En el artículo que escribimos junto a Charo Fresneda sobre Cómo afecta Project Management 2.0 a la Comunicación en los Proyectos, explicábamos el significado de PM2.0 como la tendencia a adoptar nuevas formas de trabajar, con el fin de ayudar a los equipos de proyectos a colaborar, comunicarse, especialmente en proyectos cada vez más deslocalizados. Esta tendencia se apoya en un escenario tecnológico que antes no existía , con dispositivos y aplicaciones, que nos ayudan a comunicarnos y compartir la información.
El software/hardware actual basado en la Web 2.0 ha sido adoptado de forma general por la sociedad en su día a día, cuyas características nos permiten como usuarios:
- Conectados a través de más y mejores dispositivos con capacidad suficiente como para gestionar tareas, reportar información, etc.
- Contexto. Estamos conectados de una forma más poderosa, incorporando los datos de la situación y contexto en el que nos hayamos, geolocalización, internet de las cosas, etc.
- Colaboración, compartiendo información y conocimiento en red.
Aplicando estas características al entorno de la empresa y los proyectos, la adopción por parte de los equipos de trabajo de las nuevas tecnologías y las «costumbres tecnológicas» derivadas de la Web 2.0, han transformado su forma de trabajar y relacionarse en lo que llamamos PM2.0, o Dirección de Proyectos 2.0. Esto lleva aparejado el uso de aplicaciones y herramientas colaborativas, que necesariamente utilizan la nube para gestionar la información.
Sin embargo, con las nuevas aplicaciones surgen también nuevos inconvenientes a tener en cuenta. Las empresas y organizaciones están enfocando sus esfuerzos a evitar los «peligros» derivados de esta tecnología y el uso de la nube, especialmente los relacionados con la SEGURIDAD, y con la INTEROPERABILIDAD con el resto de sistemas de la organización.
En este artículo, hemos pedido a Jose Barato que aporte su punto de vista sobre estos dos temas relacionados con las aplicaciones alojadas en la Nube y la Dirección de Proyectos 2.0.
Jose Barato es director de TelePMO, empresa especializada en herramientas, consultoría y formación en gestión de proyectos. Desde 2009, participa en el proyecto open source Talaia OpenPPM, consistente en la creación, difusión y servicios de valor añadido sobre un producto de software libre para gestionar proyectos, programas y portafolios alineado con los estándares del PMI®.
Ingeniero de Telecomunicaciones por la Universidad Politécnica de Madrid. Certificado PMP® y PMI-ACP®, tiene más de 20 años de experiencia en Gestión de Proyectos y Consultoría de TI. Vicepresidente y miembro fundador de la asociación PM-IB (Project Management Illes Balears). Miembro de la Junta Directiva de PMI Madrid. Autor de los libros El Director de Proyectos a Examen y Los Hábitos de un Director de Proyectos Eficaz, cuenta con una amplia experiencia impartiendo cursos de gestión de proyectos. Seguidor de las ideas de Stephen Covey sobre la efectividad, el paradigma de persona completa y el liderazgo centrado en principios, comparte estas ideas en web: Los Hábitos de un Director de Proyectos Eficaz.
Recientemente publicaba un webinar sobre Gestión de Proyectos 2.0, en el que defendía la idea de que no todas las herramientas corporativas de gestión de proyectos deben tener un alto coste, ni cubrir todas las necesidades de la empresa. Jose Barato reflexionaba aquí sobre el paradigma del modelo freemium de aplicaciones en la nube, con aplicaciones que ofrecen «LOW TECH – HIGH TOUCH».
La SEGURIDAD y el uso de la NUBE como soporte para las herramientas colaborativas
La privacidad y la seguridad de la información de la organización y sus proyectos son preocupaciones que deben tenerse en cuenta al adoptar los medios de comunicación sociales en el lugar de trabajo. Necesitamos procesos y directrices que garanticen que los medios de comunicación social y redes sociales corporativas se utilizan responsablemente, y que cada miembro tenga en cuenta que puede estar compartiendo información privada o sensible dentro y fuera de su equipo.
Tanto las directrices, como el tipo y la organización de la información que se alojan en las RRSS y la nube debería estar historiado por el PM, y controlar si la información que se publica, y con quién se comparte es sensible o no.
Seguridad de la Información en la Nube y de las Aplicaciones PPM (Project Portfolio Management)
Carlos J. Pampliega: Cada vez más PMOs se están beneficiando de las ventajas de herramientas alojadas en la nube en entornos de trabajo más deslocalizados, pero muchas aún son reticentes a los posibles problemas de seguridad que esto puede generar. Muchas empresas se siguen preguntando si las soluciones en la nube son lo suficientemente seguras como para alojar en ellas información sensible.
¿Nos estamos acostumbrando a un entrono tecnológico en el que debemos «confiar» nuestra información a gestores externos o a las aplicaciones que lo alojan en la nube?
