Emprendedor: define el alcance de tu producto y de tu proyecto

Todo emprendedor, que gestiona su proyecto, estará más cerca del éxito si visualiza cómo se verá o funcionará su empresa, producto o servicio una vez creado y cuáles son los pasos que debe dar para alcanzar este resultado final. Una vez que hemos identificado una necesidad, social o de mercado, lo siguiente en el desarrollo de un proyecto es darle respuesta  a las siguientes preguntas:

¿Qué producto o servicio crearemos para satisfacerla?

¿Cómo será este producto o servicio? ¿Qué características tendrá?

¿Cuáles son los resultados intermedios que debemos obtener para crear el producto o servicio final?

Responderlas nos permite definir el alcance del producto y el alcance del proyecto respectivamente. En este punto es bueno hacer la siguiente aclaratoria: muchas personas entienden o definen el alcance del proyecto como el número de personas o la extensión del mercado que se beneficiarán o será abarcado por el resultado final de la iniciativa, pero, como veremos más adelante esta definición difiere de la que nos provee el PMI® en el PMBoK®.

El alcance del producto o servicio, según la publicación estrella del Project Management Institute, hace referencia a “todas las características, funcionalidades y atributos propios del resultado final del proyecto”. Por ejemplo, si el output definitivo es un edificio su alcance estará definido por el número de pisos que tendrá, los materiales que se utilizarán en su construcción, el número de ascensores, el tipo de fachada, el color de las paredes, si tendrá o no escaleras contra incendios, si será para uso residencial o comercial, el número de apartamentos u oficinas que tendrá por piso, la altura y así sucesivamente.

Todas las características que se definen en el alcance del producto están directamente relacionadascon las necesidades y expectativas del cliente o beneficiario, y en la medida en que estas se determinen con mayor detalle le permitirán al equipo de proyecto tener una visión mucho más clara de cuál es el resultado al que se debe llegar una vez cerrado el esfuerzo, para considerar que se ha cumplido con los objetivos.

El alcance del proyecto, por otra parte, se define como “todo el trabajo necesario, y solo el necesario, que debe ejecutarse para lograr el alcance del producto o servicio que hemos establecido previamente”. Una vez que conocemos cuáles son los atributos y características de nuestro producto y/o servicio y, a grandes rasgos, cuál es el trabajo que debemos realizar, lo que se conoce como el enunciado del alcance del proyecto, pasamos a la creación de la que tal vez es una de las herramientas más conocidas y funcionales de la planificación y gestión de proyectos, la estructura desagregada de trabajo o EDT.

La EDT, también conocida como WBS por sus siglas en inglés, es “la descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a ser realizado por el equipo de proyecto, para crear los entregables requeridos y cumplir con los objetivos previstos”. En otras palabras, el desarrollo de la EDT consiste en la desagregación de los entregables de la iniciativa comenzando por el resultado final, el cual se va descomponiendo en partes o componentes más pequeños que nos facilitan la estimación de tiempos, recursos, costos, asignar responsabilidades y gestionar el trabajo en general. La EDT contiene todo el alcance del proyecto, yendo de lo general a lo particular, y al ser una herramienta gráfica nos permite comunicar en una sola imagen todos los frutos de la iniciativa.

¿Cómo se prepara una EDT?

  •      Lo primero que debemos hacer es identificar cuál será el resultado final del proyecto, qué debemos crear para considerar que hemos sido exitosos en el logro de los objetivos que nos hemos propuesto.
  •          En segundo lugar debemos identificar cuáles son los entregables, de alto nivel, que deben ser generados y que comprenden o forman parte del resultado final.
  •      Una vez que tenemos estos componentes, los desagregamos en partes o entregables más pequeños y de esta manera vamos desagregando el trabajo hasta llegar a lo que se conoce como paquetes de trabajo.


Una pregunta común al desarrollar una EDT es ¿hasta dónde podemos desagregar? Lo hacemos hasta el punto que nos permita controlar el desempeño de manera efectiva y eficiente, asignando recursos y responsables a cada entregable y/o paquete de trabajo sin caer en el micromanagement. Por ejemplo, si el entregable final del proyecto es un pastel horneado y decorado, uno de sus componentes será el bizcocho, para llegar a él necesitaremos tener la mezcla y a este entregable le podemos asignar recursos y un responsable, no tenemos que llegar a detallar paso por paso la ruptura de los huevos, la mezcla de la harina y el azúcar, etc., esto sería una exageración para el nivel de desagregación que esperamos obtener en una EDT.

La EDT es una herramienta fundamental y muy útil para que los emprendedores, quienes por lo general gestionan sus proyectos, tengan mayor claridad de la dirección hacia la que se dirigen y del mapa de ruta que deben seguir. A partir y con el uso de esta herramienta pueden definir las actividades a realizar, establecer un cronograma de trabajo, estimar cuánto les costará su iniciativa, gestionar riesgos, en fin, contar con un plan que les facilite la creación de valor a través de sus productos o servicios.

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Algunos recursos para saber más sobre la EDT: 



Fuente: De proyecto en proyecto (Emprendedor: define el alcance de tu producto y de tu proyecto).