Las 5 Claves de una Gestión Efectiva de Stakeholders en Proyectos

Y, ¿si te digo que podría tener las 5 claves de una buena gestión de los interesados de un proyecto?

Una gestión efectiva de todos los stakeholders es quizá la parte más crítica del proyecto. Podría considerarse un proyecto en sí mismo. Gestionar eficazmente a los Stakeholders será un proceso continuo dentro del proyecto, y el Director de proyecto junto con su equipo no pueden permitirse cometer errores.

Te indico a continuación 5 claves que pueden ayudar a una gestión eficaz de las partes interesadas del proyecto:

1. Implicar a los interesados durante todo el proyecto

Conviene identificar a las partes interesadas desde el principio y crear un Plan de Gestión de las Expectativas de los Interesados y tácticas para una gestión efectiva de los interesados. Así mismo hay que tratar de involucrarlos en el proyecto y deben ser capaces de proporcionar retroalimentación para los entregables del proyecto.

Recabar la opinión de las partes interesadas a lo largo de todo el proyecto es fundamental para garantizar que el proyecto cumple con sus requisitos y expectativas. Para ello pueden utilizarse encuestas, entrevistas y grupos de discusión. Esta información puede ayudar a identificar problemas o áreas de mejora que pueden abordarse modificando el alcance, el calendario o el presupuesto del proyecto. Además, aprovechar la opinión de las partes interesadas para mejorar, puede ayudar a desarrollar la confianza y la credibilidad con las partes interesadas, al tiempo que demuestra que su perspectiva es apreciada.

2. Todas las partes interesadas deben estar de acuerdo con los resultados del proyecto

Desde el principio, todas las partes interesadas en el proyecto deben estar de acuerdo con los resultados del proyecto.

¿Really?

Quizás resulte demasiado estricto, dado que no pocas veces, tendremos interesados cuyas expectativas sean opuestas a nuestros intereses. Llegar a un entendimiento con todas las partes interesadas es complicado, especialmente en proyectos complejos con implicaciones medioambientales o sociales.

Sin embargo, es fundamental establecer vías de comunicación y generar engagement siempre que sea posible. Al menos, evitar el confrontamiento y propiciar un estado de involucramiento más propicio mediante plantillas y herramientas para la gestión de interesados.

En este sentido, definir funciones y responsabilidades de cada uno de los interesados con la mayor claridad posible evitará confusiones en las fases posteriores del proyecto. Así se puede conseguir evitar el fracaso del proyecto, los retrasos y los sobrecostes.

3. Definir mecanismos para gestionar los cambios del proyecto

Las solicitudes de cambio son habituales en proyectos complejos. Muchos de los requisitos definidos en las primeras fases del proyecto pueden requerir una revisión posterior. Por este motivo resulta muy importante contar con una forma predefinida de gestionar las solicitudes de cambio. De lo contrario, problemas como la ampliación del alcance podrían afectar al rendimiento del proyecto y reducir la productividad del equipo de proyecto.

4. La comunicación con los stakholders es clave

Una comunicación significativa y valiosa en la gestión de proyectos es vital para el éxito del proyecto. La frecuencia de la comunicación también es importante y debe seleccionarse en función de la implicación y el interés de cada parte Stakeholder.

En la comunicación inicial se puede empezar por explicar el proceso, los plazos y el margen exacto que tienen los Stakeholders para influir en las decisiones. El Director del proyecto debe asegurarse de que todos comprenden el proceso y el papel que pueden desempeñar en él.

A medida que el proyecto se desarrolla y se va acercando al resultado global, se deben realizar comunicaciones con regularidad. Las actualizaciones de progreso pueden desarrollarse cada dos semanas o cada dos meses y existen varias herramientas a las que se puede recurrir para informar a las partes interesadas: Correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones, publicar una actualización en la página web, compartir publicaciones en redes sociales, informes…

Otra opción es diseñar un plan u hoja de ruta y compartirlo con ellos. Si el proyecto está en marcha, es probable que lo vean pasar por varias etapas y transiciones. El fin del plan u hoja de ruta es comunicárselo por escrito de manera clara. De este modo, entenderán qué está pasando y cuándo.

La comunicación debe ser bidireccional, es decir, estar abiertos a escuchar y recibir comentarios. Muchos Stakeholders pueden compartir opiniones o puntos de vista válidos que se deben tener en cuenta.

5. Intentar ver las cosas desde la perspectiva de los interesados

Parte de la gestión de las partes interesadas consiste en visualizar la situación desde su punto de vista para comprender qué ha firmado cada parte interesada y cuáles son sus contextos específicos. Si es posible llegar comprender cómo les afecta el proyecto, el equipo podrá estar mejor preparado para gestionarlos a los Stakeholders y a sus expectativas.

Conclusión

Hemos abordado la importancia crítica de una gestión efectiva de los stakeholders en proyectos, considerándola casi como un proyecto en sí mismo.

Así, podemos sintetizar las 5 claves para una buena gestión de los stakaholders en:

• Crear confianza. Involucrar a las de las partes interesadas durante todo el proyecto, asegurando su participación activa y recabando su retroalimentación
• Comprender sus necesidades, preocupaciones y prioridades. Lograr un consenso sobre los resultados del proyecto entre todas las partes, a pesar de las diferencias en expectativas y objetivos.
• Darles la oportunidad de dar su opinión y participar en las decisiones. Definir mecanismos claros para gestionar cambios en el proyecto, evitando así desviaciones en el alcance y otros problemas.
• Mantenerles informados o recabar su opinión. Mantener una comunicación significativa y constante con los stakeholders, adaptando la frecuencia y los métodos de comunicación a sus necesidades.
• Garantizar que las opiniones y necesidades de las partes interesadas se reflejen en las decisiones. Empatizar con las perspectivas de los stakeholders para entender mejor sus contextos y cómo el proyecto les afecta.

Estas claves son fundamentales para manejar eficazmente las expectativas y contribuir al éxito del proyecto.

Autor

Arántzazu Fernández Rivera

Máster en Dirección de Proyectos

» 22 enero, 2024 | Sin comentarios
» Categoría: Gestión y Dirección de Proyectos, Oficina de Gestión de Proyectos, Project Management » Etiquetas: Gestión de Interesados, Stakeholder