El golpe en seco que la pandemia del Covid19 dio al sector empresarial, obligó a muchas empresas a tomar decisiones rápidas para poder continuar con la operatividad interna. Los retos eran muchos pero, al que tuvieron que adaptarse de manera inmediata, fue al confinamiento. Aunque no es un término nuevo, el Home-Office se instaló de un día para otro en todos los sectores y en todo el mundo. El mundo cambió, de un día para otro y, su manera de trabajar, para siempre.
Home-office. Retos de las organizaciones a partir del Covid19
A partir del confinamiento, han ido surgiendo nuevos retos y, las organizaciones que sepan adaptarse lo más rápido posible serán las que salgan adelante con más fuerza y competitividad. No todas las empresas reaccionaron lo suficientemente rápido por lo que se vieron afectados significativamente, reduciendo sustancialmente sus operaciones. En muchas ocasiones, se vieron obligadas a cerrar.
Destacando el Home-office, como uno de los cambios más drásticos y rápidos que se produjeron en los principios de la pandemia, muchos dicen que llegó para quedarse. Para muchos trabajadores significó romper con el esquema de trabajo tradicional (8 horas en la oficina + tiempos de traslado), a encontrarse en sus hogares que, en muchas ocasiones, no contaban con las condiciones óptimas para desarrollar sus actividades.
Algunos trabajadores encararon el reto de trabajar en casa con niños pequeños o en edad escolar. Esto significó tener que atender las necesidades de sus hijos, a lo no poder asistir a la escuela o guardería, a la vez que realizaban su trabajo. Por el contrario, para los los trabajadores con alguna discapacidad, han preferido a la larga trabajar desde casa y, así, evitar los retos en temas de traslados a los que se enfrentaban diariamente y, además, son más productivos trabajando desde casa (Taylor, H., Wilkes M., Holland, P. & Florisson, R. 2022).
Las empresas tradicionales vieron que el cambio en su estructura organizacional era necesario y debía implementarse de manera inmediata.
Para las empresas, significó un cambio radical en términos de los espacios físicos en donde se encontraban sus oficinas; la logística para coordinar a los equipos de trabajo, el cómo conservar su cultura organizacional de manera virtual y la responsabilidad de cumplir con los proyectos en proceso, a pesar del encierro a nivel mundial sufriendo, principalmente, alza en los costes y falta de contrataciones para futuros proyectos.
Las organizaciones se vieron en la disyuntiva de seguir manteniendo la productividad y eficiencia de los equipos en el nuevo modelo virtual, generando nuevos retos que se tuvieron que atender rápidamente para la supervivencia de las empresas y para el cierre exitoso de sus proyectos.
La empresa en la que estaba trabajando en ese momento, Revitaliza Consultores, ya contaba con experiencia en el home-office desde varios años atrás, lo que era atípico para un empresa en México y, sobre todo, en el sector de la construcción. Gracias a ello, al llegar la pandemia el cambio no fue drástico. La transición a que las actividades fueran 100% virtuales fue sutil y, posteriormente, se estableció un sistema híbrido en donde se asiste a la oficina en semanas intermitentes. La empresa dotó a todos los empleados con las herramientas que requerían con la finalidad de que éste tuviera en casa los elementos necesarios para desarrollar el trabajo adecuadamente. Además, estuvo pendiente del estado emocional de cada uno de los empleados para monitorear la salud mental y proveer apoyo en caso necesario. Desde que comenzó esta situación hace ya unos 3 años, las cosas han funcionado bastante bien y la organización ha sobrevivido a esta época tan difícil; siendo testigos, eso sí, del cierre de muchas empresas cercanas que no lo han logrado.
Los departamentos que más rápido tuvieron que tomar decisiones para adatarse y adaptar a sus organizaciones a las nuevas condiciones del trabajo virtual, fueron los equipos de Tecnologías de la Información. Al inicio de la pandemia, la acelerada transición al trabajo virtual trajo consigo situaciones derivadas del nulo conocimiento del manejo de plataformas virtuales, de funciones en dispositivos para realizar reuniones virtuales, seguridad cibernética, o de conexiones de alta velocidad. (Herath & Herath, 2020)
Uno de los factores para el éxito del trabajo remoto es el internet de alta velocidad. Sin importar el punto del planeta en donde se estuviera, los retos de tener una conectividad efectiva se volvieron una realidad; ya que sin ese elemento, la efectividad del trabajo virtual era imposible (Black, 2020). Conforme los meses fueron pasando y la curva de aprendizaje se hacía más corta, el desempeño organizacional empezó a mejorar y a ser más efectivo.
En poco tiempo, la red cibernética mundial se vio sobrepasada por el enorme flujo de información que se dio desde el 2020. Fue la seguridad cibernética, ya que al trabajar desde casa la vulnerabilidad de las redes ponía en riesgo la información gestionada a través de la nube o a en las comunicaciones en diversos dispositivos o plataformas, el siguiente reto al que enfrentarse. (Bartolomé y Monteiro, 2021)
La Gran Renuncia: ¿Quién controla mi tiempo?
