10 icebergs que hundirán al proyecto

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me
ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Iceberg in the Arctic with its underside exposed

Desde el correo de SmartDraw Software, propongo ahora 10 icebergs que hundirán al proyecto.

Se dijo que el Titanic era insumergible. Sabemos lo que pasó.

Muchos proyectos parecen igual de sólidos al principio, impulsados por el optimismo que naturalmente viene con cosas nuevas. Pero hay una gran cantidad de obstáculos que pueden convertir rápidamente un proyecto en un desastre.

Estos son los diez posibles icebergs que pueden hundir tu nave:
1. Objetivos poco claros
2. Insuficiente detalle.
3. Corrupción de Alcance.
4. Personas equivocadas para el trabajo.
5. Problemas de responsabilidad
6. Procesos inconsistentes.
7. Mala comunicación
8. Plazos poco realistas.
9. Mala (o nula) gestión de riesgos.
10. Apatía de los interesados


1. Objetivos poco claros
No tener objetivos claros solo confundirá y frustrará al equipo Es como pedirles que disparen una flecha con los ojos vendados sin tener idea de dónde está el objetivo. Después de todo, si no sabe cuál es el destino, ¿cómo saber cuando se ha llegado?

Un buen objetivo del proyecto debe ser breve y simple: debe poder integrarlo en un tweet (140 caracteres).

2. Plan sin suficiente detalle
Con demasiada frecuencia, los planes de proyecto no proporcionan detalles suficientes para garantizar el éxito. Esto no solo puede ser confuso para los miembros del equipo, sino que puede llevar a estimaciones de tiempo y costos inexactas.

La solución a esto es dividir cada segmento del proyecto en tareas y sub-tareas más detalladas. Estas deben ser tareas que se pueden completar en no más de un día o dos en la mayoría de los casos (8 a 16 horas). Para proyectos más grandes y complejos, no deben tomar más de cinco días hábiles (40 horas).

Para llegar al nivel de detalle requerido, se debe contar primero con una adecuada Estructura de Desglose de Trabajo (WBS / EDT), que indicará además de los entregables esperados, el nivel de descomposición al que se debe llegar. (Al final del artículo algunos enlaces donde hemos hablado de la imprtancia de la WBS).

3. Corrupción de Alcance
Cada proyecto sufre algún grado de cambios en su alcance. Es inevitable, porque surgirán problemas imprevistos que exigen algún cambio. La clave es no permitir que dejar que los cambios descarrilen todo el proyecto.

Un buen Administrador de Proyecto debe considerar cuidadosamente las solicitudes de cambio en el alcance. Si se amplía el alcance del proyecto, habrá que ampliar el presupuesto y las fechas límite en consecuencia. De lo contrario, el proyecto y los miembros del equipo estarán demasiado tensos para lograr terminar a tiempo.

4. Personas equivocadas para el trabajo
Hay que asegúrarse de que en el proyecto estén trabajando las personas adecuadas. Necesitan tener experiencia, habilidades y conocimiento necesarios para completar las tareas asignadas. El Administrador del proyecto debe hacer una evaluación cuidadosa y honesta antes del inicio del trabajo. A veces, algún entrenamiento o tutoría puede llenar el vacío. Otras veces puede ser necesario subcontratar parte del trabajo.

5. Cuestiones de responsabilidad
Es crítico que cada persona en el equipo tenga claro sus roles y sea responsable de atenderlos. La falta de responsabilidad llevará al fracaso del proyecto, especialmente cuando hay dependencias de tareas.

Cualquier proyecto debe traducirse en elementos procesables asignados a los miembros del equipo (tareas de un paquete de trabajo).

6. Procesos inconsistentes
Tener plantillas, herramientas y procedimientos consistentes hace que los proyectos sean más fáciles de administrar y ejecutar de manera más eficiente. Si bien cada proyecto puede cambiar en tamaño, alcance y miembros del equipo, el proceso suele ser el mismo o muy similar.

Se puede crear un diagrama del flujo de trabajo desde la perspectiva del trabajo a realizar, no del individuo que realiza el trabajo. De esa manera, los nuevos miembros del equipo o los subcontratistas podrán comprender rápidamente su función y cómo encaja esta en la estructura general del proyecto.

7. Mala comunicación
El Adminsitrador de Proyecto necesita mantener las líneas de comunicación abiertas con los miembros del equipo en todo momento. Esto tiene que ser una camino de doble sentido. Se sugiere buscar una comunicación regular. Conocer cualquier posible retraso o problema en forma temprana puede ayudar a evitar problemas más graves en el futuro.

8. Plazos poco realistas
A veces, un plazo corto para un cliente de alto perfil en un proyecto importante puede hacer que el equipo se concentre y se energice. Pero establecer fechas límite poco realistas de manera continua es una receta para el desastre. Matará la moral y dará lugar a entregas tardías, lo que hará enojar a los clientes.

9. Mala (o nula) gestión de riesgos.
A veces, un proyecto se planifica en detalle, todos el equipo está alieado y las cosas funcionan sin problemas. Entonces ocurre un suceso imprevisto y el proyecto se descarrila. ¿Por qué? Falta de gestión de riesgos. 

Un buen Administrador de proyecto no solo debe planificar, sino también prepararse para las contingencias. Deberá preguntar constantemente «¿y si?» tanto a si mismo a los miembros del equipo.

10. Apatía de los interesados
A menudo, la apatía es consecuencia de que el proyecto no encaje con el plan estratégico de la organización. Los proyectos alineados tienen muchas más probabilidades de recibir el apoyo de la gerencia a sus solicitudes de recursos y presupuesto.

También es fundamental que el Administrador del proyecto se comunique de manera clara y coherente con todas las partes interesadas (miembros del equipo, proveedores, contratistas, gerencia y el cliente) durante toda la vida del proyecto. También debe fomentar la retroalimentación. Mantener a todas las partes involucradas en el proceso dará lugar a menos estrés y una experiencia de proyecto más positiva.

Enlaces:
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Fuente: Iván Rivera PMP (10 icebergs que hundirán al proyecto).