10 estrategias infalibles para gestionar el email sin volverte loco y multiplicar tu productividad

Este es un post invitado de Juanmi Olivares, de Masymejor.com

Érase un emprendedor a una bandeja de entrada pegado.
Érase un emprendedor poco concentrado.
Érase una bandeja de entrada superlativa
e imposible de dejar vacía.
Érase un emprendedor que por culpa del email y de la dispersión en eterno agobio vivía.  

Sí, de los problemas de productividad a los que nos enfrentamos cada día quienes tenemos un negocio digital, la dispersión y la falta de foco ocupan el podio.  Y el “ganador” del tercer puesto es, sin duda, gestionar el email.

Somos incapaces de mirar el correo cada 5 minutos, cada vez que recibimos una nueva notificación o cuando hacemos un descanso (ese merecido descanso después de pasar media hora viendo vídeos graciosos en Facebook y otra media hora revisando las últimas novedades de Twitter).

En dos palabras: somos adictos.

La bandeja de entrada nos llama… Nos reclama… y aunque luchamos contra la tentación, siempre acabamos sucumbiendo a sus encantos.

Y no lo digo yo.

La realidad demuestra que la mayoría de nosotros pasamos demasiado tiempo en el email.

Aunque no sea una tarea principal, le damos prioridad. Claro, no vaya a ser que por no leer el último mensaje, el mundo deje de girar… 😀

Fíjate a qué niveles hemos llegado que, según los últimos estudios, el 90% de los trabajadores pasa una media de 3 horas diarias gestionando emails relacionados con trabajo y otras tantas respondiendo correos personales.

Has leído bien: diariamente.

Es cierto que los estudios se han realizado en Estados Unidos; pero, seamos sinceros: los hispanohablantes no somos diferentes.

El 80% revisa el correo antes de comenzar a trabajar y más del 30% lo consulta en la cama antes de dormir.

El caso de los millennials es aún peor, porque miran el correo incluso cuando van al baño y ¡ni mientras conducen son capaces de resistir la tentación de revisarlo!

La consecuencia (además de una adicción que puede llegar a ser preocupante) es un aumento del estrés, el agobio y una menor productividad.

Y entre esta revisión casi fanática y dejar que los correos se amontonen cogiendo polvo y convirtiéndose casi en reliquias digitales, hay un punto intermedio ideal que pasa inadvertido: un sistema eficaz para gestionar el email que te permita atenderlo de forma inteligente y puedas centrarte en las tareas que te darán verdaderos resultados en tu negocio.

Así que para salir de esta “adicción” y mejorar tu productividad diaria, voy a contarte las estrategias que seguimos en Más y Mejor.

Como ser mas productivo con el email

Consigue gestionar el email sin que se te vaya de las manos

10 consejos para gestionar el email de forma eficiente y ser más productivo

El caso es que parece que los correos se reproducen como las cabezas de la Hidra de la mitología griega.

La Hidra era una criatura con 9 cabezas de serpiente a la que le crecían dos por cada una que le cortaban.

Puesto que intentar gestionar el email es como luchar contra una Hidra, vamos a ver 10 estrategias infalibles que te ayudarán a ser más productivo.

1. No pretendas dejar vacía la bandeja de entrada

El concepto de “inbox a cero” es una utopía y una trampa que nos convierte en víctimas de una especie de tiranía.

El objetivo no debe ser dejar tu bandeja de entrada limpia al 100%.

Ten en cuenta que aunque la vacíes del todo, al cabo de unas horas volverás a encontrar nuevos emails, por lo que te agobiarás de nuevo.

El objetivo final, por tanto, es gestionarla mejor.

La bandeja de entrada vacía es un estado mental que nos proporciona la tranquilidad de tener un sistema eficiente en el que cada correo está ubicado en el lugar adecuado.  

2. Define un horario para revisar el correo y desactiva las notificaciones

Se acabó lo de pasar el día con el correo abierto y revisarlo cada vez que recibes una nueva notificación.

Para gestionar mejor el correo, apaga las notificaciones por completo y elige 2 momentos en el día en los que lo atenderás.

Por ejemplo, en tu horario, puedes reservar 30 minutos a las 12:30 y otra media hora por la tarde, a las 6:30.

