No importa lo bien que hayas planificado tu proyecto o cómo hayas previsto todos los riesgos imaginables, ahí afuera aparecerán problemas a los que tendrás que enfrentarte.
Estate preparado!, nos dice Brad Egeland en Ten Key Project Issues to Avoid, un artículo publicado en Projectsmart.co.uk sobre los problemas más comunes en los proyectos. Estos problemas se pueden anticipar y gestionar, siempre que estemos alerta y conozcamos la forma de solucionarlos.
Los OBJETIVOS del Proyecto no están exactamente definidos.
Al principio del proyecto, a menudo no existe un compromiso del cliente o de tus superiores sobre cuáles son los objetivos concretos del proyecto. Intenta definir claramente estos objetivos en un Project Charter y consigue el compromiso lo antes posible del sponsor del proyecto. De lo contrario, el éxito del trabajo será más una cuestión de suerte, que de habilidad o experiencia.
Tu EQUIPO de Proyecto no está cohesionado.
Como líder del equipo, usted debe animar a la participación de todos los miembros, asegurándose de que se consigue el desarrollo profesional de cada miembro, además del éxito del proyecto.
No te apoyan los GERENTES.
En una organización definida por departamentos, los gerentes son muy celosos de ceder a los mejores profesionales a su cargo para un proyecto. Asegúrese de mostrar los beneficios del proyecto para toda la organización, y convencer de la idoneidad de los recursos que necesita para desarrollar el proyecto.
Tu Proyecto no cumple los PLAZOS.
¿Qué hace cuando han surgido problemas y el proyecto se retrasa? A pesar de que usted hiciera una planificación de plazos realista en función de la carga de trabajo, es posible que se haya visto obligado a acelerar los tiempos debido a imposiciones o cambios desde la administración. Es importante saber explicar a la gerencia y al cliente los problemas derivados de estos cambios, podee solicitar un nuevo plazo o incrementar el equipo de proyecto.
Gestión por DEPARTAMENTOS vs PROYECTOS.
Sea consciente de las diferencias importantes entre la gestión departamental y la gestión por proyectos. A menudo requieren diferentes niveles de supervisión y liderazgo. De hecho, las habilidades que usted tenga si es el jefe de un departamento pueden interferir con su participación en el equipo como project manager, por lo que es probable que necesite desarrollar un enfoque completamente diferente a la supervisión del equipo del proyecto.
EXPECTATIVAS poco realistas.
El desarrollo de un proyecto lleva implícitas unas expectativas financieras y de beneficios para la organización que se deben cumplir en la medida de lo posible. Cuando usted experimenta excesos de presupuesto, hay dos posibles razones. En primer lugar, el presupuesto puede ser poco realista. En ese caso, es necesario preguntarse por uno más adecuado. En segundo lugar, puede que tenga que ejercer un control más directo.
Tus superiores realizan CAMBIOS en el Proyecto después de su Inicio.
Por desgracia, las prioridades cambian, para la organización y para los clientes. Especialmente en entornos de gran incertidumbre, no siempre se puede asumir que un proyecto ya asignado tendrá utilidad en el momento de su puesta en uso o producción. Hay cambios necesarios que no se podrán evitar.
Sin embargo, el verdadero problema existe con gerentes que demuestran una falta de liderazgo, y nos obligan a realizar continuamente cambios crónicos. En estos casos es necesario una comunicación más fluida con tus superiores gerárquicos, de forma que mantengamos su apoyo. Reúnase periódicamente con el sponsor del proyecto dentro de su organización, y presente un breve informe sobre la situación. A ningún gerente le gusta gastar el dinero en cambios cuando no lo entiende necesario.
Mala COMUNICACIÓN con la Dirección.
Siguiendo con el problema anterior, la falta de comunicación, y por consiguiente de apoyo, con la dirección no va ayudar al proyecto.
Normalmente, aunque hagamos el esfuerzo por mantener las líneas de comunicación abiertas, la administración puede simplemente dejar de mantenerse al día sobre las prioridades del proyecto.
Haga el esfuerzo por mantener la comunicación, o al menos un medio de información. De lo contrario, es posible que sus jefes no respondan a sus reuniones, no le confirmen las metas del proyecto, y no le ofrezcan mucho apoyo; pero cuando el proyecto esté terminado, le dirán: «esto no es lo que queríamos».
Fallos en la PROGRAMACIÓN de Tareas
Gestionar las tareas es la tarea más compleja. La mayoría de los casos de problemas de control de la programación son creados por la falta de preparación en la creación de la programación en sí misma. Su única solución puede ser la de revisar sus métodos de gestión del cronograma del proyecto.
No MONITORIZAR el Proyecto
No importa lo ocupado que esté con otras funciones relacionadas con la gestión, no olvide que su tarea más importante es controlar que el proyecto consiga sus objetivos, dentro del coste y los plazos establecidos. La gestión de proyectos implica varios papeles – entrenador, supervisor, líder y comunicador. Pero su tarea más importante es asegurarse de que el proyecto tiene éxito en todos sus aspectos. La supervisión del proyecto debe ser su prioridad.
Estos no son todos los problemas que te puedes encontrar, pero sí hemos observado que son los más habituales en los proyectos. La mayoría de estos problemas se pueden evitar desarrollando unas mejores habilidades interpersonales, o soft skills, especialmente mejorando la comunicación con nuestro entorno. Si conseguimos equipos mejor comunicados, cohesionados, y que no precisan de nuestra continua supervisión, podremos dedicar más tiempo a la monitorización y control del proyecto.
