Retos del trabajo online en tiempos de crisis

La situación de crisis originada por la pandemia mundial del coronavirus ha obligado a las personas a confinarse en sus hogares. En un mundo en que las fronteras están cerradas, con inestabilidad económica, no es difícil sentirse abrumado.

Para la mayoría de las personas, el confinamiento en sus casas y el teletrabajo está suponiendo una nueva realidad. Con la expansión del coronavirus, aquellos equipos que nunca habían trabajado de forma virtual se encuentran en una situación incómoda. Para otros, es un paso más hacia la transformación digital de sus entornos de trabajo convencionales. Para todos ellos, liderar equipos remotos de forma productiva es un reto, mucho mayor si le añadimos la presión de una pandemia mundial.

Retos del Trabajo Online

Esta necesidad de implementar el trabajo remoto a escala mundial no tiene precedentes y dejará una impresión duradera en la forma en que las personas viven y trabajan durante muchos años.

¿Todo saldrá bien?

No. Pero podemos afrontar esta situación de una forma proactiva como una oportunidad.

Si no te gusta la respuesta, piensa como mucho que depende. Como diría Seth Godin en su artículo Is everything going to be okay?,  si la pregunta es ¿todo va a ser como solía ser, o de la manera en que esperábamos? La respuesta es NO.

La pregunta que nos deberíamos hacer es ¿Qué vamos a hacer nosotros para que salga bien?

Debemos, por tanto, ser proactivos y buscar el equilibrio entre las obligaciones impuestas por esta situación y el trabajo desde casa,  la salud mental, y la conciliación laboral con el resto de tus seres cercanos con los que compartes tu vida y espacio.

En el artículo publicado por BBC al hilo de las estrategias para mantener el equilibrio y el buen humor incluso en momentos de máxima presión, el medio británico recomienda enfocarse en las pequeñas cosas que nos aportan felicidad cada día.

Una actividad que ayuda a ser conscientes de estas pequeñas cosas que nos cambian la vida es redactar un diario personal. Uno muy especial es el formato 5 Minutes Journal, del que yo y mis hijos somos unos auténticos seguidores. Entre las preguntas sobre las que meditar, incluye ¿de qué cosas puedes estar he agradecido?

Maneja el estrés

Meditar, ejercicio aeróbico o practicar Mindfulness ayudan a sus adeptos a manejar el estrés y mantener la salud, mental y física.  Acompañado de una buena alimentación, evitando la comida basura, ayudan a reducir la presión arterial, el azúcar en sangre y las patologías relacionadas con la inflamación crónica.

Bien implementado, el trabajo a distancia puede aumentar la productividad y el estado de ánimo de las personas; También supone mayores riesgos y retos que hay que afrontar para evitar dañar las relaciones laborales, el tiempo improductivo y la desmotivación derivada de la sensación de aislamiento.

Mantener el contacto con el equipo virtual

Es posible que no nos demos cuenta de que parte del trabajo de la oficina de nuestra empresa ya requiere colaboración virtual. En este entorno global 24/7, que incluye trabajar con proveedores o suministros de todo el mundo, trabajar fuera del horario laboral, en viajes de negocios o personales, enviamos correos electrónicos y compartimos documentos incluso con la persona que se sienta a nuestro lado.

La popular herramienta de comunicación Slack ha batido el récord de nuevos usuarios en los últimos meses, debido principalmente a las nuevas necesidades derivadas del teletrabajo.

Hilo de Setewart Butterfield, CEO de Slack

Estar conectado de forma eficiente con tu equipo

Canales de Slack para compartir ideas y organizar estrategias. Una versión gratuita básica de Slack sigue siendo una herramienta útil «todo en uno», que permite a las personas conectar sus calendarios de Google, tableros de Trello e incluso listas de cumpleaños.

Asegúrese de que su interfaz Slack esté estructurada correctamente: demasiados canales significarán que la información es demasiado dispareja y se perderá.

Una estrategia es organizar canales por ubicación del equipo y propósito del equipo. Slack también permite a los miembros del equipo señalar su «estado» e informar a otros si están en una reunión, fuera, enfermos o disponibles.

Microsoft Teams, es una buena alternativa a Slack, y ha experimentado un crecimiento de más de un 40% la semana que anunció nuevas funcionalidades para los equipos remotos.