Las horas, decídelas según tus preferencias, pero recuerda que NO puedes entrar al correo fuera de esos intervalos que has definido.

3. No empieces el día revisando el email

Te diría que ni lo abras por la mañana, pero como los procesos de desintoxicación requieren tiempo, vamos paso a paso. 😉

Si lo primero que haces al comenzar a trabajar es sumergirte en la bandeja de entrada, sin querer estarás empezando tu jornada con la agenda de los demás, no con la tuya.

Además, es muy posible que responder los correos te lleve más tiempo del que habías estimado, te acabes distrayendo de las tareas que son “tu verdadero trabajo” y sigas preguntándote cómo evitar dispersarte.

Por otro lado, si acostumbras a tus clientes a recibir mensajes a primera hora, inconscientemente les estás diciendo que estás disponible, por lo que es más posible que ellos también te escriban por la mañana.

Esto mismo ocurre si respondes emails por la noche.

Tu negocio debe tener un horario, y fuera de ese horario, no debes trabajar.

O al menos procura no aparentar que a las 11 de la noche se puede contactar contigo.

Si decides atender el correo a horas intempestivas, programa el envío para el día siguiente, con aplicaciones como Boomerang (que es gratuita).

4. Sigue la regla de “email abierto, email gestionado”

¿Alguna vez has escrito un post para el blog o una página de venta y has tardado una eternidad en acabarlo porque le has dado más vueltas que a una peonza?

Dejar reposar un texto y editarlo con la mente fresca es una buena práctica; pero otra cosa es cambiarlo una y otra vez hasta el infinito y más allá.

El perfeccionismo nos paraliza, nos hace perder tiempo y nos impide avanzar. Y con el email ocurre algo similar.

A partir de ahora, cuando abras un email, toma una decisión sobre él: dar una respuesta rápida, archivarlo o borrarlo; pero no (repito: NO) dejes el email abierto y sin hacer nada con él y pases al siguiente.

Si saltas de uno a otro, pero no los gestionas, tendrás que volver a dedicarles tiempo otra vez.

Para tomar decisiones, puedes definir un protocolo de actuación e incluirlo en los sistemas y procesos de tu negocio.

Un ejemplo, sería este:

como ser mas productivo al gestionar el email proceso

5. Usa la técnica del “yesterbox”

Se trata de una técnica bautizada por el CEO de Zappos, Tony Hsieh, que consiste en procesar emails de ayer antes de dedicar tiempo a los de hoy (de ahí el nombre “yesterbox”, por yesteday).

De este modo, romperás el hábito de la procrastinación a la hora de gestionar (responder, archivar o borrar) emails y tendrás una bandeja de entrada mucho más organizada.

6. Utiliza las estrellas de Gmail

Si usas Gmail como gestor de correo, puedes utilizar las estrellas para organizar tu bandeja de entrada.

Por ejemplo, los emails que requieren una acción, puedes identificarlos con la exclamación amarilla o roja (!); a los que están a la espera de respuesta, la interrogación morada; los que incluyen un evento programado (como un vuelo o un webinar), la estrella morada; y los que delegas en otra persona, la estrella amarilla.

Por cierto, las estrellas puedes activarlas desde la configuración de tu cuenta de correo. Y hay un amplio abanico para elegir:

COMO-SER-MAS-PRODUCTIVO-ISA-Y-JUANMI-ESTRELLAS-GMAIL

De este modo, de un simple vistazo sabrás qué emails necesitan tu atención y en qué orden de prioridad.

7. Envía menos emails y automatiza

Por mi culpa, por mi culpa, por mi gran culpa.

No voy a recitar el Credo, pero… ¿te has planteado que tu bandeja de entrada se peta por tu culpa?

A todos nos estresa asomarnos al correo y ver una marabunta de mensajes esperando respuesta.

Pero no solemos pensar que nosotros mismos contribuimos a ello, porque cada email que escribimos tiene un peligro potencial de recibir una respuesta.

Así que aquí la clave está en asegurarte de que cada correo que envías realmente es necesario. 

Esto quiere decir que no tienes que responder ab-so-lu-ta-men-te todos los emails que recibes.

Te pondré un ejemplo.

Envías un email a un colaborador para organizar un proyecto.

Te llega una respuesta: “¡Gracias! Me pongo con ello”.

