7 Métricas que todo Project Manager debería medir

Cada vez se habla más de “Big Data”, empresas “data-driven” etc Pero los Project Managers hace mucho tiempo que trabajamos con datos y los analizamos, mucho antes de que estas expresiones se pusieran de moda.

Para una correcta gestión de proyectos además de una buena planificación inicial donde fijaremos las baselines, debemos estar continuamente midiendo, contrastando y realizando predicciones, para ello nos basaremos en los datos que el proyecto nos va ofreciendo.

7Métricas

Hay 3 steps a seguir, primero obtener los datos, luego contrastarlos con las baselines definidas durante la planificación y finalmente hacer entendibles  las conclusiones obtenidas y comunicar esta información resultante a los interesados del proyecto.

Son muchos los datos que podemos recopilar en un proyecto, pero como regla general, almenos deberíamos prestar atención a las siguientes 7 métricas e indicadores:

1) Alcance : Es imperativo definir y acotar lo que entrará en el proyecto y lo que no, es importante ir midiendo el avance en cuanto a totalidad de trabajo realizado y obtención de hitos, teniendo en cuenta los posibles cambios (change requests) que se vayan generando y documentando los mismos para tener toda la información lo más actualizada posible.

2) Tiempo : Una de las principales métricas de un proyecto, especialmente cuando tenemos un hito crítico en una fecha concreta o una fecha fin inamovible. La gestión de tiempo se deberá hacer de manera frecuente durante todo el proyecto y nos va a permitir poder realizar predicciones a futuro (forecasts).

Los principales indicadores de tiempo son el SV (Schedule Variance) y el SPI (Schedule Performance Index).

3) Coste: Otra métrica de vital importancia en el proyecto, un buen seguimiento y control de los costes nos permitirá saber si nos estamos pasando del presupuesto o al contrario si vamos “sobrados” :)

Para la gestión del coste se suele emplear el EVM (Earned Value Management) que incluye indicadores tales como: CPI (Cost Performance Index), CV (Cost Variance), etc

4) Calidad: La calidad es muchas veces una de las grandes olvidadas y no por ser menos importante, sino por que requiere de un esfuerzo adicional y supone unos costes (ya sean costes de conformidad: formaciones, auditorias, etc como de no conformidad: errores, rehacer trabajo, garantías).

La gestión de la calidad es de una importancia imperativa si queremos obtener la satisfacción de los interesados, podríamos definir la calidad en un proyecto como el grado en el que el proyecto cumple con los requisitos.

Hay diversas herramientas de gestión de calidad tales como las Control Charts, diagramas Ishikawa, diagramas de dispersión, etc Puedes ver un detalle de todas ellas en este otro artículo: Las 7 herramientas básicas de la calidad

5) Riesgo: La gestión del riesgo es una área clave en todo proyecto, especialmente durante la fase de planificación donde analizaremos y evaluaremos todos los riesgos.

Durante el control del proyecto, deberemos ir analizando el porcentaje de riesgo, conocer el impacto de las oportunidades/amenazas que se estén dando en el mismo, revisar el total de contingencia remananente y compararla con el total de riesgo existente y mantener informado a los interesados del proyecto del resultado de estos análisis.

Herramientas de simulación de escenarios (como por ej: Simulación Montecarlo) nos permitirán conocer el porcentaje total de riesgo en un proyecto y la posibilidad de finalizar en un día determinado con un coste definido.

Para más información sobre una correcta gestión del riesgo podéis leer el siguiente artículo: La importancia de la gestión de riesgos.

6) Productividad

La productividad también es un interesante indicador a seguir, nos va permitir controlar el buen uso de los recursos y evitar los picos de trabajo o el tener personal desatendido. Para ello técnicas de control como el Leveling nos permitirán tener una gestión del personal lo más eficiente posible.

7) Margen

Finalmente, la última métrica pero no por ello la menos importante, el margen de beneficio que obtenemos del proyecto, al fin y al cabo todo proyecto se lleva a cabo tras realizar un estudio de su viabilidad, su coste de oportunidad y su ROI, por lo tanto es de esperar que el calculo del margen de beneficio durante el proyecto sea una interesante métrica a tener en cuenta, en la cuál analizaremos entre otros datos, los beneficios obtenidos menos los costes incurridos.

Las arriba mencionadas son algunas de las métricas más importantes para un proyecto ¿Añadirías alguna más?

Alejandro Pérez, PMP

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Fuente: Ceolevel (7 Métricas que todo Project Manager debería medir).