Cómo se hizo el primer Día de la Gestión de los Proyectos Sociales en Venezuela



Imagen cortesía de Douglas Olivares @dougolivares

El 23 de mayo realizamos, por primera vez en Venezuela, El Día de la Gestión de los Proyectos Sociales, un evento que el PMI®dedica a las ONG’s y a promover entre estas las mejores prácticas en la gerencia de proyectos. Estamos muy contentos con el resultado, pero, déjenme contarles cómo llegamos hasta ese día.
Desde que asumí la VP de Educación Social del PMI® Capítulo Venezuela, a inicios de 2018, tenía entre mis objetivos que dedicáramos un día a las organizaciones no gubernamentales, la razón principal es que he trabajado por mucho tiempo en ese sector y conozco toda la experiencia y conocimiento que tienen estas organizaciones en gestión de proyectos y el valor que les puede aportar el marco de trabajo del PMI® para potenciarlas.
Durante la reunión de la Junta Directiva para definir el Plan Anual del Capítulo para el 2019, propuse incluir la actividad para realizarla a finales del primer semestre del año, con los objetivos estratégicos de promover un enfoque profesional de gestión de proyectos y sumar valor a este sector, atraer posibles nuevos miembros y voluntarios e incluso a interesados en formarse y certificarse como PMP®o CAPM®.

Aunque el Día de la Gestión de los Proyectos Sociales se realiza en la región bajo un formato establecido entre los otros Capítulos y el Banco Interamericano de Desarrollo, en el Capítulo Venezuela decidimos ajustar un poco nuestra jornada inaugural y enfocar la actividad como una especie de “presentación” de nuestra organización a las otras ONG’s, incluyendo una clase magistral en gestión de proyectos y el testimonio de una organización no gubernamental que aplica el marco de trabajo del PMI® para gestionar sus iniciativas.

Al ser aprobada la propuesta conversamos con nuestro aliado Uriji, una red social 100% venezolana y que les invito a conocer a través de www.urijijami.com , quienes nos apoyaron prestándonos los espacios de su campus, sus equipos, mobiliario y financiando los refrigerios. También lo hicimos con la empresa InspiraRSE y la Asociación Civil Opción Venezuela quienes pusieron a disposición del Capítulo sus redes de contacto para la difusión del evento.

Lo siguiente fue hacer una EDT, con todos los entregables que debían generarse para poder celebrar El Día de la Gestión de los Proyectos Sociales:



El Vicepresidente del Capítulo, Juan Hernández, me recomendó a uno de nuestros voluntarios, Rafael Mosquera, para que fuese el responsable de dictar la clase magistral. Lo contacté, conversamos y me reuní con él en dos oportunidades, además de estar en contacto regular por correo, para darle forma a la presentación, debo decir que su intervención fue excepcional.

Nuestra Directora de Secretaría, Angélica Ramos, quien es gerente de proyectos en la ONG PROVITA nos hizo el enlace con esta organización para que nos contaran durante el evento, en las voces de su directora ejecutiva y sus gerentes de proyectos, la experiencia de “proyectizar” una ONG y cómo el marco de trabajo del PMI® ha sido fundamental para el logro de los objetivos de sus iniciativas de conservación.

Desarrollamos una estrategia de comunicación a través de nuestras redes sociales, redactando mensajes diferenciados para cada una de ellas, responsabilidad de la VP de Educación Social y el equipo de mercadeo de Uriji aportó la imagen gráfica:



Dos semanas antes del evento comenzamos a comunicarlo, grabamos videos promocionales, publicamos en las diferentes redes del Capítulo y enviamos correos a personas claves dentro de ONG’s para invitarlos y que compartieran la información con quienes pudieran estar interesados.

Horas antes del evento Martín Serpa, Presidente del Capítulo Venezuela, y yo afinamos la presentación institucional que hicimos durante la jornada. Revisé junto a Bárbara Hernández, responsable de Uriji Social, que las personas registradas cumplieran con los requisito para participar y envié correos para aclarar dudas varias de los participantes.

Como resultado el día fijado tuvimos la participación de 67 personas y 36 organizaciones, que disfrutaron de las actividades programadas para la jornada, en la que la clase de gestión de proyectos se complementó con un caso real de éxito en la aplicación de un marco de trabajo profesional, fundamentado en el PMBoK.

Con todo este relato, además de resumir todo lo que implicó realizar el primer Día de la Gestión de los Proyectos Sociales en Venezuela, quiero agradecer a todos los que de una u otra manera participaron en su planificación y ejecución y significar que, como en todo proyecto, solo es posible alcanzar los resultados cuando logramos establecer alianzas, con beneficios para todos, y trabajar en equipo, de lo contrario es imposible que trascendamos nuestras capacidades individuales.

¡Muchas gracias! ¡Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI®!

P.D: También hubo algunas lecciones aprendidas, de las cuales les comparto un par

1.- Debimos considerar el clima, la mañana de jueves 23 de mayo fue soleada y la actividad se desarrolló al aire libre, debimos contemplar un toldo para proteger a los participantes del sol.

2.- No tuvimos material promocional del PMI®, folletos o habladores, para entregar más información a los participantes.

3.- Al responsable de la actividad, es decir quien escribe, se le olvidó confirmar la noche anterior del evento la disponibilidad de un cable HDMI para conectar la computadora y la pantalla en la que se proyectaría las presentaciones, afortunadamente pudimos resolver esto….mea culpa.

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Fuente: De proyecto en proyecto (Cómo se hizo el primer Día de la Gestión de los Proyectos Sociales en Venezuela).