Este email no necesita respuesta, pero tú (como buen adicto al email) contestas:

“¡Genial!”

Sin darte cuenta acabas de perder (otros) 30 segundos.

Y así con más y más emails.

¿Lo ves? Te has convertido en parte del problema.

Si necesitas un espacio de comunicación con colaboradores, hay mejores herramientas que el email. Por ejemplo, Slack.

Además de adoptar el minimalismo en tus correos electrónicos, procura reducir la longitud de los mismos. Ten en cuenta que cuanto más largos sean tus mensajes, más largas serán las respuestas.

Y, por supuesto, para reducir el tiempo que pasas redactando, ¡automatiza siempre que puedas!

En Gmail es tan sencillo como ir a Configuración > Labs y habilitar la opción “Respuestas Predefinidas”.

Para crear una plantilla, haz clic en “Redactar” como si fueras a escribir un email nuevo normal y en el icono que hay justo al lado de la papelera, elige “Respuesta Predefinida”.

COMO-SER-MAS-PRODUCTIVO-ISA-Y-JUANMI-RESPUESTAS-PREDEFINIDAS

8. Desuscríbete de todo lo que puedas

No me refiero a que te des de baja de las newsletters que sigues y que aportan valor.

Me refiero a las toneladas de newsletters y notificaciones por email que recibes de cada aplicación o servicio que utilizas en tu negocio.

Las notificaciones por email de Facebook, Twitter o LinkedIn no son importantes y puedes consultar las actualizaciones cuando entres en los perfiles. ¿Para qué sumar correos innecesarios?

¡Fuera! 🙂

Si quieres desuscribirte de varios sitios sin perder tiempo, aplicaciones como Unroll.me te resultarán de gran ayuda para hacer esta acción en lote.

9. Crea filtros

Los filtros son muy útiles para aliviar la bandeja de entrada principal y organizar de forma automática los diferentes tipos de correos que recibes.

A través de los criterios que tú establezcas, los filtros se encargan de escanear los nuevos emails y clasificarlos con etiquetas, incluirlos en una carpeta específica, marcarlos como importantes, archivarlos o eliminarlos.

Para crear filtros, dirígete a Configuración > Filtros y direcciones bloqueadas.

10. Utiliza la bandeja de entrada múltiple

Gmail incluye una funcionalidad muy útil para organizar y gestionar de forma eficiente el correo: la opción de tener varias bandejas de entrada.

Además de clasificar cada email en su carpeta correspondiente, de un simple vistazo sabes qué tipos de correos te están esperando (en lugar de tener todo mezclado en una sola bandeja).

No hay una única manera de organizar las bandejas de entrada, puesto que dependerá de las características de tu propio negocio y de tu propio flujo de emails, pero en cualquier caso, para activarlas, solo tienes que ir a Configuración > Labs  y ahí habilitar la opción “Varias bandejas de entrada”.

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La organización del correo puedes optimizarla si además añades etiquetas.

Aplicaciones para tener tu bandeja de entrada ordenada

Aunque crear hábitos y flujos de gestión del email eficaces puede requerir cierto periodo de adaptación, ¿qué te parece acortar los tiempos con ayuda de herramientas?

Todo lo que nos ayude a agilizar las tareas y hacer una mejor gestión del tiempo para dedicarnos a lo importante, es bienvenido. Así que, aquí te dejo una selección de aplicaciones que te ayudarán a organizar el email.

Sortd

Si Trello y Gmail tuvieran un hijo, se llamaría Sortd. 😀

Esta aplicación añade una nueva interfaz a Gmail y a través de un sencillo sistema de drag&drop (arrastrar y soltar) te permite organizar emails en listas, para que de un vistazo tengas un panorama claro de tu bandeja de entrada.

gestionar el email para ser mas productivo

Entre sus características, destacan la posibilidad de renombrar asuntos, añadir notas y recordatorios o destacar correos específicos, entre otras.

Y puedes cambiar a la vista de Gmail con un simple clic.

Sortd tiene un plan gratuito y una versión premium que cuesta $2 al mes, que te permite añadir más listas y tareas.

Mailstrom

gestionar el email para ser mas productivo

Con Mailstrom podrás procesar emails en lote. Agrupa los correos en categorías tales como remitente, hora de recepción y tamaño.