SlackVsTeams, Trabajo ColaborativoZoom es una conocida plataforma para teleconferencias que en estas semanas también ha experimentado un aumento considerable de usuarios que se han apuntado a su modelo premium. Lo que era una plataforma de pago para empresas y universidades, ha pasado a asegurarse un sitio en los escritorios de muchos particulares que se aprovechan de su funcionalidad profesional con facilidad de uso.

¿Quién está trabajando en qué?

Estar en sintonía en ambientes de trabajo virtuales requiere de más disciplina que lo habitual, así como una comunicación más directa. Es algo de gran aporte tener las reuniones de actualización (Daily Scrum, reunión de seguimiento o como la quieras denominar) donde sea posible tener una reunión enfocada sobre quien hace que trabajos que pueda marcar la diferencia en los procesos.

Beneficios para las empresas y los trabajadores

Los equipos virtuales pueden ser mucho más dinámicos que los equipos tradicionales y tienen menos limitaciones de recursos que sus contrapartes.

De este modo, un entorno virtual de trabajo posibilita a las empresas trabajar con proveedores, suministradores de todo el mundo, trabajar fuera de un horario laboral establecido, enviamos correos electrónicos y compartimos documentos incluso con las personas que se sientan a nuestro lado en la oficina. Las herramientas colaborativas online son la norma.

Para las organizaciones, los equipos virtuales suponen un ahorro de costes importante, además de otras ventajas en forma de nuevas oportunidades y globalización. Muchas empresas se benefician de una reducción de costes generales derivados de sus instalaciones fijas y oficinas. Esto se traduce en trabajadores que aumentan su productividad y se sienten motivados al dedicar menos tiempo a desplazamientos para ir a su trabajo.

Otro beneficio, quizás más decisivo y que ha cambiado radicalmente a los departamentos de RRHH, es la posibilidad de contratar a trabajadores y colaboradores por todo el mundo para proyectos concretos. Así, gracias a poder colaborar de forma remota con especialistas de todo el mundo. Las organizaciones ahora pueden acceder a los mejores profesionales para cada área, independientemente de que se encuentren en nuestra geografía.

Los equipos de trabajo cada vez están compuestos por los mejores en sus áreas, con las mejores capacidades y habilidades, muy específicas y difíciles de encontrar debido a la especialización cada vez mayor de los puestos de trabajo, sin las limitaciones que impone la localización del proyecto.

Trabajando y Colaborando con Equipos Virtuales

Un ejemplo es el del hospital diseñado por el arquitecto Carlo Ratti utilizando herramientas de comunicación virtuales con más de un centenar de arquitectos ingenieros, médicos que se han unido a este proyecto abierto y colaborativo desde distintos puntos del planeta.

No solamente se benefician de la contratación online las grandes corporaciones. También los pequeños negocios, consultores y autónomos acceden a servicios profesionales a través de internet, añadiendo mayores capacidades a su fuerza de trabajo. Las empresas dedicadas a ofertar servicios de Asistentes Virtuales que ayudan en multitud de tareas cotidianas del negocio son una buena herramienta para consultores autónomos.

También los trabajadores se benefician del trabajo remoto. Al dedicar menos tiempo a desplazamientos, se genera un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida familiar. Esto a su vez repercute en los equipos debido con mayor flexibilidad, una mayor moral y enganche con el proyecto.

En la práctica, el uso de herramientas colaborativas y de comunicación nos permiten establecer flujos de trabajo de forma asíncrona desde cualquier parte del mundo. Esto deriva en una mayor flexibilidad en los miembros del equipo, que dejan de estar preocupados por la presencialidad para enfocarse en la entrega de valor y completar sus tareas asignadas. El responsable del proyecto y del equipo deberá asegurarse de ejercer un liderazgo virtual para mantener la cohesión y asegurar que exista un flujo entre todos los miembros del equipo.

Las reuniones virtuales también aumentan la comunicación. Los equipos no necesitan esperar hasta que tengan una reunión programada para transmitir información importante acerca de un proyecto. El flujo de información pasa por combinar herramientas y canales asíncronas, como tableros Kanban virtuales, radiadores de información, o plataformas de gestión de tareas como Asana o Trello; con otros canales más directos e informales de comunicación, como Slack.

Nuevas organizaciones más virtuales, menos físicas

¿Qué ha causado este cambio al trabajo virtual? En primer lugar, el enfoque en el conocimiento y la información, que ha resultado en la proliferación de dispositivos electrónicos. Internet y las redes sociales crean un entorno multicultural, distribuido y asíncrono. No tener límites también permite que los equipos y las organizaciones obtengan los miembros del equipo más calificados y experimentados.

