluvia ha cedido en gran medida, ahora sólo caen unas cuantas gotas de lluvia y el sol, al parecer está empezando a salir, evidenciando un arco iris que se impone a través de los ventanales de mi biblioteca.
Autor
IB Extended Essay Coordinator at Saint Andrew´s School
Máster en Project Manager
Notas
(1) Aclaración: se entiende que, en un documento académico, es requerido escribir en tercera persona. No obstante, debido a la libertad creativa enunciada por el tutor Alejandro Pérez y las características de texto que presento, el cual desea ser tanto narrativo como académico, utilizaré la primera persona cuando esté enfocando mi narrativa a lo literario más que a lo teórico.
(2) Para más información sobre entornos VUCA, revisar: Alonso, M. (19 de diciembre de 2022) Entornos VUCA: gestión de proyectos en un mundo cambiante. ASANA. https://cutt.ly/vwKnPJPD
(3) Adición del traductor.
(4) Traducción hecha por el autor. Cita original en inglés: “Traditional project management is often best applied when the goal and solution are clear. Agile project management is often best applied when the goal is clear, but the solution is not”
(5) Nombre original en inglés: “Benefits of Blending Agile and Waterfall Project Planning Methodologies”
(6) Para más información, referirse a: Schwaber, K.; Sutherland, J. (2020) The Definite Guide to Scrum: The Rules of the Game. SCRUM Organization. https://cutt.ly/2wKODoyU
(7) Los autores explican que Muda es la palabra japonesa que se utiliza para definir el desperdicio.
Bibliografía
Baird, A.; Riggins, F.J. (2012) Planning and Sprinting: Use of a Hybrid Project Management Methodology within CIS Capstone Course. Journal of Information Systems Education Volumen 23, Número 3, páginas 243 – 257. https://cutt.ly/5wKJpHqw
Centro Europeo de Postgrado y Empresa (2023a) Dirección estratégica de proyectos, la empresa y su entorno. CEUPE
Centro Europeo de Postgrado y Empresa (2023b) Marco de referencia para la dirección de proyectos. CEUPE.
Flores-Cerna, F.; Sanhueza, V.; Valdés, H.; Reyes, L. (octubre de 2021) Metodologías ágiles: un análisis de los desafíos organizacionales para su implementación. Revista Científica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas Número 43, páginas 38 – 49. https://cutt.ly/hwKJof5Y
Garzas, J. (3 de julio de 2013) Ciclos de vida para gestionar (no sólo software): cascada, espiral, iterativo, incremental o ágil. Javier Garzas. https://cutt.ly/rwKJirhI
Mokhtar, R.; Khayyat, M. (7 de marzo de 2022) A Comparative Case Study of Waterfall and Agile Management. SAR Journal Volumen 5, Número 1, páginas 52 – 62. https://cutt.ly/GwKJwsQR
Pampliega, C.J. (2014) Gestión de proyectos, ¿moda o necesidad? Project Management Institute Madrid. https://cutt.ly/UwKH6wJf
Pérez, A. (mayo de 2022) Master Class – Proyectos Ágiles con Scrum IV. Centro Europeo de Postgrado y Empresa [Video] Youtube. https://cutt.ly/FwKJrMwT
Quist, C. (2015) Benefits of Blending Agile and Waterfall Project Planning Methodologies. Applied Information Management Program. University of Oregon. https://cutt.ly/kwKJeC1U
Rubio, M. (2020) The Mini Book of Agile. Mauricio Rubio.
Thesing, T.; Feldmann, C.; Burchardt, M. (2021) Agile versus Waterfall Project Management: Decision Model for Selecting the Appropriate Approach to a Project. Elsevier. https://cutt.ly/AwKJoUaG
Womack, J.P.; Jones, D.T. (2003) Lean Thinking: Banish waste and create wealth in your corporation. Simon & Schuster.
Referencias
Alonso, M. (19 de diciembre de 2022) Entornos VUCA: gestión de proyectos en un
mundo cambiante. ASANA. https://cutt.ly/vwKnPJPD
Álvarez, M.; Marcelino-Aranda, M.; Macías, A.; Novoa, J.C. (1 de marzo de 2021) Metodología tradicional vs ágil para la gestión de proyectos de software. Instituto. Politécnico Nacional de México. https://cutt.ly/nwKJfoLC
Campbell, A. (2021) Agile Leadership: Secret Practices and Tips for Successful Agile Leader. Alex Campbell.
Hayes, H. (2016) Agile Project Management: The Ultimate Guide to Agile Project Management and Software Development – Plus Tips & Tricks for Implementing Scrum! Henry Hayes.
Highsmith, J. (2009) Agile Project Management: Creating Innovative Products. Addison Wesley Professional.
Radigan, D. (2023) Comparación: gestión de proyectos ágil y en cascada. Atlassian. https://cutt.ly/qwKJsBhU
Schwaber, K.; Sutherland, J. (2020) The Definite Guide to Scrum: The Rules of the Game. SCRUM Organization. https://cutt.ly/2wKODoyU
Ciudad de la Cultura – Santiago de Compostela. Trevol Huxham
Entradas relacionadas
El factor humano en la dirección de proyectos
Hogares del Mañana: La Revolución Ágil en la Construcción
Perspectiva Histórica: De Agile a Proyectos Híbridos con PMI y Disciplined Agile
¿Pueden las grandes empresas ser predictivas y agiles?
Miyamoto Musashi, Tailoring y la elección del enfoque de la gestión del proyecto.
