7 claves para un entorno multitarea eficiente

Ángel Nájera Pérez

En un mundo ideal, cada persona de la organización estaría asignada a un proyecto y cuando éste se completa, pasaría al siguiente. En ocasiones ocurre, pero en muchas más, lo que nos encontramos en un entorno multitarea, donde es factible que un miembro de equipo esté asignado a varios proyectos, además de trabajo propio del departamento al que pertenezca e incluso realice más cosas como resolución de incidencias, participación en nuevas iniciativas, colaborar con otros compañeros, y un largo etcétera.
 

Pros & Cons

El disponer de equipos flexibles y adaptables que puedan aportar valor en este entorno es muy positivo en muchos casos, ya que permite acometer más proyectos y aumentar la motivación, integración e innovación del equipo ya que el trasvase de conocimiento y experiencias es más rápido y directo.
Por otro lado, si no se gestiona adecuadamente, todos estos beneficios potenciales pueden reducirse drásticamente e incluso transformarse en grandes problemas. Así, en primer lugar hay que reconocer que el estar continuamente cambiando de tarea genera una pérdida en la eficiencia en el trabajo, al tener que ajustar el foco y actualizar el conocimiento y los datos de la nueva. Además, aumenta el riesgo de que se produzcan “olvidos” y fallos por falta de coordinación y de no estar al día.
Lo expuesto anteriormente puede producir que la estrategia (no deseada) sobre cómo afrontar el trabajo del día a día pase a estar basada en resolver lo urgente, sin tener tiempo ni capacidad para analizar de forma predictiva y proactiva el mismo. Sin duda, se produce un aumento del estrés que puede acabar en los casos más extremos en el síndrome del burt out.

¿Qué se necesita para trabajar eficientemente en un entorno multitarea?

Para poder obtener los beneficios deseados e intentar reducir los riesgos negativos, os proponemos las siguientes medidas a tener en cuenta:

  • Se debe disponer de un sistema de gestión de la información en el que se pueda encontrar -actualizados- los datos de gestión del proyecto y que sea accesible para todos los involucrados en el mismo. De esta forma, tanto los objetivos del proyecto como las restricciones del proyecto tienen que estar claramente identificadas.
  • Disponer de tiempo para planificar: la tentación está en empezar a trabajar directamente sobre una lista de tareas, pero esto nos puede generar frustación por no conseguir terminarlas o no hacerlo adecuadamente. Por lo que es necesario conocer la planificación global de cada proyecto y seleccionar qué actividades hay que realizar en el corto plazo (por ejemplo en la siguiente semana).
  • Priorizar: conocer el Big Picture global, no solo de cada proyecto individualmente sino a nivel estratégico y de portfolio, identificando claramente qué proyectos tienen prioridad sobre los otros y focalizar los esfuerzos en los primeros.
  • Una cosa después de otra: Limitar al máximo posible el número de tareas abiertas al mismo tiempo.
  • Informar a cada responsable de proyecto el compromiso adquirido, tanto en el corto como en el largo plazo. De forma que si se detectan problemas, incongruencias o cuellos de botella, los responsables de cada proyectos, las áreas que aportar los recursos (a la que pertenece el miembro del equipo) y la dirección estratégica disponga de esta información a tiempo para poder tomar decisiones.
  • Controlar los pozos del tiempo: Se pueden aplicar buenas prácticas para la gestión del tiempo personal. Tales como concentrar las tareas de comunicación e interacción buscando momentos fijos para contestar a los email o llamadas (no estar continuamente conectado y respondiendo).
  • Gestión eficaz de reuniones: Solo asistir a las reuniones que realmente sean necesarias y reducir su duración.

Somos capaces de hacer muchas cosas al mismo tiempo, generando mucho valor a nuestras organizaciones, pero no olvidar que para conseguirlo hay que establecer una estrategia adecuada: es una situación de riesgo.

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Fuente: PMideas (7 claves para un entorno multitarea eficiente).