El pasado mes de diciembre tuve el honor de impartir la jornada correspondiente al área de “interesados” a los alumnos del Máster en Gestión y Dirección de Proyectos de la Universidad de Salamanca que está teniendo lugar en la Escuela Politécnica Superior de Zamora.
Máster Class sobre Gestión de Interesados en los Proyectos
En esta sesión vimos que la comunicación es clave para el éxito en la gestión de los interesados. Una vez identificados, deberemos saber cómo gestionar las comunicaciones entre ellos. Por ello, son fundamentales tanto la jornada anterior impartida por Ana Aranda, como los talleres sobre Comunicación y Equipos que hemos realizado a lo largo del año 2015 en el ámbito del Branch de Castilla y León del PMI.
Uno de los principales objetivos en la gestión de este área de conocimiento es la de proveer información adecuada a los interesados de un proyecto. Podemos generar infinidad de KPIs (Key Performance Indicators) y métricas, pero para que esos datos se conviertan en información y sean útiles tenemos que tener en cuenta:
- QUÉ tipo de información
- a QUIÉN va dirigida (no todos los interesados, deben o tienen que conocer toda la información),
- POR QUÉ MEDIO se va a transmitir y
- EN QUÉ MOMENTO del proyecto la vamos a comunicar (después de un determinado hito, con determinada frecuencia a lo largo de todo el proyecto, o en determinados momentos puntuales).
Como en toda comunicación intervendrán por tanto, 4 elementos: Emisor, Receptor (convertido también en emisores de feedback), Mensaje y Canal.
En un momento dado, y puesto que las clases son abiertas y dinámicas, y dado el perfil de los alumnos, surgió el tema de la EMPLEABILIDAD y cómo proyectar tu MARCA PERSONAL. Esta cuestión resultó ser de gran interés para los alumnos por lo que empleamos un tiempo en ver aspectos que para muchos de ellos, personas en búsqueda activa de empleo, eran importantes. Se hablaron de cuestiones como: la empleabilidad; la marca personal 2.0 del Director de Proyectos; la era de la red desde el punto de vista de la búsqueda de empleo; la marca personal como proyecto; la importancia de la colaboración en las rrss; etc. No es el momento de recoger las cuestiones que se vieron, pero basta remitirnos al artículo ya publicado que recoge todas las ideas comentadas:
La Marca Personal 2.0 del Director de Proyectos
Tras este “kit-kat” se pasó a introducir la “gestión de interesados” a través de ejemplos y experiencias reales, lo que sirvió a los alumnos para ponerse en contexto.
Se vió en estos ejemplos como interesados de alto nivel no fueron identificados, y resultaron tener finalmente una influencia e impacto brutal en el Proyecto. No se logró una participación eficaz de los mismos, y no se gestionaron adecuadamente sus expectativas e intereses.
Pasamos a interpretar, en diferentes versiones, lo que dice el PMBoK sobre lo que es la “gestión de los interesados”. En este caso, siempre me gusta recordar la anécdota que nuestro profesor Francisco Javier Sanz utilizaba para contarnos qué era esto de la gestión de los interesados: – puesto que el término “stakeholders” tiene una difícil traducción directa al castellano, para él los STAKEholders eran todas aquellas personas y organizaciones que en cualquier momento del proyecto te podían meter un STACAzo, porque tienen algún tipo de interés en el mismo y no se ven cumplidas sus expectativas- Desde entonces… me quedó claro. Y así se lo traslado a mis alumnos.
También les trasladé un caso real de un proyecto nuestro, que está recogido en el siguiente enlace:
Hacer Proyectos en una industria en funcionamiento tiene algo especial.
El caso consiste en el proyecto, la gestión y el seguimiento para los trabajos de ampliación de sus instalaciones, para su uso como almacén de contenedores para las piezas de plástico producidas, para completar el desarrollo de la actividad de la Empresa, y permitir una adecuada zona de carga y descarga.
Debido a las estrictas exigencias en materia de seguridad y salud, y el corto plazo de tiempo con el que contamos, una planificación detallada y la coordinación y gestión con todos los agentes interesados, así como una comunicación eficaz, fueron claves para el éxito.
Y como dijo Woody Allen “las cosas no se dicen, se hacen, porque al hacerlas se dicen solas”, (y yo añadiría, “se aprenden solas”), tras el núcleo fuerte teórico dónde repasamos los procesos del éste área de conocimiento según las directrices del PMBOK y nuestro particular punto de vista de la gestión de interesados, recogido en uno de los artículos más visitados de nuestro sitio web:
Gestión de Interesados en los Proyectos
Las empresas que administren mejor a sus interesados se asegurarán mayores beneficios a largo plazo. Clic para tuitear
Pasamos a realizar una serie de dinámicas en equipo entorno a la gestión de interesados, en la que los alumnos se comprometieron, involucraron y participaron activamente, de lo cual me siento orgulloso y quiero agradecerles enormemente desde este nuevo artículo que publicamos.
