Los conceptos visuales se pueden usar para romper el hielo y conectar a las personas de una manera que las palabras solas no lo pueden hacer. Compartimos a continuación algunos consejos para equipos virtuales, escritos por Penny Pullan de Making Projects Work. Penny recoge en su último libro, Virtual Leadership, estrategias para conseguir involucrar a equipos virtuales de proyectos. Esto es, equipos distribuidos que colaboran a través de herramientas virtuales.
Construye un mapa del equipo para que todos lo vean:
Toma una imagen del estado, país, continente o del mundo y refleja por medio de fotos dónde están las personas involucradas en el proyecto. Inserta zonas horarias según sea necesario y añade las fotos de todos los participantes en los lugares apropiados.
Puedes publicar este mapa en una nube compartida del proyecto para descargarlo o ponerlo a disposición de todos y que puedan acceder fácilmente a medida que marcan su sitio en el mapa.
Establece el escenario con un mapa de la reunión:
Ancla tu reunión con un propósito, una agenda y un proceso. Muchos equipos pasan por alto este importante paso, lo que inevitablemente conduce a reuniones más largas y menos enfocadas. Para los equipos virtuales cuyos miembros no tienen el beneficio de poder usar una pizarra o rotafolio, intenta enviar una plantilla de inicio de reunión con anticipación y completa los espacios en blanco en equipo durante la reunión.
Crea una imagen de equipo:
Obtén de los miembros las imágenes que evocan en su mente cuando piensan en el equipo, el trabajo que realizan, los beneficios que brindará a la organización, etc. Crea una representación gráfica de esas imágenes, ya sea en formato electrónico o en papel, y ponla a disposición de todos los miembros.
Si el objetivo del equipo se puede resumir con una sola metáfora o imagen, crea un logotipo del equipo y utilízalo en diapositivas, notas, camisetas y similares para crear un sentido de identidad, esto es especialmente importante para los equipos virtuales que no tienen muchas formas tangibles de sentirse conectados.
Crea una visión compartida del presente y del futuro:
Prueba una herramienta de reunión web para ayudar a capturar las imágenes y los adjetivos que las personas tienen en mente cuando preguntan dónde está la organización o el equipo hoy, en lugar de a dónde debe ir mañana.
Por ejemplo, puedes plantear preguntas como: imaginen nuestro grupo como un animal (o un país); ¿Qué seríamos hoy? ¿Cómo se compara esto con el que estaremos dentro de seis meses? Una vez que las personas hayan ingresado sus respuestas, invita a todos a ver la lista completa. Pide a algunos voluntarios que analicen sus respuestas y analiza las implicaciones para tu equipo.
En este artículo previo compartíamos las cuestiones esenciales sobre Estrategia de Negocio que debía conocer un Director de Proyecto. Cómo afecta el proyecto a la estrategia del negocio de la organización es una de las cuestiones que debe ser interiorizada por todo el equipo. Una forma de promover esta visión del proyecto es a través de una visión compartida.
Usa metáforas para que todos se muevan en la misma dirección:
Considera las ubicaciones y culturas de los miembros del equipo para elegir la mejor metáfora.
Encuentra fotos relevantes u otras imágenes para publicar durante la conversación que evoquen el mismo sentido para todos. Haz que los miembros del equipo hablen sobre lo que cada uno debe hacer para prepararse para el proyecto, qué ayuda necesitan de los demás, los riesgos inherentes y cómo mitigarlos, y así sucesivamente.
Pinta imágenes con palabras desde la perspectiva en primera persona:
Alienta a los miembros del equipo a usar un lenguaje altamente descriptivo, especialmente cuando estás limitado a una conexión de audio solamente. Por ejemplo, puedes preguntar: “Imagina que eres gerente de negocios típico que llama a nuestra línea de ayuda ¿Cómo te sientes al marcar? ¿Por qué?”
Al pintar una imagen realista, con cada miembro del equipo imaginando, obtendrás respuestas más vívidas y auténticas mucho más rápido que si dijeras “Describe la experiencia típica del cliente cuando llama a tu mesa de ayuda”
Elige las imágenes con cuidado:
Cuando trabajas con miembros de un equipo que tienen diferentes idiomas nativos usar una comunicación visual es más eficiente y efectivo que usar solo palabras. Asegúrate de que el uso de una imagen en particular, ya sea literal o proverbial, sea apropiado y comprensible para todos los miembros del equipo. Ten en cuenta la cultura nacional y empresarial, la generación, la ubicación y otros factores, por ejemplo, usar una analogía deportiva estadounidense será confuso y distraerá solo a los estadounidenses o utilizar la escalada de montañas como una metáfora de equipo puede ser inapropiado para aquellos que provienen de países planos.
Mantén a las personas enfocadas en una tarea a mano:
Incluso si no estás mostrando una imagen, piensa en maneras en que puedes mantener a los participantes enfocados visualmente mientras los tienes en la llamada o reunión virtual.
Como mínimo, publica una imagen del equipo en su espacio de reunión compartido, así como una agenda. Piensa en dónde y cómo se deben capturar las notas e ideas de la reunión en tiempo real. A medida que construyes la agenda de cada reunión, considera cómo puedes mantener a las personas enfocadas visualmente de manera que fomente la participación activa de todos.
Cuando se eligen cuidadosamente las imágenes, ya sean figurativas o literales, puedes ayudar mucho al equipo virtual. El truco es pensar cómo podemos aplicar algunas de las herramientas y técnicas que funcionan bien en las sesiones de face to face para involucrar a los equipos virtuales y profundizar su comprensión mutua y el trabajo que harán juntos.
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