Algunas personas creen firmemente que las mejores ideas provienen de las sesiones en vivo, ya sea debido a que estuvieron presentes en algunas sesiones en persona de lluvia de ideas muy productivas, o porque les fue muy mal en algunos intentos de lluvia de ideas virtuales.
Muchos de los equipos virtuales con los que trabajamos hoy en día no pueden darse el lujo de asistir a reuniones face to face así que necesitan adquirir habilidades para adaptar la lluvia de ideas a un mundo virtual. Las herramientas colaborativas de gestión de proyectos facilitan a estos equipos trabajar en entornos virtuales eliminando barreras y distancias. Estas herramientas colaborativas propias del Project Management 2.0 exige también aplicar un estilo de liderazgo y unas normas de trabajo diferentes a las que aplicamos en equipos que comparten un mismo espacio.
Compartimos algunos consejos para sesiones productivas de lluvia de ideas; considera las herramientas de colaboración asíncrona, así como las dinámicas en directo a las tu equipo tiene acceso, y adapta estas ideas en consecuencia.
Sesiones virtuales de Brain Storming
Se puede dedicar mucho tiempo a generar una gran cantidad de ideas que tienen poca relación con el problema real en cuestión, especialmente si la sesión se va desarrollar online, así que procura ser claro al plantear una sesión de brain storming. Cuanto más preciso se defina el problema, es más probable que la sesión de lluvia de ideas sea más productiva, enfocada y dinámica.
Por ello, sé claro al exponer el problema a resolver en la sesión de brain storming o tormenta de ideas.
A continuación, tienes algunas reglas facilitadas por Penny Pullan en su libro Virtual Leadership para diseñar y convocar una sesión productiva. La Dr. Penny Pullan es especialista en herramientas facilitadoras para equipos virtuales. En esta conferencia de PMI-UK muestra el diseño de estrategias de comunicación para equipos deslocalizados:
Agrupa problemas similares:
El tiempo de conversación de los equipos virtuales para una dinámica online debe ser un lujo, así que intenta anticipar y agrupar algunos de los problemas sobre los que se necesitarán ideas creativas.
Organiza una única sesión de lluvia de ideas para generar una gran cantidad de posibles soluciones relacionadas, de esta manera ahorrarás tiempo y podrías descubrir una misma solución para varios problemas.
Considera sesiones separadas:
En el punto anterior expusimos que las sesiones de lluvias de ideas deben ser concisas para evitar múltiples sesiones, pero en realidad para conseguir una verdadera solución necesitarás más de una reunión. Durante una lluvia de ideas se piensa de forma creativa, pero para elegir y aplicar una solución se requiere pensar de forma más lógica y analítica y esto no se logra en unos minutos.
Una solución puede ser programar distintas sesiones: dedicar una reunión a definir el problema, otra a generar ideas y una final para elegir.
Asigna la cantidad de tiempo apropiada para cada fase:
Con relación al punto anterior, la regla general es que aproximadamente el 50% del tiempo disponible debe ir a la definición del problema, alrededor del 35% a la generación de ideas y alrededor del 10-15% a la selección de esas ideas.
Al usar ciertas capacidades en línea, puede acelerar este trabajo significativamente siempre que usemos las herramientas y la tecnología adecuada, especialmente en el área de la lluvia de ideas y la evaluación de opciones.
La selección de las herramientas colaborativas adecuadas es clave. Éstas deben facilitar al equipo dedicarse a reflexionar y compartir ideas, en vez de dedicarse a hacer funcionar convenientemente la cámara, el micro o compartir pantalla. (Todos hemos sufrido sesiones improductivas en este sentido).
Promueve la participación asíncrona:
Esto es especialmente importante cuando los participantes provienen de diferentes zonas horarias y cuando el tiempo es escaso. Publica preguntas provocativas en una aplicación de conferencias online diseñada para obtener respuestas creativas, y alienta a las personas a construir sobre las ideas de los demás.
De esta manera, puedes reunir muchas más ideas en muy poco tiempo trabajando con personas que no comparten ni oficina, ni la misma zona horaria.
Selecciona los participantes correctos:
No todas las personas serán apropiadas para todas las fases del proceso de intercambio de ideas. Busca incluir personas que muestren curiosidad, imaginación y al menos, cierto desinterés por preservar el status quo.
El número ideal de integrantes de una sesión online está entre cinco a siete personas compartiendo sesión al mismo tiempo. Ten en cuenta que, aunque la tecnología nos posibilitará poder hacer sesiones con mayor número de personas, el número de canales de comunicación que se crean entre el equipo es mucho más limitante debido a las barreras de la propia tecnología. En una sesión en persona la comunicación es más fluida usando gestos, posturas, para-lingüística, etc que no usaremos online. La cobertura y el ancho de banda que necesite la aplicación también dependerá del número de participantes. Luego, asegúrate de tener solucionado los aspectos básicos de conexión.
Prepara a los participantes para una sesión productiva:
Considera hacer que los participantes hagan una lluvia de ideas individualmente antes de la reunión, para aprovechar al máximo el tiempo.
Programar la sesión con tiempo y enviar previamente el índice de puntos a tratar es un buen consejo para mejorar nuestra próxima sesión de brain storming online. Tener la información de forma anticipada, hará reflexionar a todos los participantes sobre el problema a tratar.
¿Cuáles han sido los problemas con los que te has enfrentado al compartir una sesión de trabajo online?
Comparte en la sección de comentarios tu experiencia.
¿Cómo lo solucionaste?
Imágenes: Surface Hub. Colaboración de equipos en el lugar de trabajo moderno.