A partir de ahí, puedes gestionarlos a la vez y elegir si responderlos, moverlos, archivarlos, borrarlos o darte de baja (si son suscripciones).

Es una aplicación de pago ($4,95/mes), aunque incluye un periodo de prueba gratuito de 14 días.

SaneBox

SaneBox es como tener un asistente de correo, puesto que “aprende” los emails que son importantes para ti.

gestionar el email para ser mas productivo sanebox

Basándose en emails anteriores, clasifica los emails en carpetas y separa los importantes de los no importantes, entre otras funcionalidades.

Una vez que conectas SaneBox con tu cuenta de correo, la aplicación comienza trabajar en segundo plano.

Y en el caso de que organice algún email de una forma que no te gusta, puedes moverlo manualmente a la bandeja de entrada y le servirá de aprendizaje para clasificar futuros correos.

Puedes probarla de forma gratuita durante 14 días y, si te convence, pasar al plan de pago por $7 al mes.

Zapier

Zapier no es solo una herramienta para gestionar el correo, ya que con ella puedes automatizar tareas con más de 750 aplicaciones.

Lo bueno que tiene es que si no eres usuario de Gmail también podrás utilizarla, porque permite la integración con multitud de gestores de email.

gestionar el email para ser mas productivo zapier

Tiene una versión gratuita y un plan superior de pago ($20/mes), al que le sacarás provecho si automatizas flujos de trabajo adicionales más allá del email.

Ser productivo no solo depende de la gestión del email

Gestionar el email puede parecer una tarea épica, pero es posible si aplicas estrategias eficientes.

Una vez que te liberas del correo, verás cómo aumenta tu productividad y consigues tener tiempo para dedicarte a tareas más importantes que te harán avanzar en el crecimiento de tu negocio.

Y esto te lo digo porque estarás de acuerdo conmigo en que no podemos permitir que el email determine cuánto tiempo le dedicamos al resto de tareas ni guíe nuestros objetivos.

Tenemos que ser nosotros los que tomemos el timón de la estrategia de nuestro negocio, teniendo siempre claro el rumbo y el puerto al que queremos llegar.

Sin embargo, tengo una mala noticia.

Aunque gestionar el email de forma eficaz ayude, no es suficiente para optimizar tu productividad y conseguir tus objetivos.

La falta de foco, la dispersión, la multitarea, la falta de concentración, el agobio de tareas que se nos amontonan cada día o la constante sensación de falta de tiempo son grandes lastres que reducen nuestra productividad y nos impiden avanzar.

¿Cuál es la clave para ser productivo?

Lo cierto es que aunque las herramientas ayuden y mejorar una parcela de nuestro negocio (como es la gestión del email) supongan un pequeño impulso, para ser productivo y conseguir tu máximo nivel de rendimiento y consecución de objetivos, necesitas un sistema.

Un método eficaz que se convierta en una hoja de ruta para saber en qué tareas debes centrarte en cada momento, cómo aprovechar mejor el tiempo y conseguir todos los objetivos que te propongas.

¿Imaginas conseguir tus objetivos en tiempo récord?

Si estás cansado de estar siempre estresado, no saber cuál es el siguiente paso que debes dar y cómo potenciar el crecimiento de tu negocio, te espero en el training gratuito que hemos preparado en Más y Mejor para poner solución a los problemas de productividad a los que los emprendedores y negocios digitales se enfrentan cada día.

El training de PROEM consta de 4 vídeos en los que vas a descubrir:

  • Por qué vives agobiado y cómo ponerle solución desde YA.
  • Cómo marcar objetivos y definir un plan de acción infalible para conseguir todo lo que te propongas.
  • En qué pierdes el 80% del tiempo (sin ser consciente) y el cambio de paradigma que te hará disparar tu rendimiento diario.
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¡Nos vemos dentro!

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Y después de apuntarte, cuéntame: ¿cuántas veces revisas el correo al día? ¿Utilizas alguna otra estrategia para mantener a raya esta “adicción”? ¡Seguimos en los comentarios!

La entrada 10 estrategias infalibles para gestionar el email sin volverte loco y multiplicar tu productividad aparece primero en Javier Barros.



Fuente: Javier Barros (10 estrategias infalibles para gestionar el email sin volverte loco y multiplicar tu productividad).