Los equipos virtuales también admiten un progreso eficiente, lo que permite a los equipos globales trabajar en un proyecto las 24 horas del día. A medida que cada área termina su día, pueden pasar su trabajo al siguiente grupo de miembros del equipo, que acaban de comenzar su día, en una carrera de relevos. Nuestra economía global también ha llevado a las empresas a ubicaciones amplias, lo que ayuda a las empresas a expandirse desde donde se encuentran sus oficinas e incluir al mundo en su mercado potencial. Si los clientes o los clientes pueden ser desplazados geográficamente, ¿por qué no nuestros equipos y organizaciones? Una pregunta aún mejor es, si nuestro entorno se ha transformado tanto, ¿no tendría sentido que nos transformemos para continuar siendo efectivos como gerentes de proyecto y miembros del equipo?

Cambiando a un nuevo entorno de trabajo

El espacio de trabajo desde casa tiene sus propios requisitos, al igual que los escritorios que mantenemos en la oficina. Si has tenido la suerte de habilitar tu espacio privado y profesional dentro de tu hogar, entenderás que el teletrabajo no consiste en poder disponer de conexión de wifi para conectarte en remoto. definir el espacio de trabajo dentro del hogar implica consideraciones físicas, (las viviendas tienen una superficie cada vez menor), como psicológicas, incluso culturales.

Tu oficina en casa no es una oficina

El diseño de los espacios de trabajo afecta considerablemente en el rendimiento de las personas que pasan allí jornadas interminables. Los espacios wellness consideran el espacio de trabajo saludable como aquel que favorece la interacción entre las personas y facilita su uso sin afectar negativamente al bienestar de cada trabajador. El resultado son espacios de trabajo que fomentan la Creatividad y la Innovación.

En una oficina personal para estar aislado vamos a prescindir de todas las características de las grandes oficinas wellness para un gran número de trabajadores. Aun así, merece la pena tomarse un tiempo para diseñar un espacio de trabajo en casa.

La primera norma, que dicho espacio sea un rincón dedicado exclusivamente a esta función. De esta manera podrás ser capaz de diferenciar y promover un estado de concentración orientado al trabajo. La mente asocia dicho espacio al estado mental de la actividad que allí realizas.

Adapta tu espacio a tus necesidades

El espacio debería tener buena ventilación y luz natural, a ser posible. Con mobiliario ergonómico y toda la tecnología que vayas a necesitar para realizar tu actividad, más las llamadas, videoconferencias, webinars, etc. Las comunicaciones son un factor clave que se hace patente al exterior. Deberías preguntarte, ¿Cuál es la imagen que quieres proyectar cuando te conectas por videoconferencia? ¿Quién aparecerá de repente, por detrás para pedirte la cena mientras hablas con tu jefe? Por ello, es importante, marcar una agenda de concentración, de conferencias, y de descansos, consensuada con el resto de la casa.

Si en tu casa no dispone de una estancia que puedas dedicar exclusivamente a tu despacho, profesional,  te quieres sentir inspirado por alguna de estas soluciones para espacios de trabajo flexibles en tu vivienda.

Una solución socorrida para el mobiliario de tu despacho hogareño es IKEA. Más allá de que utilices muebles de esta conocida compañía, o que te hagas tu propio escritorio con cartón reciclado usando un diseño open source de Stykka, el concepto de espacios flexibles y multigeneracionales que promueve la compañía sueca va más allá del mobiliario para tratar un concepto social y cultural. Espacios flexibles que sirven para todo y para todos, en los que conviven padres profesionales autónomos, niños pintando sus tareas y abuelos que pueden quedarse a dormir puntualmente durante una visita familiar. Si no tienes una vivienda con habitaciones para cada ocasión, necesitas echarle imaginación para adaptarte.

Encuentra tu WoW – Way of Working

Tu nuevo espacio de trabajo te va a permitir reevaluar el tiempo que dedicas al trabajo. Tras unos primeros días de caos controlado, descubrirás que puedes ser más eficiente trabajando desde casa. Así, dedicar más tiempo a otras actividades no tradicionales como aprender nuevas herramientas.

Técnicas para aumentar la productividad como Pomodoro te pueden ayudar a distribuir tu agenda sin interrupciones. Divide el tiempo de trabajo en bloques de trabajo intenso de 25 min sin interrupciones, separados por descansos de 5 min. Programa también en la agenda los bloques que vas a dedicar a la comunicación,así evitar que, los bloques productivos se verán interrumpidos por tu teléfono. Tampoco dejes que se soliciten videoconferencias sin programarse previamente. No te conectes.