Según pasaron los meses durante el confinamiento, se dio un fenómeno a nivel internacional que se conoció como “La Gran Renuncia”. Éste se inició en el mercado laboral de Estados Unidos con la renuncia de 50 millones de estadounidenses que dejaron su empleo en 2021. Trabajadores que, tras probar las ventajas del Home-office, reflexionaron y tomaron decisiones drásticas para redireccionar sus vidas personales y laborales, al no sentirse bien remunerados, ni respetados o valorados en sus trabajos; por lo tanto, no alineados con la cultura organizacional de las empresas en las que trabajaban. Esto llevó a que miles de trabajadores recapacitaran sobre sus preferencias y valores, entre ellos, el de su tiempo. No estaban dispuestos a volver al esquema tradicional de oficina, con un horario específico y con los tiempos perdidos en los traslados a esas oficinas.
Se estima que uno de los factores dominantes en la decisión de dejar un empleo durante la pandemia fue la Cultura Tóxica de las empresas entre otros, como se muestra en la imagen (Sull, Sull & Zweig, 2022):
Se priorizó el bienestar individual, el de poder contar con el control sobre su propio tiempo. Así el home-office les dio la oportunidad de estar en casa, de fortalecer las relaciones familiares, de confirmar que el trabajo se podía llevar a cabo de manera eficiente e incluso mejor organizándome yo mi tiempo; Lo que derivó en el nomadismo digital.
En la Ciudad de México, se está presentando un fenómeno particular en colonias como La Condesa o la Roma. Se está viendo el incremento de nómadas digitales, principalmente provenientes de Estados Unidos, los cuáles están dispuestos a pagar grandes cantidades por la renta de apartamentos temporales. Este fenómeno esta provocando una revalorización en dichas colonias pero generando, también, los disgustos de los habitantes de la zona por la subida de precios en rentas. Sin embargo, a estos nómadas digitales no les importan los retos derivados de la seguridad digital o los cambios de horarios entre otras cosas, a cambio de la oportunidad de conocer diferentes lugares y culturas, de poder tener el tiempo de formarse a distancia y la seguridad de que la gestión del proyecto se puede llevar a través de plataformas digitales. (Tersakyan, 2022)
Nuevas herramientas digitales
Esta nueva era empresarial no hubiera sobrevivido sin la AI, IoT, servicios en la nube y las tecnologías de la información. Esta nueva forma de trabajar a distancia, obligó a explorar herramientas digitales para continuar los procesos internos de las empresas. Hubo que buscar herramientas para tener comunicación efectiva entre los trabajadores, manejo de la información, gestión del tiempo y la atención al cliente. Por ello, todas las herramientas ya existentes despuntaron sus servicios, como es el caso de ZOOM. En su caso, tuvo que fluir con la corriente y mejorar sus servicios de tal manera que la seguridad en las reuniones virtuales, así como todos aquellos elementos necesarios para tener una junta efectiva, estuvieran a mano, como whiteboards, close caption, esquemas específicos para reuniones con numerosos participantes, páginas interactivas, etc.
En mi experiencia laboral en Revitaliza Consultores, hemos probado diversas plataformas de gestión de proyectos ya que cada uno es único e irrepetible y cada cliente cuenta con diferentes herramientas de gestión. La plataforma que utilizábamos desde hacía varios años para gestionar nuestros proyectos es Basecamp y con un resultando sumamente efectivo decidimos seguir usándola. Por otro lado, contamos con Google Workplace ya que, a través de la nube compartimos documentos de word, excel y power point, lo que nos permite gestionar todo tipo de entregables. Las comunicaciones internas y externas, las hacemos vía WhatsApp, Skype o mail aunque, a diferentes clientes, diferentes herramientas y trabajamos también con Slack, Procor, etc…
En mi caso, al dirigir el área comercial, me ha resultado sumamente gratificante el manejo de procesos licitatorios en plataformas virtuales. Dejar atrás el hecho de imprimir carpetas para hacer las entregas físicas en lugares específicos ha agilizado mucho todos los procesos. Hemos podido participar en procedimientos internacionales y todo a través de plataformas virtuales.
Conclusión
Con la llegada del Covid19, el mundo cambió y las organizaciones se vieron obligadas a cambiar con él. Todas aquéllas empresas tradicionales tuvieron que aprender rápidamente a adaptarse al cambio y las que no lo hicieron, desaparecieron. Surgieron nuevos retos y nuevos conceptos como el Home-Office o Gymanstic Entreprises del que hablábamos en otro artículo.
El hecho de confinarnos nos forzó al Home-Office y, actualmente, son muchos lo profesionales que prefieren este formato. Han descubierto que organizarse ellos su propio tiempo para trabajar, sin perder tiempos en traslados a oficinas, es muy valioso y productivo y no están dispuestos a volver al formato anterior. Por ello, las organizaciones se han reconfigurado buscando espacios mas pequeños y cuestionándose la necesidad de contar con un espacio físico para fortalecer la cultura organizacional. Se ha convertido en un desafío la adaptación de los líderes que priorizan la convivencia en el espacio físico de las oficinas, a esquemas que pueden ser híbridos con la asistencia a la oficina de ciertos días de la semana.
Autor
Arquitecta en Revitaliza Colsultores
Máster en Dirección de Proyectos
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