Jose Barato: Gestión de Proyectos 2.0 significa Colaboración Distribuida en Gestión de Proyectos, pero esto ya no es posible sin herramientas. El estado del arte en herramientas corporativas es el modelo web, es decir: que lo único que necesite el usuario sea un navegador. Esto ha ocurrido no solo en gestión de proyectos, sino también para el resto de herramientas corporativas para gestión de documentos, correo electrónico, agenda, contactos, mensajería instantánea, e-learning, control de horas, control de tareas, CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), etc. Las herramientas PPM (Project Portfolio Management) no se han quedado fuera de esta tendencia.
Otra tendencia interesante es lo que se ha denominado BYOD (Bring Your Own Device): los usuarios tienen mejores teléfonos y ordenadores que los que les facilitan sus empresas y negocian para compartir el gasto, y las empresas se ahorran muchos costes de administración y gestión. En la actualidad, como usuarios, ya estamos acostumbrados a utilizar herramientas web para el buscador, correo, agenda, contactos, tareas, notas, vídeos, música, etc. Todo esto lo hacemos sin pagar a cambio de que empresas como Google o Facebook usen nuestros datos: nos hemos acostumbrado a la nube como usuarios, sin pensar en la seguridad. Si tenemos que pagar un coste simbólico lo aceptaremos porque ya hemos adquirido la necesidad y lo entenderemos como un servicio útil: esta es la base del modelo de negocio freemium de muchas herramientas que ya pagamos por uso.
Algo bien diferente es que las empresas confíen en la nube para datos sensibles, y quizá lo más sensible de una empresa sea la información relativa a sus proyectos. No se trata de poner los proyectos en Twitter o Facebook, sino de utilizar herramientas web para gestionar recursos, tareas, proyectos, programas y portafolios, con servidores en la nube de Amazon, por ejemplo, pero controlando los permisos de acceso, las copias de respaldo, la disponibilidad, la integridad, el cumplimento de las normativas legales, etc.
Los problemas de seguridad tienen solución técnica desde hace tiempo. Por un lado, todas las herramientas de gestión de proyectos ya soportan esta arquitectura multinivel desplegable en servidores privados, en servidores de un proveedor de hosting o bien en servidores deslocalizados en la nube. Por otro lado, los usuarios ya están acostumbrados a usar herramientas en la nube desde sus dispositivos. Algunas empresas ya empiezan a certificarse en seguridad en la nube, siendo el programa de certificación más conocido el de la Cloud Security Alliance (CSA) que publica una lista de empresas certificadas en seguridad en la nube (este registro se conoce con el acrónimo STAR (Security, Trust & Assurance Registry), y puede encontrarse en la dirección web: https://cloudsecurityalliance.org/star.
A mi juicio, que las empresas se muevan a la nube para este tipo de herramientas es simplemente cuestión de tiempo. ¿No hay muchas empresas que ya usan Gmail en lugar de servidores de correo corporativo? De igual forma comenzarán a usar herramientas de gestión de proyectos en la nube por el enorme ahorro que supone en costes de infraestructura como servicio, o software como servicio. Los niveles de seguridad que se requieran pueden conseguirse a un coste, que seguirá compensando el coste del software a medida y de las infraestructuras propietarias. Pero no es solo cuestión de ahorro de costes, también hay que sumar la mayor capacidad de gestión y flexibilidad.
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INTEROPERABILIDAD de las herramientas de gestión.
La consolidación en el mercado de las aplicaciones PPM, la interoperabilidad, los estándares abiertos y el apoyo más estructurado para la gobernabilidad en los equipos virtuales ayudará a garantizar la seguridad y la usabilidad de estas aplicaciones. Las propias empresas de soluciones de gestión de proyectos en línea se están fusionando, ofreciendo soluciones más compatibles con los hábitos y sistemas que ya utilizan las organizaciones.
Carlos J. Pampliega: El 57% de las interrupciones en el trabajo provienen tanto del uso inadecuado de los medios sociales, como de la necesidad de estar saltando continuamente entre distintas aplicaciones: comunicarse por correo, descargar documentos, guardarlos en una aplicación en la nube, abrir el block de notas, insertar el resumen en la base de datos, en el CRM de la organización,… La cantidad de aplicaciones que utilizamos para completar un proceso o tarea genera una gran pérdida de tiempo si no están sincronizadas entre si.
La solución actual pasa por integrar aplicaciones especializadas en distintos problemas (contabilidad, proyectos, personal,…), que se alimentan entre sí y forman parte de los sistemas de las organizaciones. En este sentido, las soluciones en la nube han facilitado mucho la integración de herramientas, eliminando barreras para los departamentos de sistemas.
La tendencia en las soluciones es la interoperabilidad entre distintas herramientas e interfaces que ofrezcan la compatibilidad con distintas aplicaciones, y en distintos dispositivos.
