7 principios fundamentales sobre Stakeholder Management en los Proyectos

Corporate Culture

En el artículo titulado “Principles of Stakeholder Management“, los autores Max Clarkson, Donaldson, Preston y Brooks de la Universidad de Toronto,  resumen un ciclo de conferencias destinadas a proporcionar a los gerentes de negocios y managers las pautas para ayudarlos a interactuar con las partes interesadas de la empresa. En el artículo, se hace referencia a las partes interesadas como “agentes que se ven afectadas (de manera favorable o adversa) por el funcionamiento de la empresa”.

 En los negocios, para que una corporación continúe creciendo de forma sostenible, debe aprender a equilibrar sus propios intereses con los de sus grupos de interés; al hacerlo, satisfacen además las necesidades de la sociedad.

(Clarkson et al.)

Según Max Clarkson, y diversos académicos relacionados con el management empresarial, los principios de la gestión de interesados indagan el papel de las organizaciones modernas. Si consideramos la interdependencia de las economías, su propósito es servir como base para ampliar el concepto de la empresa en función de los intereses de los distintos stakeholders.

Estos principios incluyen varias perspectivas y al mismo tiempo una guía para el manejo adecuado de los interesados. Aunque el artículo estaba destinado a la administración comercial general, los gerentes de proyecto pueden adoptar los mismos principios.

Los 7 principios esenciales del stakeholder management

Como hemos establecido, estos conceptos funcionan como lineas maestras para la gerencia y los directores de proyectos que buscan un balance entre los objetivos empresariales y las necesidades de los interesados. Por ende, los managers involucrados deben asumir procesos más transparentes ante la variedad de agentes a los cuales sirven mediante los siguientes preceptos.

1. Considera las inquietudes de los interesados en la toma de decisiones

Clarkson, junto a otros expertos de esta área, han establecido lo siguiente: “Los gerentes deben reconocer y monitorear todas las inquietudes de los stakeholders legítimos y deben considerar de forma apropiada sus intereses durante la ejecución y la toma de decisiones”. Mediante esta directiva, resulta esencial que reconozcas la gran diversidad asociada con los interesados empresariales.

Los gerentes deben reconocer y monitorear todas las inquietudes de los stakeholders legítimos y deben considerar de forma apropiada sus intereses durante la ejecución y la toma de decisiones.

Dado que existen muchos intereses comerciales, es necesario identificar las distintas motivaciones individuales. En función del tamaño del proyecto, su extensión y la cantidad de interesados, tu función principal será la de evaluar el impacto de estas inclinaciones.

Lo más sensato es crear una lista extendida de todos los interesados y priorizar dichos intereses en base a la importancia de los stakeholders principales.

 

 

2. Comunícate con asertividad y franqueza con los stakeholders

Comunicarse lo antes posible en fases tempranas es clave para demostrar que tenemos en cuenta la opinión de los interesados en las fases de inicio y planificación del proyecto.

En este apartado tenemos como premisa principal: “La gerencia debe escuchar y comunicarse abiertamente con los interesados sobre sus contribuciones e inquietudes, y en relación a los riesgos que asumen al involucrarse con la empresa”. Si procuras tener éxito como project manager, tus cualidades de liderazgo comienzan por una comunicación sincera y efectiva.

La gerencia debe escuchar y comunicarse abiertamente con los interesados sobre sus contribuciones e inquietudes, y en relación a los riesgos que asumen al involucrarse con la empresa.

Si deseas favorecer un entorno bidireccional, comienza por conocer de primera mano las necesidades de los interesados. Las partes involucradas requieren de un diálogo efectivo para resolver los problemas o dudas del proyecto. Sin embargo, dicha franqueza no implica un compromiso grupal al momento de tomar decisiones. En todo caso, debes usar la información obtenida para encaminar mejor el proyecto según las necesidades planteadas.

Conoce la organización y su forma de trabajar.

