Por qué utilizar Big Data en la gestión de proyectos

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El Blog de IMF Business School

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Hoy en día las empresas comienzan a entender el por qué utilizar Big Data en la gestión de proyectos. La oportunidad que supone la posibilidad de analizar grandes volúmenes de datos, provenientes de las numerosas fuentes disponibles. Gracias al uso de internet y las redes sociales y utilizar estos datos para realizar predicciones mucho más rápidas y precias.

Aunque llevamos escuchando el término Big data durante décadas, es ahora cuando el acceso es más sencillo y los costes de almacenaje más económicos. Por lo tanto, es el momento de plantearnos el beneficio que podemos obtener de cara a optimizar procesos en la gestión de proyectos.

Pero para comprender la repercusión que puede tener el Big Data en la gestión de proyectos primero debemos comprender sus principales características.

¿Qué es Big Data?

Un gran volumen de datos digitales que provienen de diferentes fuentes.

Big data en gestión de proyectos describe el gran volumen de datos estructurados, semiestructurados y no estructurados analizados para comprender tendencias.

  • Datos estructurados y semiestructurados: forman parte de una estructura predefinida y son fácilmente catalogables. Ejemplo: hoja de Excel o base de datos de SQL.
  • Datos no estructurados: no forman parte de una estructura definida. Resulta complicado crear informes y realizar análisis al no estar bien estructura y catalogada la información. Ejemplo: un email, fichero de Word, conversación de Skype.

Las 5 Vs del Big Data:

Volumen:

Nuevos datos generados constantemente desde diversas fuentes.

Velocidad:

Los datos se generan a gran velocidad por lo que se necesitan tecnologías de análisis de datos eficientes.

Variedad:

La gestión de la información recibida es clave para clasificar todos los datos recibidos de cada una de las fuentes.

Valor:

Es esencial seleccionar los datos que realmente sean importantes y generen valor para la empresa. Una buena definición de objetivos y estrategia previa al almacenamiento de datos ahorrará mucho tiempo de cómputo y facilitará la gestión a largo plazo.

Veracidad:

Los datos deben ser relevantes y también verdaderos. Los datos falsos son uno de los mayores retos que afrontaremos a la hora de analizar la información.

Desafíos de Big Data:

  • Tan solo el 20% de la información es estructurada. La gran cantidad de datos, provenientes de distintas fuentes genera problemas a las empresas a la hora de extraer datos reales y de calidad.
  • Se necesita mucho tiempo para transformar los tipos de datos no estructurados en estructurados y procesar estos datos.
  • Los datos cambian rápidamente y por lo tanto tienen una validez muy corta. Es necesario un poder de procesamiento muy alto, si no lo hacemos bien el análisis puede producir conclusiones erróneas que nos llevaran a cometer errores en la toma de decisiones.
  • No existe estándares de calidad de datos unificados. Las normas relacionadas con la calidad de datos aún necesitan mejorar y todavía no existen apenas resultados acerca de las investigaciones sobre la calidad de datos de Big Data.

Big Data en la gestión de proyectos:

Numerosas conclusiones extraídas a través de Big Data han permitido a las empresas encontrar patrones de comportamiento y predecir futuros resultados con gran precisión.

Por lo que el éxito de cualquier proyecto depende de la toma de decisiones a través de la información disponible y Big Data es una gran manera de conseguir información fácil de procesar.

A continuación, veremos algunos procesos de la gestión de proyectos en lo que Big Data puede lograr un gran impacto y de qué manera:

Planificación del proyecto:

La planificación y ejecución de proyectos crea una gran cantidad de datos, lo que resulta en una oportunidad para desarrollar predicciones relevantes a través de Big Data.

El volumen y variedad de datos puede ayudar a los Project managers a reorganizar procesos de planificación y a desarrollar soluciones creativas e innovadoras.

Por lo tanto, la herramienta de Big Data “Elastic Search” nos permite hacer consultas dentro de un gran volumen de datos complejos. Su característica principal consiste en la posibilidad de indexar y analizar todos estos datos en tiempo real, obteniendo como resultado una optimización en los procesos y una gestión más eficiente.

Análisis de equipo:

Diariamente se recoge innumerable información sobre diferentes profesionales trabajando en multitud de sectores.

Loa datos extraídos hacen referencia a experiencias en proyectos pasados, habilidades de los miembros del equipo, formación académica, formación complementaria, evaluaciones de rendimiento personales y de equipo, liderazgo, etc.

Big Data puede proporcionar conclusiones sobre cómo organizar equipos de manera más eficiente. Como por ejemplo optimizar el tamaño y la estructura del quipo, las habilidades necesarias para formar un equipo exitoso o como elegir los líderes más eficientes para cada tipo de proyecto.

Existen incluso softwares creados con el objetivo de analizar la motivación y el compromiso de los trabajadores dentro de la empresa. Con el fin de detectar conflictos con los miembros del equipo antes de que estos ocurran. Un ejemplo de este tipo de softwares es el “Erudit”, una startup española centrada en la gestión del talento: https://www.erudit.ai/

Gestión del conocimiento:

Una cantidad significativa de información se genera como resultado de la gestión del conocimiento tanto en los proyectos como en las organizaciones.

Además está información incluye buenas prácticas, expedientes, registros, lecciones aprendidas, entre otros. Normalmente, esta información queda almacenada en archivos inmensos donde resulta casi imposible encontrar la información necesaria, perdiendo esta su valor.

A través de Big Data también se pretende extraer el valor de toda esta información y transformarlo en una plataforma de conocimiento compartido. Para así encontrar fácilmente maneras de gestionar problemas y desarrollar nuevas prácticas para trabajar de manera más eficiente.

Finalmente, de acuerdo con un estudiado realizado por McKinsey, los trabajadores emplean alrededor de un 20% de su tiempo buscando y recopilando infor



Fuente: PMideas (Por qué utilizar Big Data en la gestión de proyectos).