Asi como es importante mantener la concentración y la productividad durante las horas de trabajo, igual es aprender a desconectar del trabajo cuando sea necesario. Te recomendamos esta lista de The New York Times sobre qué mirar, leer y escuchar cuando se necesita una distracción.

Find the others – el Coworking en casa

Para muchos es la forma más sencilla de sentirse productivo en estos días en los que estamos aislados. Es una oportunidad para no sentirse aislado.

Akimbo, un espacio de trabajo online virtual coworking gratuito por Seth Godin, en el que puedes sentarte (virtualmente) junto a otras personas, mientras completas tu trabajo, tomar un descanso, acceder a los hilos de discusión sobre distintos temas. Akimbo dispuso un panel de discusión compartido con temas relacionados con el trabajo remoto, la resiliencia, el liderazgo, la productividad, la incertidumbre, etc.

Buscando proactivamente el equilibrio entre el trabajo remoto y tu vida personal

Al mismo tiempo que nos hemos lanzado al teletrabajo, los colegios y profesores han hecho lo propio, con lo que millones de oficinas improvisadas en el salón o la cocina se llenan de niños correteando o tratando de seguir con serias dificultades sus aulas virtuales.

Por mucha voluntad que pongan los profesores desde sus aulas virtuales, las dificultades técnicas de unas plataformas que no estaban preparadas para esta avalancha de conexiones desde casas, y la inexperiencia de la mayoría de los padres y profesores, nos lleva a que todos tengamos que ser profesores a tiempo parcial. Más allá de las risas o los lloros que se cuelan por las videoconferencias, compaginar el rol de profesor con el de profesional, y el de padres a tiempo completo supone un impedimento difícil de compaginar.

Ni siquiera gurús del management como Jeff Sutherland se libran de este nuevo impedimento en sus proyectos cuando la jornada de trabajo incluye a los niños. Para darle una solución productiva sin mermar la atención de sus obligaciones parentales, el cofundador de Scrum se inspiró en varios ejemplos en los que los miembros del equipo y sus hijos tienen la capacidad de adaptar el calendario del equipo, o aumentar el tiempo de descanso al mediodía para atender las necesidades de sus hijos.

Reuniones virtuales efectivas

A medida que el trabajo en remoto se está volviendo la norma,  supone un aumento considerable de reuniones virtuales. Estas intentan suplir la falta de comunicación informal que se produce en la oficina que en algunos casos brinda soluciones a los problemas del día.

Si bien puede ser bueno, o una auténtica pérdida de tiempo si dedicamos las reuniones virtuales exclusivamente a hablar de las cosas que hay que hacer. Para evitarlo, introduce una norma básica: que todas las reuniones sean sesiones de trabajo. Al cierre de cada sesión debe compartirse un entregable que evidencie un avance en el trabajo, y no únicamente una lista de cosas por hacer. Al inicio de cada sesión se comienza por plantear de necesidades a completar y Definition of Done, que debe completarse entre todos.

Para organizar las tareas ya utilizaremos otras herramientas en lugar de las videoconferencias. Además, evitar la creación de reuniones virtuales regulares es útil compartir calendarios y bloquear tiempos dedicados a tareas productivas, o a los niños, como hemos comentado.

Debemos ser conscientes de que, además del espacio de nuestra casa, estamos compartiendo el tiempo correspondiente al resto de la familia, solapando actividades de todos.

Pensando entonces en los retos del trabajo online, la pregunta que nos hacemos todos en estas semanas de crisis es:

¿Sigue siendo mi trabajo significativo? ¿Aporto valor?

El trabajo con sentido y valor es uno de los principales motivadores de los humanos. Es por esto que en algunos casos sentimos que nuestro trabajo no contribuye en algo significativo puede ser desmoralizante.

La clave está en entender que las crisis en determinado momento llegan a un final y lo importante es  trabajar por el después. Esto quiere decir que no solo basta con resistir las crisis, se trata de ser capaces de dar forma al futuro luego de ella.

Aprovecha las oportunidades que brindan las crisis para aprender de ellas, pregúntate que puedes sacar de ellas y entenderás tu situación. Piensa que el valor final que está presente en el Manifiesto Ágil está más vigente que nunca “Responder al cambio sobre seguir un plan”.

 

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