Define los canales de comunicación por los cuales se transmitirá la información del proyecto entendiendo cuáles son los más efectivos dentro de la organización. ¿Qué canales utilizan? Selecciona los instrumentos adecuados para comunicar. Es responsabilidad del director del proyecto en conjunto con la PMO escoger aquellos instrumentos que te permitan transmitir información relativa al proyecto.

 

3. Necesitas ajustar tu discurso a las necesidades de los interesados

De acuerdo a los autores, el stakeholder management también implica: “Los directores de proyectos deberían adoptar comportamientos y procesos que muestran sensibilidad hacia las capacidades e inquietudes de los interesados”. Esta premisa te invita a identificar los tipos de grupos de stakeholders y la naturaleza de sus motivaciones, ya sean generales o específicas.

Los directores de proyectos deberían adoptar comportamientos y procesos que muestran sensibilidad hacia las capacidades e inquietudes de los interesados.

Dependiendo de las necesidades de cada colectivo, tienes la responsabilidad de comunicarte con los interesados de forma personalizada. Identifica las necesidades reales de información de los interesados. Acuerda con los interesados qué tipo de información será requerida y con qué frecuencia entendiendo el valor de la data a generar. Controla a lo largo del proyecto si las necesidades cambian.

Por otra parte, aunque exista una variación en el público y la forma de expresar tus ideas, lo que no cambia es el mensaje principal. Como director de proyectos, puedes modificar el nivel de detalle revelado con respecto a los objetivos, pero la idea fundamental debe permanecer igual en todos los canales.

 

4. Siempre trata a los stakeholders de manera justa

Para fortalecer la gestión de interesados, Clarkson y compañía insisten en lo siguiente: “Los gerentes necesitan reconocer la interdependencia de incentivos y esfuerzo entre los interesados. Esto significa tratar de conseguir una distribución de los beneficios y la carga de trabajo considerando sus debilidades y riesgos”.

Los gerentes necesitan reconocer la interdependencia de incentivos y esfuerzo entre los interesados. Esto significa tratar de conseguir una distribución de los beneficios y la carga de trabajo considerando sus debilidades y riesgos.

Para entender mejor este concepto, tenemos que analizar qué son los stakeholders voluntarios e involuntarios. Están aquellos que participan de forma voluntaria y los que se ven involucrados a pesar de tener elección o no. Ambos grupos se ven afectados por la implementación de cualquier proyecto, por lo que debes establecer los beneficios y riesgos adecuados en cada caso. Esto implica que la motivación de los distintos interesados pasa por convencerlos de que los resultados positivos pueden generar el provecho esperado.

Para garantizar que los interesados ​​sigan participando en el proyecto, como director de proyecto te debes asegurar de que los interesados ​​reciban el beneficio adecuado del proyecto y de que los riesgos se gestionen a un nivel que los interesados ​​estén dispuestos a asumir, especialmente por los interesados involuntarios.

Gestionar especialmente los riesgos de los interesados involuntarios, a veces puede dejar de lado las recompensas que esperan los voluntarios, por lo que debemos ser conscientes de los recursos y las prioridades en la gestión de todos los interesados.

 

5. Establece una alianza con los interesados

Este principio expone lo siguiente: “La gerencia debe trabajar de forma mancomunada con otras entidades, tanto públicas como privadas. Esto le asegura una disminución de los riesgos corporativos y la indemnización adecuada cuando no puedan ser evitados”. Este argumento enfatiza la conveniencia de los cambios para algunos stakeholders y los perjuicios de ciertos resultados para otros.

A menudo, la adaptación al cambio resulta más difícil para unos que para otros. Por esta razón, los project managers deben apoyarse en interesados clave para evitar consecuencias indeseables debido a las necesarias modificaciones. En este sentido, tienes que ser proactivo en la resolución de problemas estableciendo una cooperación con quien puede ayudarte a prevenirlos.