Jose Barato: Antes, la interoperabilidad en gestión de proyectos no era tan necesaria porque el paradigma era «una herramienta que lo hace todo». La crisis económica ha ido sacando este paradigma del mercado. Si esta herramienta la suministraba un proveedor PPM, los costes típicos para una gran empresa eran de unos 100-200k€ por licencias (más un 20% de mantenimiento anual) y los altísimos costes de consultoría y gestión del cambio sólo para poder usar la herramienta. Si el desarrollo era a medida, el coste total de propiedad podría ser equivalente o superior (el desarrollo de hoy es el mantenimiento del mañana). Actualmente es posible gestionar los proyectos con herramientas de altísima calidad, probadas por muchísimos usuarios, a un coste que muchas veces es gratis. La interoperabilidad entre dichas herramientas muchas veces ya existe (véase por ejemplo la integración entra Asana-Slack, Talaia-Microsoft Project, etc.), y cuando no existe, el equipo de gestión del proyecto puede plantear un workaround proyecto a proyecto: por ejemplo, actualmente no hay integración Talaia-Asana. ¿Cómo resuelvo yo esto? Mediante una convención de nomenclatura entre los identificadores de las actividades en Talaia y los nombres de las tareas en Asana.
En el pasado hemos venido usando herramientas de gestión de proyectos que pretendían resolver ellas solas toda la funcionalidad. Los gestores de la demanda podían seguir los flujos de aprobación de sus iniciativas, la alta dirección podía ver sus indicadores clave de desempeño, los miembros del equipo podían incurrir sus horas trabajadas y sus gastos, etc. A mi juicio, el gran olvidado en este análisis funcional ha sido siempre el Project Manager, que está en el centro y que debe suministrar toda esta información y que además, debe hacer que el proyecto salga adelante.
Si como Project Manager tienes que elegir entre gestionar la herramienta o gestionar el proyecto, tu responsabilidad es gestionar el proyecto. Sabes que cuando el proyecto acabe, al final no te van a juzgar por si has actualizado bien los indicadores semafóricos, por ejemplo. Te van a juzgar por los objetivos de gestión alcanzados de alcance, cronograma, coste, calidad, etc. Cuando yo mismo he tenido que elegir entre Microsoft Project o la herramienta corporativa para planificar mis proyectos y hacer seguimientos, he elegido Microsoft Project porque me ahorraba mucho tiempo. Cuando en aquella empresa se decidió desinstalar Microsoft Project para obligar al uso de la herramienta corporativa, los Project Managers nos buscábamos la vida y seguíamos usándolo.
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¿Un Project Manager prefiere pedir perdón a pedir permiso? Muchos altos ejecutivos de aquella empresa pensaban que si toda la información estaba en la herramienta PPM, entonces los proyectos terminarían con éxito. Esta forma de razonar tiene sentido para las herramientas ERP: si todo está en SAP, por ejemplo, entonces las nóminas salen automáticamente, se superan mejor las auditorias, se incorporan rápidamente los cambios de legislación, etc. Desgraciadamente, los proyectos no garantizan su éxito por usar una herramienta, ¡ojalá fuera tan fácil! El éxito de un proyecto se debe sobre todo al talento del equipo y del Project Manager.
El éxito de un proyecto se debe sobre todo al talento del equipo y del Project Manager. Clic para tuitear
Ahora, el dilema que afrontan las empresas ya no es entre la herramienta de planificación y la herramienta PPM. Ahora existen más opciones, que ya dominamos como usuarios. El Project Manager está obligado a ser eficaz, a nivel personal y del equipo. ¿Por qué hay que prohibir el uso de Slack para promover debates y la comunicación dentro del equipo, o Asana para controlar las tareas, o Kanbanize para los radiadores de información en proyectos ágiles, o Trello para trazar el ciclo de vida, Google Forms para hacer encuestas para recopilar requisitos, o Google Calendar para organizar las reuniones del equipo? Si una empresa debe desarrollar a medida un sistema PPM para incluir toda esta funcionalidad, ¿cuánto costaría? ¿Sus programadores tendrán que escribir mejor código que los de Asana, que vienen de Facebook? ¿Habría que desarrollar también una app para Android y otra para iOS? ¿Habrá que hacer un Gantt mejor que el de Microsoft Project, que lleva en el mercado más de 30 años?
Igual que las empresas están empezando a considerar las ventajas de que los empleados traigan su propio dispositivo, también están empezando a valorar que los profesionales usen sus herramientas de productividad personal y de gestión de proyectos. El modelo freemium está enganchando a muchos profesionales que luego proponen esas herramientas en sus empresas. Las empresas se arriesgan poco al pagar por uso estas herramientas, sin tener que vencer la costosa resistencia al cambio, con unos costes de propiedad muy inferiores.