6. Debes describirles con claridad los riesgos asociados

Buscando propiciar una gestión de interesados más segura, los autores indican: “Los directores de proyectos deberían evitar a toda costa cualquier actividad que ponga en riesgo los derechos humanos inalienables. Esto también aplica para riesgos bien explicados que los stakeholders importantes consideren inaceptables”.  A nadie le gustan las malas sorpresas, por eso hace falta tomar medidas apropiadas ante la imposibilidad de anticiparlo todo.

Por este motivo, tienes la obligación de identificar el impacto de los riesgos sobre la gran variedad de interesados del proyecto. Mediante un diálogo franco, las partes involucradas necesitan unir esfuerzos para crear estrategias que disminuyan los peligros potenciales. Como project manager, es tu deber crear las condiciones de equilibrio entre beneficios y riesgos que resulte aceptable para los stakeholders. De no ser así, lo más lógico sería posponer o cancelar el proyecto.

Involucrar a los stakeholders en la identificación de riesgos

Involucra en la toma de decisiones a las personas con una posición adversa al proyecto. No basta con informar a esas personas lo que pasa en nuestro proyecto, es indispensable, entender cuáles son los intereses contrapuestos, negociar e involucrarlos en la toma de decisiones clave.

 

7. Es necesario equilibrar tus intereses como stakeholder

Para finalizar con estas líneas maestras, el stakeholder management debe fundamentarse en este aspecto: “Los managers deben estar al tanto de los conflictos potenciales por su papel como interesados y por sus responsabilidades legales y morales ante todos los stakeholders. Estos conflictos deben atenderse mediante un diálogo abierto, informes puntuales, programas de incentivos y una evaluación por terceros (de ser necesaria)”.

Los managers deben estar al tanto de los conflictos potenciales por su papel como interesados y por sus responsabilidades legales y morales ante todos los stakeholders.

Según los expertos, el director de proyectos dispone de un nivel de control y poder de decisión que implica ciertos privilegios. En esta condición, como project manager debes asegurarte de sacar adelante el plan establecido para evitar consecuencias negativas. Los resultados adversos afectan tu estabilidad laboral, las recompensas, tus responsabilidades e influencia en la empresa. Por ello, debes procurar la implementación de estrategias que permitan un balance entre la percepción de éxito y las necesidades de las partes interesadas, lo cual puede garantizarte mayor credibilidad.

Alinear con los intereses de la organización

Como resumen, desde la perspectiva de la gestión de interesados, el project manager tiene la ardua tarea de alinear los objetivos empresariales con aquellos de las partes involucradas. Recordemos que la influencia de los diversos grupos (trabajadores, ambientalistas, comerciantes, ciudadanos, políticos, etc.), puede alterar significativamente el curso de cualquier proyecto.

En este sentido debes conocer la teoría de la Paradoja de los Interesados, de Goodpaster (1991), quien propone un stakeholder synthesis como herramienta para equilibrar una aproximación estratégica, fundamentada en las necesidades del negocio sin considerar consideraciones éticas o intereses externos; frente a una aproximación multi-fiduciaria, centrada casi exclusivamente en los intereses de los interesados, más que en la propia organización. Stakeholder Synthesis equilibra los intereses de ambas partes.

Para una gestión de interesados (stakeholder management) más acertada, estos principios  no deben ser vistos como reglas o dogmas inflexibles. Dada su naturaleza metateórica, precisan ser utilizados como líneas maestras que pueden ser ajustadas a conveniencia tomando en cuenta la situación específica, las motivaciones de las partes interesadas y la relación riesgo/beneficio.

También deben adaptarse a las diferentes industrias. Aunque estos fundamentos pueden aplicarse para un amplio espectro de sectores, los proyectos de edificación presentan sus propios retos específicos para una gestión eficaz del  stakeholder management en la industria de la construcción.

 

 

 

 

 

 

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Fuente: Carlos Pampliega (7 principios fundamentales sobre Stakeholder Management en los Proyectos).